Tarnijate andmete kogumiseks kindlat tähtaega ei ole üheski määruses sätestatud. Seda aga võib öelda: ettevõtted, kes seda protsessi juba läbinud on, teatavad peaaegu kõik, et see võtab rohkem aega kui esialgne hinnang. Mitte sellepärast, et küsimus oleks keerukas, vaid sellepärast, et vastused on hajutatud mitme osapoole vahel, kes ei ole harjunud neid andmeid kiiresti või ühtsel kujul edastama.
Läbilaskuaeg sõltub tugevasti kolmest tegurist: mitu tarniajat teie ahelas on, kas need tarnijad peavad oma andmeid juba digitaalselt ja struktureeritult, ja kas olete ise juba varem välja selgitanud, millised andmed täpselt vajalikud on. Ühe püsiva tarnijaga ja hästi dokumenteeritud sortimendiga võib see olla paari nädala jooksul lahendatud. Mitme osalisega varustusahela puhul, millest osa asub väljaspool ELi, võtab see praktikas kuud aega.
Miks see protsess sageli venib
Enamik viivitusi ei tekkigi passi koostamise osas, vaid selle eelse sammuga: õigete andmete leidmine õigest isikust varustusahelas. Päring jõuab müügiosakonna juurde, kes tehnilist spetsifikatsiooni ise ei hallda, edastatakse kvaliteediteenistusele ja jõuab sinna inimese juurde, kes seda küsimust varem pole saanud. Iga ülekandmine võtab aega ja mitme tarnijaga samaaegselt lisandub see kokku.
Teiseks teguriks on ebaselgus selle osas, mida täpselt küsitakse. Tarnijad, kellelt neid andmeid esimest korda küsitakse, esitavad sageli esmalt vastuküsimusi: miks vajalik, mis vormingus ja kas see kehtib ka konkurentide kohta. Selge ja ühtne päring säästab siin mitmeid e-kirjade vahetusvoo ronde.
Kuhu protsess praktikas jääb
Kolm kitsaskohta esinevad kõige sagedamini. Esiteks puuduvad või aegunud sertifikaadid: tarnijal on küll legeeringute koostis olemas, kuid sellele vastav sertifikaat puudub või kuulub vanemale partiide. Teiseks tarnijad väljaspool ELi, kes pole küsitlusega tuttavad ja hindavad kiirustamist teisiti kui euroopane ostja. Kolmandaks sisesüsteemid, mis andmeid küll sisaldavad, kuid mitte kujul, mida saab kasutada ilma käsitsi ümber tippimisel.
Ükski neist kitsakohast pole lahendamatu, kuid need on põhjus, miks protsess, mis paberil lihtne tundub, võtab praktikas mitu nädalat rohkem. Kes seda teab, enne kui protsess algab, saab seda plaanides arvesse võtta.
Mis teeb läbilaskuaja lühemaks
Aitab, kui eelnevalt määratakse kindlaks, millised andmed on vajalikud, millises vormingus ja kellelt. Standardne küsitlus, mille saadate korraga igale tarnijale, töötab kiiremini kui eraldi soovid hiljem. Samuti on mõttekas muuta see küsimus juba nüüd tarnijatega arutelu osaks, isegi kui kohustus veel kinnitamata: kes juba teab, millised andmed puuduvad, ei pea selle peale hiljem ootama. Sisse teadmuste allikaandmebaas teema kaupa välja töötatud on iga olukorra jaoks selgitatud, milliseid andmeid tavaliselt küsitakse ja miks.
Samuti on see põhjus, miks seda osa võetakse sageli kaasa lepingus või tarnija ostutingimustega: kes lepinguliselt kinnitab, et andmed peavad taotlemisel saadaval olema, välditakse, et see vestlus algab alles siis, kui aeg on juba tihe.
Seos kohustuse kuupäevaga
Kohustus ise pole veel jõustunud. Euroopa Komisjoni kehtiva tööplaani kohaselt eeldatakse delegeeritud akti koos täpsete nõuetega 2027. aastal ja kohustus ise eeldatakse umbes 2029. aastal. Mõlemad kuupäevad pole veel kindlaks määratud. See on täpselt põhjus, miks ei tohiks tarnijate andmete kogumist lükata viimase hetke peale: protsess, mis võtab nädalaid kuni kuude aega, on parem alustada kohe kui alles siis, kui täpsed nõuded on teada.
Kas soovite näidata, kus teie tarne ahel praegu asub? Mõne küsimusega näete kohe näidustust, milliseid andmeid teil tõenäoliselt juba on ja milliseid veel puudu jääb. Kuidas see pilt kujuneb, selgitab leht sellest, kuidas andmed tekivad, ja sageli esitatud küsimused selle teema kohta on koondatud lehele ülevaade korduma kippuvatest küsimustest.
Kui teil on kahtlusi, kas see teie olukorra puhul asjaomane on, on soovitatav käia läbi tasuta kiiranalüüs või lugeda teadmusbaasis olevaid teemasid rahulikult läbi. Kohustuse täpse selgituse saamiseks jääb ametlik tekst EUR-Lexis või juristiga konsulteerimise nõu aluseks.