En fastställd tidsram för att samla in leverantörsdata står ingenstans i förordningen. Det som kan sägas är: företag som redan har genomgått denna process rapporterar nästan alla att det tar längre tid än den första uppskattningen. Inte för att frågan är komplicerad, utan för att svaren är spridda över flera parter som inte är vana vid att tillhandahålla sådan information snabbt eller enhetligt.
Genomlöpningstiden beror starkt på tre saker: hur många leverantörer som finns i er kedja, om dessa leverantörer redan för sina data digitalt och strukturerat, och om ni själva redan tidigare har fastställt vilka data som exakt är nödvändiga. Med en fast leverantör med en väl dokumenterad sortiment kan detta vara klart inom några veckor. I en inköpskedja med flera led, varav en del ligger utanför EU, tar detta i praktiken flera månader.
Varför denna process ofta tar längre tid än förväntat
Den största förseningen uppstår inte vid upprättandet av själva passet, utan i steget innan: att ta fram rätt data från rätt person inom en leveranskedja. En förfrågan hamnar på en försäljningsavdelning som inte själv hanterar de tekniska specifikationerna, vidarebefordras till kvalitetsenheten, och landar där hos någon som inte tidigare har fått frågan. Varje överföring tar tid, och med flera leverantörer samtidigt adderas det.
En andra förseningsfaktor är otydlighet om vad som exakt efterfrågas. Leverantörer som för första gången blir tillfrågade om dessa data ställer ofta motfrågor först: varför är det nödvändigt, i vilket format, och gäller detta även för konkurrenter. En tydlig, entydig förfrågan sparar här flera omgångar av e-postväxling.
Var processen i praktiken fastnar
Tre flaskhalsar återkommer oftast. För det första saknade eller föråldrade certifikat: en leverantör har en legeringssammansättning till hands, men det motsvarande certifikatet kan inte längre hittas eller tillhör en äldre parti. För det andra leverantörer utanför EU som inte är vana vid frågeställningen och bedömer brådskandet annorlunda än en europeisk köpare. För det tredje interna system som innehåller data, men inte i en form som kan användas utan manuell omskrivning.
Ingen av dessa flaskhalsar är olöslig, men de är anledningen till varför ett projekt som ser enkelt ut på pappret, i praktiken kostar flera veckors extra tid. Vem som vet detta innan projektet börjar kan planera därefter.
Vad som gör genomlöpningstiden kortare
Det hjälper att i förväg fastställa vilka data som är nödvändiga, i vilket format och från vem. En standardfråga som du skickar till varje leverantör samtidigt fungerar snabbare än lösa förfrågningar efteråt. Det är också lämpligt att redan nu göra denna fråga till en del av diskussionen med leverantörer, även om förpliktelsen ännu inte är fastställd: den som redan nu vet vilka data som saknas behöver inte vänta på det senare. I kunskapsbanken sorterad per ämne klargörs per situation vilka data som vanligtvis efterfrågas och varför.
Det är också anledningen till att denna del ofta inkluderas i kontraktet eller inköpsbetingelserna med en leverantör: den som avtalsmässigt fastställer att data måste finnas tillgängliga på begäran förhindrar att denna diskussion först uppstår när tiden redan är knapp.
Sambandet med datumen för förpliktelsen
Själva förpliktelsen har ännu inte trätt i kraft. Den delegerade akten med de exakta kraven förväntas enligt Europeiska kommissionens aktuella arbetsplan 2027, och själva förpliktelsen förväntas omkring 2029. Båda datumen är ännu inte fastställda. Det är precis anledningen till att inte skjuta upp insamlingen av leverantörsuppgifter till sista stund: en process som tar veckor till månader är bättre att påbörja nu än först efter att de exakta kraven är kända.
Vill du ha en indikation på var din egen kedja befinner sig för närvarande? Med några frågor ser du direkt en indikation på vilka uppgifter du förmodligen redan har och vilka som fattas. Hur denna bild byggs upp förklaras på sidan om hur informationen skapas, och vanliga frågor om detta ämne samlas på översikten med vanliga frågor.
Den som är osäker på om detta är relevant för sin egen situation gör bra i att genomföra den kostnadsfria snabbkontroll eller läsa igenom ämnena i kunskapsbasen lugnt. För den exakta förklaringen av själva förpliktelsen förblir den officiella texten på EUR-Lex eller en jurists råd utgångspunkten.