Det finns ingen fast, lagstadgad tidsfrist för att ansluta er programvara till det digitala produktpasset för aluminium. Förordningen nämner ingen viss antal veckor eller månader för sådana här processer; den delegerade akt som ska fastställa detaljerna för aluminium har ännu inte publicerats. Vad som däremot kan sägas är: företag som redan har genomgått denna process rapporterar genomloppstider som varierar mycket, från några veckor till strax över ett halvår, beroende på tillståndet för deras data och på deras programvaraleverantörs planering.
Den viktigaste faktorn är inte tekniken, utan förberedelsen. En anslutning mellan er nuvarande system och ett produktpass fungerar bara snabbt om de underliggande uppgifterna redan är i ordning: vilken aluminiumlegering, vilken ursprung, vilka bearbetningar. Om denna grund saknas, använder det största delen av tiden till att samla in och kontrollera uppgifter, inte till själva anslutningen.
Vad som bestämmer genomloppstiden
Tre faktorer bestämmer i praktiken hur lång en process tar. För det första fullständigheten av era egna data: finns allt redan i ett system, eller måste det samlas från flera källor. För det andra er programvaraleverantörs planering: har de redan erfarenhet av produktpass, eller måste detta också upprättas för dem. För det tredje det interna beslutsfattandet inom er eget företag: vem måste godkänna ändringen av avtalet, och vem är internt ansvarig för att tillhandahålla rätt uppgifter.
Dessa tre faktorer är oberoende av varandra och kan förstärka varandra. Ett företag med bra data men en långsam leverantör väntar lika länge som ett företag med en snabb leverantör men rörigt data. Den som kartlägger detta på förhand kan planera mer realistiskt än den som bara startar.
De faser som de flesta företag går igenom
I praktiken finns det vanligtvis fyra steg att urskilja. Först en inventering: vilken data har ni redan, och var saknas något. Sedan samtalet med programvaraleverantören om vad som är tekniskt möjligt och vad det kostar. Därefter en testfas där ett begränsat antal produkter redan får ett pass, för att se om anslutningen fungerar som avsett. Först då följer uppskalningen till hela sortimentet.
Från första samtal till fungerande anslutning
Det steg som oftast underskattas är testfasen. Företag förutsätter ofta att en fungerande anslutning för en produkt automatiskt fungerar för alla produkter. I praktiken skiljer sig produktlinjer åt i hur deras data är lagrat, och det kräver varje gång en liten justering. Den som hoppar över denna fas riskerar att uppskalningen senare tar mer tid än hela förberedelsen tillsammans.
Där det i praktiken fastnar
De flesta försinkningar uppstår inte vid tekniken, utan vid samordningen omkring den. Ett avtal med programvaraleverantören måste justeras, och det tar tid från inköpsavdelningen. Uppgifter som omfattas av GDPR, såsom kontaktuppgifter för en leverantör i kedjan, måste bedömas separat innan de hamnar i ett offentligt tillgängligt pass. Och internt finns det ofta ingen tydlig ägare till processen, vilket gör att beslut skjuts från en avdelning till en annan.
Även frånvaron av ett fast slutdatum i reglerna spelar in här. Utan en konkret tidsfrist är det för många företag svårt att ge processen högre prioritet än annat arbete. Det är en förständig avvägning, men betyder att en process som på pappret skulle ta tre månader i praktiken tar ett år eller längre, helt enkelt för att den ständigt skjuts upp.
Vad ni redan kan göra, även utan fast datum
Även utan ett fastställt krav är det möjligt att redan nu bestämma var ni står. En bra utgångspunkt är att kartlägga vilka data ni redan har och vilka som saknas, oberoende av frågan när kravet exakt träder i kraft. Med en kort enkät som kartlägger er nuvarande situation får ni redan en första indikation av detta, utan att det kostar den tid ni inte har.
Det är också klokt att redan nu veta hur dataflödet till ett produktpass ser ut, så att samtalet med er mjukvaruleverantör kan bli mer konkret. En överblick över hur dataflödet fungerar i praktiken hjälper till att föra det samtalet mer fokuserat, i stället för att börja först när kravet redan är fastställt. För de frågor som ofta återkommer i sammanhanget finns en sammanfattning av vanliga frågor en bra utgångspunkt.
Vilken planering som är bäst för er eget företag beror på er specifika situation, era nuvarande system och era avtalsöverenskommelser med leverantörer. Denna artikel ger ingen rådgivning i den frågan; rådfråga en jurist för er egen situation eller, när det gäller tolkningen av förordningen själv, den behörig tillsynsmyndigheten.
Vill ni titta bredare än bara genomloppstiden, till exempel på vad processen innebär eller vilken roll var och en i er kedja har? I kunskapsbanken med alla ämnen förklarade per situation hittar ni den bakgrunden, och snabbkollen förblir ett enkelt sätt att utan krav se var ert företag står för närvarande.