Za prikupljanje podataka o dobavljačima ne postoji fiksni rok nigdje u uredbi. Što se tiče toga: poduzeća koja su već prošla kroz ovaj proces gotovo svejednako izvještavaju da traje duže nego što je prva procjena bila. Ne zato što je pitanje komplicirano, već zato što se odgovori nalaze raspoređeni između više strana koje nisu navikle da te informacije pružaju brzo ili jedinstveno.
Vrijeme trajanja ovisi u velikoj mjeri o tri stvari: koliko dobavljača je u vašoj lanci, da li ti dobavljači svoje podatke već digitalno i strukturirano čuvaju, te da li ste sami već prethodno utvrdili koje su točno potrebne informacije. Kod jednog fiksnog dobavljača s dobro dokumentiranim asortimanom to može biti gotovo unutar nekoliko tjedana. U lancu nabave s više karika, od kojih se dio nalazi izvan EU-a, u praksi se to proteže na mjesece.
Zašto ovaj proces češće traje duže nego što se očekuje
Većina zakašnjenja ne nastaje tijekom izrade samog pasoša, već prije toga: tijekom pronalaženja točnih podataka od točne osobe unutar lanca isporuke. Zahtjev stiže na odjel prodaje koji sami ne upravljaju tehničkim specifikacijama, prosljeđuje se službi za kvalitetu, i tamo završi kod nekoga koji nikad nije primio to pitanje. Svaki prijenos košta vrijeme, i kod više dobavljača istovremeno to se zbraja.
Drugi čimbenik koji usporava je nejasnoća oko toga što se točno traži. Dobavljači koji se prvi put upita za te podatke često prvo postave pitanja: zašto potrebno, u kojem formatu, i da li to važi i za konkurente. Jasan, jedinstveni zahtjev štedi više krugova ide-nazad mailanja.
Gdje proces u praksi zapne
Tri uska grla se najčešće pojavljuju. Prvo, nedostaju ili zastarjeli certifikati: dobavljač ima legurinsku sastavnost pri ruci, ali pridruženi certifikat se ne može pronaći ili pripada starijoj seriji. Drugo, dobavljači izvan EU-a koji nisu upoznati sa zahtjevom i drugačije procjenjuju hitnost od europskog primatelja. Treće, interni sustavi koji sadržavaju podatke, ali ne u obliku koji se može koristiti bez ručnog prepisivanja.
Niti jedno od tih uskih grla nije nerješivo, ali su razlog zašto se projekt koji na papiru izgleda jednostavno, u praksi košta nekoliko tjedana dodatno. Tko to zna prije nego što projekt počne, može to uzeti u obzir u planiranju.
Što čini vrijeme trajanja kraćim
Pomaže ako unaprijed utvrdite koje su potrebne informacije, u kojem formatu, i od koga. Standardno pitanje koje pošaljete svim dobavljačima istovremeno, radi brže nego zasebni zahtjevi naknadno. Također je korisno da to pitanje već sada postane dio razgovora s dobavljačima, čak i ako obveza još nije sigurna: tko sada već zna koji podaci nedostaju, kasnije ne mora čekati na to. U banci znanja po temi koja je obrađena po situaciji je pojašnjeno koje se podatke domaganja tipično traže i zašto.
To je također razlog zašto se ovaj dio često uključuje u ugovor ili uvjete nabave s dobavljačem: tko se ugovorom obveže da su podaci dostupni na zahtjev, izbjegava da taj razgovor nastane tek kada je vrijeme već kritično.
Povezanost s datumom obveze
Sama obaveza još nije stupio na snagu. Delegirana uredba s preciznim zahtjevima očekuje se prema trenutnom radnom planu Europske komisije u 2027., a sama obaveza očekuje se oko 2029. Oba datuma još nisu fiksna. To je upravo razlog zbog kojega ne biste trebali odgađati prikupljanje podataka dobavljača do posljednjeg trenutka: proces koji traje tjednima do mjeseci bolje je započeti sada nego tek nakon što su točni zahtjevi poznati.
Želite li naznaku gdje se vaš vlastiti lanac trenutno nalazi? Sa nekoliko pitanja odmah vidite naznaku koji podatke vjerovatno već imate i koji nedostaju. Kako se taj prikaz gradi objašnjeno je na stranici o načinu na koji informacija nastaje, a često postavljana pitanja o ovoj temi prikupljena su na pregledu često postavljanih pitanja.
Tko sumnja je li ovo relevantno za vlastitu situaciju, dobro će učiniti da prođe besplatnu brzu analizu ili da mirno prođe kroz teme u bazi znanja. Za precizno objašnjenje same obaveze očitni tekst na EUR-Lexu ili savjet pravnika ostaju polazištem.