Ei ole olemassa kiinteää, laissa määrättyä määräaikaa ohjelmistosi yhdistämiselle alumiinin digitaaliseen tuotepassiin. Itse asetus ei mainitse tähän kaltaisille prosesseille mitään viikkojen tai kuukausien määrää; alumiinin yksityiskohdat määrittelevä delegoitu säädös ei ole vielä julkaistu. Mitä voidaan sanoa: yritykset, jotka ovat jo käyneet läpi tämän prosessin, raportoivat läpimenoajoista, jotka vaihtelevat suuresti – muutamasta viikosta hieman yli puoleen vuoteen – riippuen niiden tietojen tilasta ja ohjelmistotoimittajansa aikataulusta.
Tärkein tekijä ei ole tekniikka, vaan valmistelu. Liityntä nykyisen järjestelmäsi ja tuotepassin välillä toimii nopeasti vain, jos pohjana olevat tiedot ovat jo kunnossa: mikä alumiiniseostuhe, mistä se on peräisin, mitä käsittelyjä. Jos tämä perusta puuttuu, suurin osa ajasta kuluu tietojen keräämiseen ja tarkistamiseen, ei itse liityntään.
Mitä määrää läpimenoaikaa
Kolme asiaa määrää käytännössä, kuinka kauan prosessi kestää. Ensinnäkin oman datasi täydellisyys: onko kaikki jo yhdessä järjestelmässä vai pitääkö se koota useista lähteistä. Toiseksi ohjelmistotoimittajasi aikataulu: onko heillä jo kokemusta tuotepasseista vai pitääkö heille myös vielä järjestää tämä. Kolmanneksi sisäinen päätöksenteko omassa yrityksessäsi: kenen on hyväksyttävä sopimuksen muutos ja kuka on sisäisesti vastuussa oikeiden tietojen toimittamisesta.
Nämä kolme tekijää ovat toisistaan riippumattomia ja voivat vahvistaa toisiaan. Yritys, jolla on hyvät tiedot mutta hidas toimittaja, odottaa yhtä kauan kuin yritys, jolla on nopea toimittaja mutta sekavat tiedot. Jos kartoitat tämän etukäteen, voit suunnitella realistisemmin kuin jos vain aloitat niin vain.
Vaiheet, joiden läpi useimmat yritykset käyvät
Käytännössä voidaan yleensä tunnistaa neljä vaihetta. Ensin inventaario: mitä tietoja sinulla on jo ja mitä puuttuu. Sitten keskustelu ohjelmistotoimittajan kanssa siitä, mikä on teknisesti mahdollista ja mitä se maksaa. Seuraavaksi testivaihe, jossa rajoitettu määrä tuotteita saa passin, jotta nähdään, toimiiko liityntä tarkoitetulla tavalla. Vasta sitten seuraa skaalaus koko tuotevalikoiman laajuuteen.
Ensimmäisestä keskustelusta toimivaan liityntään
Vaihe, joka useimmin aliarvioidaan, on testivaihe. Yritykset usein olettavat, että yhden tuotteen toimiva liityntä toimii automaattisesti kaikille tuotteille. Käytännössä tuotelinjojen tietojen tallennustapa vaihtelee, ja se vaatii aina pienen muutoksen. Jos ohitat tämän vaiheen, riskinä on, että skaalaus myöhemmin kestää pidempään kuin koko valmistelu yhdessä.
Missä se käytännössä jumiutuu
Suurin viivästys ei synny tekniikasta, vaan sen ympärillä olevasta koordinoinnista. Sopimus ohjelmistotoimittajan kanssa on muutettava, mikä vaatii aikaa ostotoimilta. Tiedot, joihin GDPR soveltuu, kuten toimittajan yhteystiedot ketjussa, on arvioitava erikseen ennen kuin ne päätyvät julkisesti saataville pasiin. Ja sisäisesti ei ole usein yhtä selkeää vastuuhenkilöä prosessille, joten päätökset työnnettävät osastolta toiselle.
Myös säännöstössä olevan kiinteän määräajan puuttuminen vaikuttaa tähän. Ilman konkreettista määräpäivää monille yrityksille on vaikeaa antaa prosessille prioriteettia muiden tehtävien edelle. Se on ymmärrettävä valinta, mutta se tarkoittaa, että prosessi, joka paperilla kestäisi kolme kuukautta, käytännössä pitkittyy vuodeksi tai pidemmäksi, koska sitä jatkuvasti lykätään.
Mitä voit jo nyt tehdä, ilman että on kiinteää määräpäivää
Vaikka velvoitetta ei vielä ole vahvistettu, on mahdollista määrittää nyt jo, missä vaiheessa olette. Hyvä lähtökohta on kartoittaa, mitä tietoja teillä jo on ja mitä puuttuu, riippumatta siitä, milloin velvoite täsmälleen alkaa. Kun lyhyt kyselylomake, joka kartoittaa nykyisen tilanteenne saatte siitä jo ensimmäisen käsityksen, ilman että se vie aikaa, jota teillä ei ole.
On myös järkevää tietää etukäteen, miltä tiedonkulku tuotepassiin näyttää, jotta keskustelu ohjelmistotoimittajanne kanssa voi olla konkreettisempi. Yleiskatsaus siitä, miten tiedonkulku käytännössä toimii auttaa pitämään keskustelun kohdistetumpana sen sijaan, että aloittaisitte vasta, kun velvoite on jo voimassa. Usein esille tuleviin kysymyksiin vastaa usein kysyttyjen kysymysten yleiskatsaus hyvä lähtökohta.
Mikä on paras aikataulu omalle yrityksellenne, riippuu erityisestä tilanteestanne, nykyisistä järjestelmistänne ja sopimuksista toimittajianne kanssa. Tämä artikkelointi ei anna ohjeita tähän; pyydä omaa tilannettasi varten neuvoa juristilta tai, jos kysymys koskee asetuksen tulkintaa, toimivallasta olevalta valvontaviranomaiselta.
Haluatteko katsoa laajemmin kuin pelkästään läpimenoaikaa, esimerkiksi mitä prosessi sisältää tai kuka ketjussa millä roolilla on? Verkon tietopankissa, jossa kaikki aiheet on selitetty tilanteen mukaan löydätte taustatiedot, ja pika-arvio on edelleen matalan kynnyksen tapa nähdä ilman velvoitteita, missä yrityksenne tällä hetkellä on.