V Uredbi ni določenega roka za zbiranje podatkov o dobaviteljih. Kar pa je mogoče reči: podjetja, ki so že opravila to pot, skoraj soglasno sporočajo, da traja dlje kot prva ocena. Ne zato, ker je vprašanje zapleteno, temveč zato, ker so odgovori razpršeni med več strankami, ki niso navajene hitro ali enotno posredovati teh podatkov.
Čas trajanja je v veliki meri odvisen od treh stvari: koliko dobaviteljev je v vaši verigi, ali ti dobavitelji svoje podatke že digitalno in strukturirano vodijo, in ali ste sami že predhodno dokumentirali, kateri podatki so natančno potrebni. Pri enem rednem dobavitelju z dobro dokumentiranim asortimanom je to mogoče rešiti v nekaj tednih. V nabavni verigi z več členki, od katerih je del zunaj EU, to v praksi traja do mesecev.
Zakaj se ta proces pogosteje zamaši kot pričakuje
Večina zamud ne nastane pri sestavi samega potnega lista, temveč pri prejšnjem koraku: iskanju pravilnih podatkov pri pravi osebi znotraj dobavne verige. Povpraševanje pristane pri oddelku za prodajo, ki ne obvlada tehnične specifikacije sam, se posreduje kakovostnemu oddelku, in tam pristane pri osebi, ki je to vprašanje prejela prvič. Vsak prenos vzame čas, in pri več dobaviteljih hkrati se to sešteva.
Drugi dejavnik zamude je nejasnost glede tega, kaj se točno vprašuje. Dobavitelji, ki so prvič pozvani za te podatke, pogosto najprej postavijo vprašanja: zakaj je potrebno, v kakem formatu, in ali to velja tudi za konkurente. Jasno, enotno povpraševanje tukaj prihrani več krogov pošiljanja naprej-nazaj.
Kje se postopek v praksi zalomi
Tri ozka mesta se pojavljajo najpogosteje. Prvič, manjkajoči ali zastareli certifikati: dobavitelj ima sicer sestavo zlitine pripravljeno, a pripadajočega certifikata ni več mogoče najti ali se nanaša na starejšo serijo. Drugič, dobavitelji zunaj EU, ki niso seznanjeni z vprašanjem in drugače ocenjujejo nujnost kot evropski kupec. Tretjič, notranji sistemi, ki sicer vsebujejo podatke, vendar ne v obliki, ki bi se jo dalo uporabljati brez ročnega prepisa.
Noben od teh izzivov ni nerešljiv, vendar so razlog, da postopek, ki se na papirju zdi preprost, v praksi traja več tednov več. Kdor to ve, preden se postopek začne, lahko na to računa pri načrtovanju.
Kaj skrajšuje čas trajanja
Pomaga, če vnaprej določite, kateri podatki so potrebni, v kakem formatu in od koga. Standardno vprašanje, ki ga hkrati pošljete vsakemu dobavitelju, deluje hitreje kot ločeni zahtevki pozneje. Koristno je tudi, da to vprašanje že zdaj naredite del pogovora z dobavitelji, čeprav obveznost še ni zagotovljena: kdor že zdaj ve, kateri podatki manjkajo, jih pozneje ne mora čakati. V bazi znanja po predmetih razčlenjeno je za vsako situacijo razloženo, kateri podatki se običajno zahtevajo in zakaj.
To je tudi razlog, da se ta del pogosto vključi v pogodbo ali nabavne pogoje z dobaviteljem: kdor v pogodbi določi, da morajo biti podatki na zahtevo dostopni, prepreči, da bi se ta pogovor začel šele v času, ko je roku malo.
Povezava s datumom obveznosti
Sama obveza še ni začela veljati. Delegirana uredba s točnimi zahtevami se po trenutnem akcijskem načrtu Evropske komisije pričakuje leta 2027, sama obveza pa se pričakuje okoli leta 2029. Oba datuma še nista dokončna. To je natanko razlog, da ne odlogate zbiranja podatkov dobaviteljev do zadnjega trenutka: proces, ki traja tedne do mesecev, je bolje, da začnete zdaj kot šele po tem, ko so znane točne zahteve.
Želite pokazateljo, kje je vaša lastna veriga trenutno? Z nekaj vprašanji boste takoj videli pokazatelj katerih podatkov verjetno že imate in kateri še manjkajo. Kako se ta slika oblikuje, je razloženo na strani o tem, kako nastanejo informacije, pogosto zastavljena vprašanja na to temo pa so zbrana na pregledu s pogosto zastavljenimi vprašanji.
Kdor dvomi, ali je to relevantno za lastno situacijo, bi dobro storil, da opravi brezplačno hitro analizo ali mirno prebere teme v bazi znanja. Za točno razlago same obveze ostaja uradni besedilo na EUR-Lexu ali nasvet pravnika izhodišče.