Der er ingen fastsat frist for indsamling af leverandørdata angivet nogetsteds i forordningen. Hvad man derimod kan sige, er: virksomheder, der allerede har gennemgået denne proces, rapporterer næsten alle, at det tager længere tid end det første skøn. Ikke fordi spørgsmålet er kompliceret, men fordi svarene er spredt over flere parter, der ikke er vant til at levere disse informationer hurtigt eller entydigt.
Gennemløbstiden afhænger i høj grad af tre ting: hvor mange leverandører der er i jeres kæde, om disse leverandører allerede holder deres data digitalt og struktureret, og om I selv tidligere har fastlagt, hvilke data der præcis er nødvendige. Med én fast leverandør med et velornamenteret sortiment kan dette være klaret inden for få uger. Med en indkøbskæde med flere led, hvoraf nogle ligger uden for EU, strækker dette sig i praksis til måneder.
Hvorfor denne proces oftere løber over end forventet
De fleste forsinkelser opstår ikke ved selve oprettelsen af passet, men i det foregående trin: at finde de rigtige data hos den rigtige person inden for en forsyningskæde. En henvendelse lander i en salgsdel, der ikke selv kontrollerer de tekniske specifikationer, bliver videresendt til kvalitetstjenesten, og havner der hos en person, der ikke tidligere har modtaget dette spørgsmål. Hver overførsel tager tid, og med flere leverandører samtidigt tæller det sammen.
En anden forsinkende faktor er uklarhed om hvad der præcis bliver spurgt om. Leverandører, der for første gang bliver spurgt om disse data, stiller ofte først modspørgsmål: hvorfor nødvendigt, i hvilket format, og om dette også gælder for konkurrenter. Et klart, entydig spørgsmål sparer flere ture frem og tilbage via e-mail.
Hvor processen i praksis bliver hængende
Tre flaskehalse kommer oftest frem. For det første manglende eller forældede certifikater: en leverandør har vel en legeringssammensætning parat, men det tilhørende certifikat kan ikke længere findes eller hører til en ældre batch. For det andet leverandører uden for EU, der ikke er bekendt med spørgsmålet og vurderer urgensen anderledes end en europæisk køber. For det tredje interne systemer, der indeholder data, men ikke i en form, der kan bruges uden manuel omskrivning.
Ingen af disse flaskehalse er uløselige, men de er grunden til, at et forløb, der på papiret virker simpelt, i praksis koster flere uger ekstra. Den, der ved dette, før forløbet starter, kan tage det med i planlægningen.
Hvad der gør gennemløbstiden kortere
Det hjælper at fastlægge på forhånd, hvilke data der er nødvendige, i hvilket format, og fra hvem. Et standardspørgsmål, som I sender til hver leverandør samtidigt, virker hurtigere end separate anmodninger senere. Det er også værdifuldt at gøre dette spørgsmål til en del af samtalen med leverandører nu allerede, selvom forpligtelsen endnu ikke er fastsat: den, der nu allerede ved, hvilke data der mangler, skal ikke vente på det senere. gennemgået pr. emne i videnbanken er det pr. situation forklaret, hvilke data der typisk bliver spurgt om, og hvorfor.
Det er også grunden til, at denne del ofte tages med i kontrakten eller indkøbsbetingelserne med en leverandør: den, der kontraktfæster, at data skal være tilgængelige på anmodning, undgår, at denne samtale først opstår, når tiden allerede er knap.
Sammenhængen med datoen for forpligtelsen
Forpligtelsen selv er endnu ikke trådt i kraft. Den delegerede handling med de præcise krav forventes ifølge Europa-Kommissionens nuværende arbejdsplan i 2027, og forpligtelsen selv forventes omkring 2029. Begge datoer er endnu ikke fastsat. Det er netop derfor, det er vigtigt ikke at udskyde indsamlingen af leverandørdata til det sidste øjeblik: en proces, der tager uger til måneder, bør du hellere starte nu end først efter, at de nøjagtige krav er kendt.
Vil du have en indikation af, hvor din egen kæde står i øjeblikket? Med nogle få spørgsmål ser du med det samme en indikation af hvilke data du sandsynligvis allerede har, og hvilke der mangler. Hvordan dette billede opbygges, er forklaret på siden om, hvordan informationen skabes, og ofte stillede spørgsmål om dette emne er samlet på oversigten med ofte stillede spørgsmål.
Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dette er relevant for din egen situation, er det en god idé at gennemgå den gratis quick-scan eller læse emnerne i knowledge basen roligt. For den præcise forklaring af selve forpligtelsen forbliver den officielle tekst på EUR-Lex eller en jurists råd udgangspunktet.