Eine festgelegte Frist für die Sammlung von Lieferantendaten ist in der Verordnung nirgendwo festgelegt. Was jedoch zu sagen ist: Unternehmen, die diesen Prozess bereits durchlaufen haben, berichten fast durchweg, dass es länger dauert als die erste Schätzung. Nicht weil die Anfrage kompliziert ist, sondern weil die Antworten über mehrere Parteien verteilt sind, die nicht gewohnt sind, diese Informationen schnell oder einheitlich bereitzustellen.
Die Durchlaufzeit hängt stark von drei Dingen ab: wie viele Lieferanten sich in Ihrer Lieferkette befinden, ob diese Lieferanten ihre Daten bereits digital und strukturiert führen, und ob Sie selbst bereits festgelegt haben, welche Daten genau erforderlich sind. Bei einem festen Lieferanten mit einem gut dokumentierten Sortiment kann dies innerhalb weniger Wochen erledigt sein. Bei einer Beschaffungskette mit mehreren Gliedern, von denen sich ein Teil außerhalb der EU befindet, dauert dies in der Praxis Monate.
Warum dieser Prozess häufiger ausläuft als erwartet
Die meiste Verzögerung entsteht nicht bei der Erstellung des Passes selbst, sondern beim vorangehenden Schritt: dem Auffinden der richtigen Daten bei der richtigen Person innerhalb einer Lieferkette. Eine Anfrage landet bei einer Verkaufsabteilung, die die technischen Spezifikationen nicht selbst beherrscht, wird an die Qualitätssicherung weitergeleitet und kommt dort bei jemandem an, der die Anfrage noch nicht erhalten hat. Jede Übergabe kostet Zeit, und bei mehreren Lieferanten gleichzeitig summiert sich das auf.
Ein zweiter verzögernder Faktor ist Unklarheit über das, was genau gefragt wird. Lieferanten, die zum ersten Mal um diese Daten gebeten werden, stellen häufig zunächst Gegenfragen: warum erforderlich, in welchem Format und ob dies auch für Konkurrenten gilt. Eine klare, eindeutige Anfrage spart hier mehrere Runden hin- und hersenden von E-Mails.
Wo der Prozess in der Praxis steckenbleibt
Drei Engpässe kommen am häufigsten vor. Erstens fehlende oder veraltete Zertifikate: ein Lieferant hat zwar eine Legierungszusammensetzung parat, aber das dazugehörige Zertifikat ist nicht mehr zu finden oder bezieht sich auf eine ältere Charge. Zweitens Lieferanten außerhalb der EU, die mit der Fragestellung nicht vertraut sind und der Dringlichkeit einen anderen Stellenwert beimessen als ein europäischer Abnehmer. Drittens interne Systeme, die Daten zwar enthalten, aber nicht in einer Form, die ohne manuelles Abschreiben nutzbar ist.
Keiner dieser Engpässe ist unlösbar, aber sie sind der Grund, warum ein Prozess, der auf dem Papier einfach aussieht, in der Praxis mehrere Wochen zusätzlich kostet. Wer dies weiß, bevor der Prozess beginnt, kann dies in der Planung berücksichtigen.
Was die Durchlaufzeit verkürzt
Es hilft, vorher festzulegen, welche Daten erforderlich sind, in welchem Format und von wem. Eine Standardfrage, die Sie gleichzeitig an jeden Lieferanten senden, funktioniert schneller als einzelne Anfragen im Nachhinein. Es ist auch sinnvoll, diese Frage jetzt schon Bestandteil des Gesprächs mit Lieferanten zu machen, auch wenn die Verpflichtung noch nicht feststeht: Wer jetzt schon weiß, welche Daten fehlen, muss später nicht mehr darauf warten. die Wissensdatenbank pro Thema aufgeschlüsselt wird pro Situation erläutert, welche Daten üblicherweise abgefragt werden und warum.
Es ist auch der Grund, warum dieser Teil häufig in den Vertrag oder die Einkaufsbedingungen mit einem Lieferanten aufgenommen wird: Wer vertraglich festlegt, dass Daten auf Anfrage verfügbar sein müssen, vermeidet, dass dieses Gespräch erst entsteht, wenn die Zeit bereits knapp wird.
Die Verbindung zum Verpflichtungsdatum
Die Verpflichtung selbst ist noch nicht in Kraft getreten. Die delegierte Handlung mit den genauen Anforderungen wird nach dem aktuellen Arbeitsplan der Europäischen Kommission 2027 erwartet, und die Verpflichtung selbst wird um 2029 erwartet. Beide Daten sind noch nicht festgelegt. Dies ist genau der Grund, die Erfassung von Lieferantendaten nicht bis zur letzten Minute zu verschieben: ein Prozess, der Wochen bis Monate dauert, sollten Sie besser jetzt schon beginnen als erst nach Bekanntgabe der genauen Anforderungen.
Möchten Sie eine Orientierung darüber, wo sich Ihre eigene Kette derzeit befindet? Mit ein paar Fragen sehen Sie sofort eine Orientierung welche Daten Sie wahrscheinlich bereits haben und welche noch fehlen. Wie dieses Bild aufgebaut wird, wird erläutert auf die Seite darüber, wie die Informationen zustande kommen, und häufig gestellte Fragen zu diesem Thema sind zusammengestellt auf der Übersicht der häufig gestellten Fragen.
Wer unsicher ist, ob dies für die eigene Situation relevant ist, sollte den kostenlosen Quick-Scan durchlaufen oder die Themen in der Wissensdatenbank in Ruhe lesen. Für die genaue Erklärung der Verpflichtung selbst bleibt der offizielle Text auf EUR-Lex oder die Beratung durch einen Juristen der Ausgangspunkt.