No existe un plazo fijo para recopilar datos de proveedores en ninguna parte de la verordening. Lo que sí cabe decir es que las empresas que ya han recorrido este proceso informan de que casi todos que tarda más de lo que estimaron inicialmente. No porque la pregunta sea complicada, sino porque las respuestas están dispersas entre múltiples partes que no están acostumbradas a proporcionar esa información rápida o de manera uniforme.
El plazo depende mucho de tres factores: cuántos proveedores hay en su cadena, si esos proveedores ya mantienen sus datos digital y estructuradamente, y si usted ya ha establecido previamente qué datos exactamente se necesitan. Con un único proveedor fijo con un surtido bien documentado, esto puede completarse en pocas semanas. Con una cadena de suministro con múltiples eslabones, de los cuales algunos están fuera de la UE, en la práctica esto se extiende durante meses.
Por qué este proceso suele tomar más tiempo del previsto
La mayoría de los retrasos no se producen en la elaboración del pasaporte en sí, sino en la fase anterior: obtener los datos correctos de la persona correcta dentro de una cadena de suministro. Una solicitud llega a un departamento de ventas que no controla las especificaciones técnicas, se remite al servicio de calidad, y termina con alguien que nunca antes ha recibido esa pregunta. Cada transferencia toma tiempo, y cuando se trata de múltiples proveedores simultáneamente, eso se suma.
Un segundo factor de retraso es la ambigüedad sobre lo que se solicita exactamente. Los proveedores a los que se les piden estos datos por primera vez a menudo hacen preguntas: por qué es necesario, en qué formato, y si esto también aplica a los competidores. Una solicitud clara e inequívoca ahorra aquí múltiples rondas de correo electrónico de ida y vuelta.
Dónde el proceso se estanca en la práctica
Tres cuellos de botella reaparecen constantemente. Primero, certificados faltantes u obsoletos: un proveedor tiene la composición de la aleación lista, pero el certificado asociado no se puede encontrar o pertenece a un lote anterior. Segundo, proveedores fuera de la UE que no están familiarizados con la pregunta y priorizan la urgencia de manera diferente a un comprador europeo. Tercero, sistemas internos que contienen datos pero no en una forma que se pueda usar sin reescribirlos manualmente.
Ninguno de estos cuellos de botella es irresolvible, pero son la razón por la que un proceso que en papel parece simple, en la práctica cuesta varias semanas más. Quien lo sabe antes de que comience el proceso puede tenerlo en cuenta en la planificación.
Qué hace que el plazo sea más corto
Ayuda establecer de antemano qué datos se necesitan, en qué formato y de quién. Una pregunta estándar que envía a todos los proveedores simultáneamente funciona más rápido que solicitudes individuales posteriores. También es útil hacer que esta pregunta sea parte de la conversación con los proveedores ahora, incluso aunque la obligación aún no esté definitiva: quién ahora ya sabe qué datos faltan no tiene que esperar luego. En la base de conocimientos por tema se ha aclarado se explica por situación qué datos suelen solicitarse y por qué.
También es la razón por la que esta parte a menudo se incluye en el contrato o en los términos de compra con un proveedor: quien establece contractualmente que los datos deben estar disponibles a petición, evita que esta conversación surja solo cuando el tiempo ya es limitado.
La relación con la fecha de la obligación
La obligación en sí aún no ha entrado en vigor. Según el plan de trabajo actual de la Comisión Europea, se espera que la acción delegada con los requisitos precisos se publique en 2027, y se espera que la obligación en sí entre en vigor alrededor de 2029. Ambas fechas aún no están confirmadas. Esta es precisamente la razón por la que no debe retrasar la recopilación de datos de proveedores hasta el último momento: un proceso que requiere semanas o meses es mejor iniciarlo ahora que después de que se conozcan los requisitos exactos.
¿Desea una indicación de dónde se encuentra su propia cadena en este momento? Con unas pocas preguntas verá inmediatamente una indicación de qué datos probablemente ya tiene y cuáles faltan aún. Cómo se construye esa imagen se explica en la página sobre cómo se genera la información, y las preguntas frecuentes sobre este tema se han recopilado en el resumen de preguntas frecuentes.
Quien dude de si esto es relevante para su situación particular, hace bien en realizar el análisis rápido gratuito o en leer tranquilamente los temas en la base de conocimientos. Para la explicación precisa de la obligación en sí, el texto oficial en EUR-Lex o el asesoramiento de un abogado sigue siendo la referencia.