Установен период за събирането на данни на доставчиците не е предвиден никъде в разпоредбата. Това, което може да се каже, е: компаниите, които вече са преминали през този процес, почти всички съобщават, че отнема повече време, отколкото първоначалната преценка. Не защото въпросът е усложнен, а защото отговорите са разпръснати между няколко страни, които не са свикнали да предоставят тази информация бързо или еднозначно.
Времето за преминаване зависи силно от три неща: колко доставчици има във вашата верига, дали тези доставчици вече съхраняват своите данни в цифров и структуриран вид, и дали вие сами вече сте определили кои точно данни са необходими. При един фиксиран доставчик с добре документиран асортимент това може да бъде улагодено в рамките на няколко седмици. При веригата на закупуване с няколко звена, от които някои са извън ЕС, практически това отнема месеци.
Защо този процес чаще пропада от очакванията
Най-голямото забавяне не възниква при съставянето на самия паспорт, а на предходния етап: разбирането на правилните данни от правилния човек в веригата на доставяне. Заявка попада на отдел продажби, който не притежава технически спецификации сам, бива преман към служба по качеството и там стига до някой, който никога не е получавал подобен въпрос. Всяко прехвърляне отнема време и при няколко доставчици едновременно това се събира.
Второ забавящ фактор е неясноща относно какво точно се пита. Доставчиците, които за първи път се молят за тези данни, често първо задават въпроси обратно: защо са необходими, в какъв формат и дали това се отнася и за конкурентите. Ясна, еднозначна заявка пестели тук няколко кръга на пращане на писма насам-натам.
Където процесът практически застрява
Три пречки се повтарят най-често. Първо липсващи или остарели сертификати: доставчик има налична композиция на легирането, но придружаващия сертификат не може да се намери или принадлежи на по-стара партида. Второ доставчици извън ЕС, които не са запознати със задаването и оценяват спешността по-различно, отколкото европейски купувач. Трето вътрешни системи, които съдържат данни, но не в форма, която може да се използва без ръчно препечатване.
Нито един от тези пречки не е неразрешим, но те са причина, поради която процес, който изглежда прост на хартия, практически отнема няколко допълнителни седмици. Тому, който знае това, преди да начне процесът, може да го отчете в планирането.
Какво прави преминаването по-кратко
Помага да определите предварително кои данни са необходими, в какъв формат и от кого. Стандартен въпрос, който изпращате на всеки доставчик едновременно, работи по-бързо, отколкото отделни запитвания впоследствие. Също е полезно сега вече да направите този въпрос част от разговора с доставчиците, дори и задължението да не е установено: тому, който вече знае кои данни липсват, не трябва да изчаква това по-късно. В знаниевата база по тема подредено е за всяка ситуация обяснено кои данни обикновено се искат и защо.
Това е и причина този компонент често да бъде включен в договора или условията на закупуване с доставчик: тому, който договорно установи, че данни трябва да бъдат налични по поискване, предотвращава този разговор да възникне в момента, когато времето е вече ограничено.
Връзката с датата на задължението
Самото задължение все още не е влязло в сила. Делегираният акт с точните изисквания се очаква през 2027 г. според текущия работен план на Европейската комисия, а самото задължение се очаква около 2029 г. Двете дати все още не са фиксирани. Именно поради това не трябва да отлагате събирането на данни от доставчиците до последния момент: процес, който отнема седмици до месеци, по-добре е да го започнете сега, отколкото след като точните изисквания станат известни.
Искате ли указание къде се намира вашата собствена верига в момента? С няколко въпроса веднага виждате указание кои данни вероятно вече имате и кои липсват. Как се изгражда това изображение е обяснено на страницата за начина на събиране на информацията, и често задавани въпроси по тази тема са събрани в преглед на често задаваните въпроси.
Всеки, който е несигурен дали това е релевантно за собствената ситуация, е разумно да премине безплатното бързо сканиране или внимателно да прочете темите в базата знания. За точното обяснение на самото задължение официалният текст на EUR-Lex или съветът на юрист остават референтната точка.