Nenhum prazo fixo para recolher dados de fornecedores consta em qualquer parte do regulamento. O que se pode dizer é: as empresas que já percorreram este processo, quase todas relatam que leva mais tempo do que a estimativa inicial. Não porque a pergunta seja complicada, mas porque as respostas estão espalhadas por várias partes que não estão habituadas a fornecer essa informação rapidamente ou de forma inequívoca.
O tempo de processamento depende fortemente de três fatores: quantos fornecedores estão na sua cadeia, se esses fornecedores já mantêm os seus dados digitalmente e estruturados, e se o próprio utilizador já documentou anteriormente quais dados são exatamente necessários. Com um único fornecedor fixo e um sortimento bem documentado, isto pode estar resolvido em poucas semanas. Numa cadeia de abastecimento com múltiplos elos, dos quais alguns estão fora da UE, na prática isto estende-se a meses.
Porque é que este processo frequentemente se estende mais do que esperado
O maior atraso não ocorre na elaboração do próprio passaporte, mas na etapa anterior: descobrir os dados corretos com a pessoa correta numa cadeia de fornecimento. Um pedido chega a um departamento de vendas que não controla as especificações técnicas, é encaminhado para o departamento de qualidade, e chega lá a alguém que nunca recebeu esse pedido. Cada transferência consome tempo, e com múltiplos fornecedores em simultâneo isso soma-se.
Um segundo fator de atraso é a falta de clareza sobre o que exatamente está a ser solicitado. Fornecedores que pela primeira vez são solicitados por estes dados, frequentemente colocam primeiro perguntas de volta: porque é necessário, em que formato, e se isto também se aplica aos concorrentes. Um pedido claro e inequívoco evita aqui múltiplas rodadas de troca de correios eletrónicos.
Onde o processo fica preso na prática
Três obstáculos surgem com mais frequência. Primeiro, certificados em falta ou desatualizados: um fornecedor tem uma composição de liga à mão, mas o certificado correspondente não é possível encontrar ou pertence a um lote mais antigo. Segundo, fornecedores fora da UE que não estão familiarizados com a questão e avaliam a urgência de forma diferente de um comprador europeu. Terceiro, sistemas internos que contêm dados, mas não de uma forma que possa ser usada sem digitação manual.
Nenhum destes obstáculos é insolúvel, mas são a razão pela qual um trajeto que no papel parece simples, na prática custa semanas adicionais. Quem souber isto antes de o trajeto começar, pode contar com isto no planeamento.
O que torna o tempo de processamento mais curto
Ajuda a documentar previamente quais dados são necessários, em que formato e de quem. Uma pergunta padrão que envia para cada fornecedor simultaneamente, funciona mais depressa do que pedidos isolados depois. Também é útil fazer desta pergunta agora já parte da conversa com fornecedores, mesmo que a obrigação ainda não esteja fixada: quem agora já sabe quais dados faltam, não precisa de esperar por eles mais tarde. Em a base de conhecimentos por tópico foi investigada está explicado por situação quais dados são normalmente solicitados e porque.
É também a razão pela qual esta parte é frequentemente incluída no contrato ou nas condições de compra com um fornecedor: quem fixar contratualmente que os dados devem estar disponíveis a pedido, evita que esta conversa só surja quando o tempo já está escasso.
A relação com a data da obrigação
A obrigação em si ainda não entrou em vigor. O acto delegado com os requisitos precisos é esperado em 2027 de acordo com o plano de trabalho atual da Comissão Europeia, e a obrigação em si é esperada por volta de 2029. Ambas as datas ainda não são definitivas. Esta é precisamente a razão para não adiar a recolha de dados dos fornecedores até ao último momento: um processo que pode levar semanas a meses é melhor começar agora do que apenas depois de conhecidos os requisitos exatos.
Deseja uma indicação de onde se encontra a sua própria cadeia neste momento? Com algumas questões vê imediatamente uma indicação de quais dados provavelmente já tem e quais ainda faltam. A forma como esta imagem é construída está explicada em a página sobre como a informação é criada, e as perguntas frequentes sobre este tema foram compiladas em o resumo de perguntas frequentes.
Quem tiver dúvidas se isto é relevante para a sua situação, faz bem em completar a análise rápida gratuita ou ler calmamente os tópicos na base de conhecimento. Para a explicação precisa da obrigação em si, o texto oficial no EUR-Lex ou o conselho de um jurista permanece o ponto de partida.