Es gibt keine feste, gesetzlich vorgeschriebene Frist für den Anschluss Ihrer Software an das digitale Produktpass-System für Aluminium. Die Verordnung selbst nennt keine Anzahl von Wochen oder Monaten für solche Verfahren; die delegierte Handlung, die die Details für Aluminium festlegen muss, ist noch nicht veröffentlicht. Was sich jedoch sagen lässt: Unternehmen, die dieses Verfahren bereits durchlaufen haben, berichten von Durchlaufzeiten, die stark variieren, von einigen Wochen bis zu über einem halben Jahr, abhängig vom Zustand ihrer Daten und von der Planung ihres Softwareanbieters.
Der wichtigste Faktor ist nicht die Technik, sondern die Vorbereitung. Eine Verbindung zwischen Ihrem aktuellen System und einem Produktpass funktioniert nur dann schnell, wenn die zugrunde liegenden Daten bereits in Ordnung sind: welche Aluminium-Legierung, welche Herkunft, welche Verarbeitungsschritte. Fehlt diese Grundlage, verschiebt sich der größte Teil der Zeit zum Sammeln und Überprüfen von Daten, nicht zur Verbindung selbst.
Was die Durchlaufzeit bestimmt
Drei Faktoren bestimmen in der Praxis, wie lange ein Verfahren dauert. Erstens die Vollständigkeit Ihrer eigenen Daten: sind alle Daten bereits in einem System enthalten, oder müssen sie aus mehreren Quellen zusammengeführt werden. Zweitens die Planung Ihres Softwareanbieters: hat dieser bereits Erfahrung mit Produktpässen, oder muss dies auch bei ihm noch eingerichtet werden. Drittens die interne Entscheidungsfindung in Ihrem eigenen Unternehmen: wer muss der Änderung des Vertrags zustimmen, und wer ist intern verantwortlich für die Bereitstellung der korrekten Daten.
Diese drei Faktoren sind unabhängig voneinander und können sich gegenseitig verstärken. Ein Unternehmen mit guten Daten aber einem langsamen Anbieter wartet genauso lange wie ein Unternehmen mit einem schnellen Anbieter aber chaotischen Daten. Wer dies im Voraus klärt, kann realistischer planen als wer einfach anfängt.
Die Phasen, die die meisten Unternehmen durchlaufen
In der Praxis lassen sich meist vier Schritte erkennen. Zunächst eine Bestandsaufnahme: welche Daten haben Sie bereits, und wo fehlt es. Dann das Gespräch mit dem Softwareanbieter darüber, was technisch möglich ist und was das kostet. Danach eine Testphase, in der bereits eine begrenzte Anzahl von Produkten einen Pass erhalten, um zu sehen, ob die Verbindung wie beabsichtigt funktioniert. Erst dann folgt die Skalierung auf das gesamte Sortiment.
Vom ersten Gespräch bis zur funktionierenden Verbindung
Der Schritt, der am meisten unterschätzt wird, ist die Testphase. Unternehmen gehen oft davon aus, dass eine funktionierende Verbindung für ein Produkt automatisch für alle Produkte funktioniert. In der Praxis unterscheiden sich Produktlinien darin, wie ihre Daten gespeichert sind, und das erfordert jedes Mal eine kleine Anpassung. Wer diese Phase überspringt, läuft Gefahr, dass die Skalierung später mehr Zeit kostet als die gesamte Vorbereitung zusammen.
Wo es in der Praxis steckenbleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht bei der Technik, sondern bei der Abstimmung darum herum. Ein Vertrag mit dem Softwareanbieter muss angepasst werden, und das kostet Zeit der Einkaufsabteilung. Daten, die unter die DSGVO fallen, wie Kontaktdaten eines Lieferanten in der Kette, müssen separat überprüft werden, bevor sie in einen öffentlich zugänglichen Pass gelangen. Und intern gibt es oft keinen klaren Eigentümer des Verfahrens, so dass Entscheidungen von einer Abteilung zur anderen verschoben werden.
Auch das Fehlen eines festen Enddatums in der Regelung spielt hierbei eine Rolle. Ohne konkreten Termin ist es für viele Unternehmen schwierig, dem Verfahren Vorrang vor anderen Aufgaben zu geben. Das ist eine verständliche Abwägung, bedeutet aber, dass ein Verfahren, das auf dem Papier drei Monate dauern würde, in der Praxis bis zu einem Jahr oder länger andauert, einfach weil es ständig verschoben wird.
Was Sie bereits jetzt tun können, auch ohne festes Datum
Auch ohne eine festgelegte Verpflichtung ist es möglich, bereits jetzt zu bestimmen, wo Sie stehen. Ein guter Ausgangspunkt ist die Erfassung, welche Daten Sie bereits haben und welche noch fehlen, unabhängig davon, wann die Verpflichtung genau in Kraft tritt. Mit einem kurzen Fragebogen, der Ihre aktuelle Situation erfasst erhalten Sie bereits einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass dies Zeit kostet, die Sie nicht haben.
Es ist auch ratsam, bereits zu wissen, wie der Datenstrom zu einem Produktpass aussieht, damit das Gespräch mit Ihrem Softwarelieferanten konkreter verlaufen kann. Eine Übersicht darüber, wie dieser Datenstrom in der Praxis abläuft hilft, dieses Gespräch gezielter zu führen, anstatt erst zu beginnen, wenn die Verpflichtung bereits feststeht. Bei Fragen, die dabei häufig gestellt werden, ist eine Übersicht häufig gestellter Fragen ein guter Ausgangspunkt.
Welche Planung für Ihr eigenes Unternehmen am besten ist, hängt von Ihrer spezifischen Situation, Ihren aktuellen Systemen und Ihren vertraglichen Vereinbarungen mit Lieferanten ab. Dieser Artikel bietet hierzu keine Beratung; konsultieren Sie für Ihre spezifische Situation einen Rechtsanwalt oder, soweit es um die Auslegung der Verordnung selbst geht, die zuständige Aufsichtsbehörde.
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