W rozporządzeniu nie ma ustalonego terminu na zbieranie danych dostawców. Można natomiast powiedzieć, że: przedsiębiorstwa, które już przeszły przez ten proces, prawie wszystkie zgłaszają, że trwał dłużej niż pierwsza ocena. Nie dlatego, że pytanie jest skomplikowane, ale ponieważ odpowiedzi są rozproszone między wiele stron, które nie są przyzwyczajone do szybkiego lub jednolitego dostarczania tych informacji.
Czas przejścia w dużej mierze zależy od trzech czynników: ile dostawców znajduje się w Waszym łańcuchu dostaw, czy ci dostawcy przechowują już swoje dane w formie cyfrowej i uporządkowanej, oraz czy sami już wcześniej ustanowili, które dane dokładnie są potrzebne. W przypadku jednego stałego dostawcy z dobrze udokumentowanym asortymentem proces ten może być zamknięty w ciągu kilku tygodni. W łańcuchu zakupów z wieloma ogniwami, z których część znajduje się poza Unią Europejską, w praktyce proces ten rozciąga się na miesiące.
Dlaczego proces ten trwa dłużej niż oczekiwane
Większość opóźnień nie wynika z opracowania samego paszportu, ale z kroku wcześniejszego: ustalenia prawidłowych danych od właściwej osoby w łańcuchu dostaw. Zapytanie trafia do działu sprzedaży, który nie posiada sam specyfikacji technicznych, jest przekazywane do służby jakości i trafia tam do osoby, która takie pytanie otrzymuje po raz pierwszy. Każde przekazanie wymaga czasu, a w przypadku wielu dostawców jednocześnie się sumuje.
Drugim czynnikiem opóźniającym jest niejasność dotycząca dokładnie tego, o co się pyta. Dostawcy, którzy po raz pierwszy są pytani o te dane, często stawiają następnie pytania zwrotne: do czego to potrzebne, w jakim formacie i czy dotyczy to również konkurentów. Jasne i jednolite zapytanie zaoszczędza tu wiele rund korespondencji email.
Gdzie proces w praktyce się zatrzymuje
Trzy wąskie gardła pojawiają się najczęściej. Po pierwsze: brakujące lub nieaktualne certyfikaty – dostawca dysponuje składem stopów, ale powiązany certyfikat nie da się znaleźć lub pochodzi z starszej partii. Po drugie: dostawcy poza Unią Europejską, którzy nie są zaznajomieni z formułowaniem pytania i inaczej oceniają pilność niż europejski odbiorca. Po trzecie: systemy wewnętrzne, które zawierają dane, ale nie w formie, którą można wykorzystać bez ręcznego przepisywania.
Żaden z tych wąskich gardeł nie jest nie do rozwiązania, ale są one przyczyną, dla której proces, który na papierze wygląda prosto, w praktyce zajmuje wiele dodatkowych tygodni. Kto wie o tym przed rozpoczęciem procesu, może uwzględnić to w planowaniu.
Co skraca czas przejścia
Pomaga ustalenie z góry, które dane są potrzebne, w jakim formacie i od kogo. Standardowe pytanie wysłane jednocześnie do każdego dostawcy działa szybciej niż pojedyncze, późniejsze prośby. Warto również uczynić to pytanie teraz już częścią rozmowy z dostawcami, nawet jeśli obowiązek nie jest jeszcze ustalony: kto już teraz wie, których danych brakuje, nie musi na to czekać później. W opracowywanej w banku wiedzy per temat opisano dla każdej sytuacji, które dane zwykle się pyta i dlaczego.
Jest to również powód, dla którego ta część jest często uwzględniana w umowie lub warunkach zakupu od dostawcy: kto zawarł w umowie, że dane muszą być dostępne na żądanie, unika tego, że ta rozmowa pojawia się dopiero wtedy, gdy czas jest już ograniczony.
Powiązanie z datą obowiązku
Samo obowiązek nie wszedł jeszcze w życie. Zgodnie z aktualnym planem pracy Komisji Europejskiej, delegowany akt zawierający precyzyjne wymogi należy się spodziewać w 2027 roku, a sam obowiązek około 2029 roku. Oba terminy nie są jeszcze ostateczne. To właśnie powód, aby nie odkładać gromadzenia danych od dostawców do ostatniej chwili: proces, który zajmuje tygodnie lub miesiące, lepiej rozpocząć już teraz niż dopiero po poznaniu dokładnych wymogów.
Czy chcielibyście wskazanie, na jakim etapie łańcuch dostaw znajduje się teraz? Dzięki kilku pytaniom od razu zobaczą Państwo wskazanie jakie dane najprawdopodobnie już posiadają i które jeszcze brakują. Jak buduje się ten obraz, wyjaśniono na stronie o tym, jak powstają informacje, a często zadawane pytania na ten temat są zebrane na przeglądzie pytań i odpowiedzi.
Kto ma wątpliwości, czy to dotyczy ich sytuacji, powinien przejść bezpłatną szybką kontrolę lub spokojnie przeczytać tematy w bazie wiedzy. Jako źródło pełnego wyjaśnienia samego obowiązku pozostaje oficjalny tekst na EUR-Lex lub porada prawnika.