Pevná lhůta pro shromažďování údajů dodavatelů není nikde v nařízení uvedena. Co se však dá říci: podniky, které tímto procesem již prošly, téměř všechny hlásí, že to trvá déle než jejich první odhad. Nikoliv proto, že by otázka byla složitá, ale proto, že odpovědi jsou rozptýleny mezi více stran, které nejsou zvyklé tyto informace rychle nebo jednotně poskytovat.
Doba trvání je silně závislá na třech věcech: kolik dodavatelů máte v řetězci, zda tito dodavatelé své údaje již vedou digitálně a strukturovaně, a zda jste sami již dříve zaznamenali, které údaje jsou přesně potřebné. S jedním pevným dodavatelem s dobře zdokumentovaným sortimentem to může být hotovo během několika týdnů. V nákupním řetězci s více články, z nichž část sídlí mimo EU, se to v praxi protahuje na měsíce.
Proč se tento proces Often déle protahuje než očekáváno
Největší zpoždění nevzniká při vytváření samotného pasu, ale v kroku, který mu předchází: zjišťování správných údajů od správné osoby v dodavatelském řetězci. Žádost skončí v prodejním oddělení, které si technické specifikace neví, je přeposlána do oddělení kvality a tam se dostane k osobě, která se takovou otázkou dosud nesetkala. Každý přenos stojí čas, a u více dodavatelů najednou se to sčítá.
Druhým zpomalujícím faktorem je nejasnost ohledně toho, co se přesně požaduje. Dodavatelé, od kterých se tyto údaje poprvé žádají, si často nejdříve sami kladou otázky: proč je to potřebné, v jakém formátu a zda to platí i pro konkurenci. Jasná a jednotná žádost zde ušetří několik kol zpátečních emailů.
Kde se proces v praxi zasekne
Tři úzké krčky se objevují nejčastěji. Za prvé chybějící nebo zastaralé certifikáty: dodavatel má sice k dispozici slitinové složení, ale přidružený certifikát se již nedá najít nebo pochází ze starší partie. Za druhé dodavatelé mimo EU, kteří nejsou obeznámeni s formulací otázky a urgentnost hodnotí jinak než evropský odběratel. Za třetí interní systémy, které údaje obsahují, ale ne v podobě, kterou lze použít bez ručního prepisu.
Žádný z těchto úzkých krčků není neřešitelný, ale jsou důvodem, proč projekt, který se na papíře zdá jednoduchý, v praxi zabere několik týdnů navíc. Kdo to ví, než projekt začne, může na to pamatovat v plánování.
Co zkrátí dobu trvání
Pomáhá, když si předem jasně vymezíte, které údaje jsou potřebné, v jakém formátu a od koho. Standardní dotazník, který zašlete všem dodavatelům najednou, funguje rychleji než jednotlivé pozdější žádosti. Je také rozumné začít si tuto otázku klást s dodavateli již nyní, i když povinnost zatím není závazná: kdo již nyní ví, které údaje mu chybí, nemusí na ně později čekat. V banku znalostí podle tématu rozpracováno je pro každou situaci vysvětleno, které údaje se obvykle žádají a proč.
Je to také důvod, proč se tato část často zahrnuje do smlouvy nebo nákupních podmínek s dodavatelem: kdo smluvně stanoví, že údaje musí být na vyžádání k dispozici, zabrání tomu, aby se tento rozhovor vůbec teprve появil v okamžiku, kdy je čas již těsný.
Souvislost s datem povinnosti
Samotná povinnost dosud nevstoupila v platnost. Delegovaný akt s přesnými požadavky se podle současného pracovního plánu Evropské komise očekává v roce 2027 a samotná povinnost se očekává kolem roku 2029. Oba termíny nejsou zatím pevné. To je přesně důvod, proč by nemělo být zbytečně odkládáno shromažďování údajů od dodavatelů až na poslední chvíli: proces, který trvá týdny až měsíce, je lépe zahájit nyní než až poté, co budou známy přesné požadavky.
Chcete si udělat představu o tom, kde se vaše dodavatelská řetězec v současnosti nachází? S několika otázkami se vám ihned zobrazí indicikace které údaje pravděpodobně již máte a které vám chybí. Jak se tento přehled vytváří, je vysvětleno na stránce o tom, jak informace vznikají, a často kladené otázky na toto téma jsou shromážděny na přehledu s často kladenými otázkami.
Kdo si není jistý, zda je to relevantní pro jeho vlastní situaci, by měl absolvovat bezplatné rychlé skenování nebo si v klidu přečíst témata v databázi znalostí. Pokud jde o přesné vysvětlení samotné povinnosti, zůstávají oficiální text na EUR-Lex nebo právní porada výchozím bodem.