Aucun délai fixe pour la collecte des données des fournisseurs n'est prévu dans le règlement. Ce que l'on peut dire, c'est que les entreprises qui ont déjà suivi ce processus rapportent presque toutes que cela prend plus de temps que l'estimation initiale. Non pas parce que la question est compliquée, mais parce que les réponses sont dispersées auprès de plusieurs parties qui n'ont pas l'habitude de fournir cette information rapidement ou de manière univoque.
Le délai dépend fortement de trois éléments : le nombre de fournisseurs dans votre chaîne, si ces fournisseurs conservent déjà leurs données de manière numérique et structurée, et si vous-même avez déjà consigné les données exactes requises. Avec un fournisseur unique dont l'assortiment est bien documenté, cela peut être réglé en quelques semaines. Avec une chaîne d'approvisionnement comportant plusieurs maillons, dont certains en dehors de l'UE, cela s'étend en pratique sur plusieurs mois.
Pourquoi ce processus dépasse-t-il plus souvent que prévu
Le plus grand retard ne survient pas lors de l'établissement du passeport lui-même, mais à l'étape précédente : obtenir les bonnes données auprès de la bonne personne dans une chaîne d'approvisionnement. Une demande aboutit à un service commercial qui ne maîtrise pas lui-même les spécifications techniques, est transmise au service qualité, et arrive là auprès de quelqu'un qui n'a jamais reçu cette question auparavant. Chaque transfert prend du temps, et avec plusieurs fournisseurs simultanément, cela s'accumule.
Un second facteur retardateur est l'imprécision sur ce qui est exactement demandé. Les fournisseurs à qui on demande ces données pour la première fois posent souvent d'abord des questions en retour : pourquoi c'est nécessaire, en quel format, et si cela vaut aussi pour les concurrents. Une demande claire et univoque évite ici plusieurs allers-retours par courrier électronique.
Où le processus se bloque en pratique
Trois goulets d'étranglement reviennent le plus souvent. D'abord, les certificats manquants ou obsolètes : un fournisseur dispose bien d'une composition d'alliage, mais le certificat correspondant est introuvable ou appartient à un lot plus ancien. Deuxièmement, les fournisseurs en dehors de l'UE qui ne sont pas familiers avec la formulation de la demande et qui évaluent l'urgence différemment qu'un acheteur européen. Troisièmement, les systèmes internes qui contiennent bien les données, mais pas sous une forme utilisable sans retapage manuel.
Aucun de ces goulets d'étranglement n'est insurmontable, mais ils expliquent pourquoi un processus qui semble simple sur le papier coûte plusieurs semaines supplémentaires en pratique. Celui qui le sait avant le début du processus peut en tenir compte dans la planification.
Ce qui raccourcit le délai
Il est utile de consigner à l'avance les données nécessaires, en quel format et auprès de qui. Une question standard que vous envoyez à chaque fournisseur simultanément fonctionne plus vite que des demandes isolées après coup. Il est aussi judicieux de faire dès maintenant de cette question une partie de la discussion avec les fournisseurs, même si l'obligation n'est pas encore définitive : celui qui sait déjà maintenant quelles données manquent n'a pas besoin d'attendre après cela plus tard. Dans la base de connaissances par sujet examinée est expliqué par situation quelles données sont généralement demandées et pourquoi.
C'est aussi pourquoi cette partie est souvent incluse dans le contrat ou les conditions d'achat avec un fournisseur : celui qui stipule contractuellement que les données doivent être disponibles sur demande évite que cette discussion ne surgisse au moment où le délai est déjà serré.
L'interaction avec la date de l'obligation
L'obligation elle-même n'est pas encore entrée en vigueur. L'acte délégué contenant les exigences précises est attendu en 2027 selon le plan de travail actuel de la Commission européenne, et l'obligation elle-même est attendue vers 2029. Ces deux dates ne sont pas encore définitives. C'est précisément la raison pour laquelle il ne faut pas repousser la collecte des données des fournisseurs jusqu'au dernier moment : un processus qui peut prendre des semaines à des mois vaut mieux commencer maintenant qu'après que les exigences exactes soient connues.
Souhaitez-vous une indication de la situation actuelle de votre propre chaîne ? Avec quelques questions, vous verrez immédiatement une indication des données que vous avez probablement déjà et de celles qui manquent encore. Comment cette image est construite est expliqué sur la page sur la façon dont l'information est élaborée, et les questions fréquemment posées sur ce sujet sont rassemblées sur l'aperçu des questions fréquemment posées.
Celui qui doute que cela soit pertinent pour sa propre situation ferait bien de suivre le scan rapide gratuit ou de lire attentivement les sujets dans la base de connaissances. Pour l'explication précise de l'obligation elle-même, le texte officiel sur EUR-Lex ou les conseils d'un juriste restent le point de référence.