Asetuksessa ei ole määrättyä määräaikaa toimittajatietojen keräämiselle. Sen sijaan voidaan todeta: yritykset, jotka ovat jo käyneet läpi tämän prosessin, raportoivat lähes yksimielisesti, että se kestää pidempään kuin alun perin arvioitiin. Ei siksi, että kysymys olisi monimutkainen, vaan siksi, että vastaukset jakautuvat useiden osapuolten kesken, jotka eivät ole tottuneet toimittamaan tietoja nopeasti tai yhtenäisesti.
Läpimenoaika riippuu vahvasti kolmesta tekijästä: kuinka monta toimittajaa toimitusketjussasi on, säilyvätkö nämä toimittajat tietonsa jo digitaalisesti ja strukturoidusti, ja oletko itse jo aiemmin määrittänyt tarkasti mitä tietoja tarvitaan. Yhdellä kiinteällä toimittajalla, jolla on hyvin dokumentoitu valikoima, tämä voi olla valmis muutamassa viikossa. Ostosarja, jossa on useita lenkejä ja joista osa sijaitsee EU:n ulkopuolella, kestää käytännössä kuukausia.
Miksi tämä prosessi viivästyy useammin kuin odotettiin
Suurin osa viivästyksestä ei synny passin laadinnassa itsessään, vaan sitä edeltävässä vaiheessa: oikeiden tietojen selvittäminen oikealta henkilöltä toimitusketjussa. Pyyntö päätyy myyntiosastoon, joka ei hallitse teknisiä erittelyjä, lähetetään eteenpäin laatupalveluun, ja sieltä henkilölle, joka ei ole aiemmin saanut tällaista pyyntöä. Jokainen siirto vie aikaa, ja useiden toimittajien kanssa samanaikaisesti se kertyy.
Toinen viivästystekijä on epäselvyys siitä, mitä tarkalleen kysytään. Toimittajat, joilta näitä tietoja pyydetään ensimmäistä kertaa, esittävät usein vastakysimiyksiä: miksi tarpeen, missä muodossa, ja koskeeko tämä myös kilpailijoita. Selkeä ja yhtenäinen pyyntö säästää täällä useiden kierrosten puolin ja toisin lähettämisessä.
Missä prosessi käytännössä jumiutuu
Kolme pullonkaula tulevat esiin useimmin. Ensinnäkin puuttuvat tai vanhentueet sertifikaatit: toimittajalla on seostuksen koostumus valmiina, mutta siihen liittyvä sertifikaatti ei ole enää löydettävissä tai se koskee vanhempaa erää. Toiseksi EU:n ulkopuoliset toimittajat, jotka eivät ole tottuneita kysymykseen ja joilla on eri käsitys kiireellisyydestä kuin eurooppalaisella ostajalla. Kolmanneksi sisäiset järjestelmät, jotka sisältävät tietoja, mutta ei sellaisessa muodossa, jota voi käyttää ilman manuaalista uudelleenkirjoittamista.
Mikään näistä pullonkauloista ei ole ratkaisematon, mutta ne ovat syy siihen, miksi prosessi, joka paperilla näyttää yksinkertaiselta, kestää käytännössä useita viikkoja enemmän. Kuka tietää tämän ennen prosessin alkamista, voi ottaa sen huomioon suunnittelussa.
Mikä lyhentää läpimenoaikaa
Se auttaa, jos määrität etukäteen mitä tietoja tarvitaan, missä muodossa ja keneltä. Normaalikysy, jonka lähetät jokaiselle toimittajalle samanaikaisesti, toimii nopeammin kuin erilliset pyynnöt jälkikäteen. On myös järkevää tehdä tästä kysymyksestä osa keskustelua toimittajien kanssa jo nyt, vaikka velvoite ei ole vielä vahvistettu: kuka tietää jo nyt mitkä tiedot puuttuvat, ei tarvitse odottaa sitä myöhemmin. Sisällössä aihe kerrallaan selvitetyt tiedot on perusteltu kunkin tilanteen osalta, mitä tietoja tavallisesti pyydetään ja miksi.
Se on myös syy siihen, että tämä osuus otetaan usein mukaan sopimukseen tai toimittajan ostoehdoihin: kuka sopimuksella määrittää, että tiedot on saatavilla pyynnöstä, estää tämän keskustelun syntymisen siinä vaiheessa, kun aika on jo tiukka.
Suhde velvoitteen voimaantulopäivään
Velvoite itsessään ei ole vielä voimaan astunut. Komission nykyisen työsuunnitelman mukaisesti delegoitu säädös, jossa määritellään tarkka vaatimukset, odotetaan vuonna 2027, ja velvoite itsessään odotetaan noin vuonna 2029. Molemmat päivämäärät ovat vielä epävarmoja. Juuri tämä on syy siihen, että toimittajatietojen keräämistä ei pidä siirtää viimeiselle hetkelle: prosessia, joka kestää viikkoja tai kuukausia, kannattaa aloittaa nyt jo, mutta ei vasta, kun tarkat vaatimukset ovat tiedossa.
Haluatteko indikaation siitä, missä omanne toimitusketju tällä hetkellä on? Muutaman kysymyksen avulla näette heti indikaation siitä, mitkä tiedot teillä todennäköisesti jo on ja mitkä vielä puuttuvat. Miten tämä kuva muodostuu, selitetään sivulla, jolla käsitellään, kuinka tiedot muodostuvat, ja usein esitetyt kysymykset tästä aiheesta on koottu usein esitettyjen kysymysten katsaukseen.
Kuka epäröi, onko tämä oman tilanteen kannalta relevanttia, tekee hyvin aloittamalla ilmaisen pikakäynnistyksen tai lukemalla kennisbankin aiheet rauhassa. Velvoitteen itsensä tarkalle selitykselle jää EUR-Lex-sivuston virallinen teksti tai juristin neuvonta lähtökohdaksi.