Non esiste un termine fisso per la raccolta dei dati dei fornitori in nessun punto del regolamento. Quello che si può dire è: le aziende che hanno già completato questo processo riferiscono quasi tutte che richiede più tempo della stima iniziale. Non perché la domanda sia complicata, ma perché le risposte sono disperse tra più parti che non sono abituate a fornire queste informazioni rapidamente o in modo univoco.
Il tempo di elaborazione dipende fortemente da tre fattori: quanti fornitori ci sono nella vostra catena, se questi fornitori mantengono già i loro dati in formato digitale e strutturato, e se voi stessi avete già documentato quali dati siano precisamente necessari. Con un unico fornitore fisso e un assortimento ben documentato questo può essere concluso in poche settimane. Con una catena di approvvigionamento con più anelli, di cui parte situati fuori dall'UE, in pratica questo si protrae per mesi.
Perché questo processo si protrae più spesso del previsto
La maggior parte del ritardo non sorge nella compilazione del passaporto stesso, ma nel passaggio precedente: l'individuazione dei dati corretti dalla persona giusta all'interno di una catena di fornitura. Una richiesta arriva a un reparto vendite che non gestisce direttamente le specifiche tecniche, viene inoltrata al servizio qualità, e vi arriva presso qualcuno che non ha mai ricevuto questa domanda prima. Ogni trasferimento costa tempo, e con più fornitori contemporaneamente questo si accumula.
Un secondo fattore di ritardo è l'incertezza su ciò che viene chiesto esattamente. I fornitori che ricevono queste informazioni per la prima volta spesso pongono prima domande di ritorno: perché necessario, in quale formato, e se questo vale anche per i concorrenti. Una richiesta chiara e univoca consente di evitare qui più giri di scambi di e-mail.
Dove il processo si blocca in pratica
Tre colli di bottiglia ricorrono più frequentemente. In primo luogo certificati mancanti o obsoleti: un fornitore ha una composizione della lega pronta, ma il certificato associato non si trova più o appartiene a un lotto più vecchio. In secondo luogo fornitori fuori dall'UE che non hanno familiarità con la formulazione della domanda e valutano l'urgenza diversamente rispetto a un acquirente europeo. In terzo luogo sistemi interni che contengono dati, ma non in una forma utilizzabile senza riscrittura manuale.
Nessuno di questi colli di bottiglia è irrisolvibile, ma sono il motivo per cui un processo che sembra semplice sulla carta, in pratica costa settimane aggiuntive. Chi lo sa prima dell'inizio del processo, può tenerlo conto nella pianificazione.
Cosa rende più breve il tempo di elaborazione
Aiuta determinare in anticipo quali dati sono necessari, in quale formato e da chi. Una domanda standard che inviate a ogni fornitore contemporaneamente funziona più velocemente di singole richieste successive. È anche utile fare di questa domanda già ora parte della conversazione con i fornitori, anche se l'obbligo non è ancora definitivo: chi sa già ora quali dati mancano, non deve aspettare più tardi. In la knowledge base per argomento elaborato è illustrato per situazione quali dati sono solitamente richiesti e perché.
È anche il motivo per cui questa parte viene spesso inclusa nel contratto o nelle condizioni di acquisto con un fornitore: chi stabilisce contrattualmente che i dati devono essere disponibili su richiesta, evita che questa conversazione sorga solo quando il tempo è già scarso.
Il collegamento con la data dell'obbligo
L'obbligo stesso non è ancora entrato in vigore. L'atto delegato con i requisiti precisi è atteso secondo l'attuale piano di lavoro della Commissione europea nel 2027, e l'obbligo stesso è atteso intorno al 2029. Entrambe le date non sono ancora fissate. Questo è esattamente il motivo per cui non bisogna rimandare la raccolta dei dati dei fornitori fino all'ultimo momento: un processo che richiede settimane o mesi è meglio iniziarlo subito piuttosto che dopo che i requisiti esatti saranno noti.
Desiderate un'indicazione di dove si trova attualmente la vostra catena di approvvigionamento? Con poche domande vedrete subito un'indicazione di quali dati probabilmente avete già e quali mancano ancora. Come viene costruita questa immagine è spiegato su la pagina su come nasce l'informazione, e le domande frequenti su questo argomento sono raccolte su la panoramica delle domande frequenti.
Chi ha dubbi sul fatto che ciò sia rilevante per la propria situazione, farebbe bene a completare la scansione rapida gratuita o a leggere tranquillamente gli argomenti nella banca dati di conoscenze. Per la spiegazione precisa dell'obbligo stesso, il testo ufficiale su EUR-Lex o il parere di un giurista rimangono il punto di riferimento.