Der findes ingen fast, lovmæssigt foreskrevet frist for tilslutning af jeres software til det digitale produktpasport for aluminium. Forordningen selv nævner ikke et antal uger eller måneder for denne type forløb; den delegerede handling, som skal fastsætte detaljerne for aluminium, er endnu ikke offentliggjort. Hvad der kan siges, er: virksomheder, som allerede har gennemgået dette forløb, rapporterer gennemløbstider, som varierer betydeligt, fra nogle få uger til hen over et halvt år, afhængig af tilstanden af deres data og deres softwareleverandørs planlægning.
Den vigtigste faktor er ikke teknikken, men forberedelsen. En forbindelse mellem jeres nuværende system og et produktpasport fungerer først hurtigt, når de underliggende data allerede er på plads: hvilken aluminiumslegering, hvilken oprindelse, hvilke bearbejdninger. Mangler denne basis, så går størstedelen af tiden med på at indsamle og kontrollere data, ikke på forbindelsen selv.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden
Tre forhold bestemmer i praksis, hvor længe et forløb tager. For det første fuldstændigheden af jeres egne data: er alt allerede i ét system, eller skal det sammensættes fra flere kilder. For det andet jeres softwareleverandørs planlægning: har de allerede erfaring med produktpaspor, eller skal det også etableres for dem. For det tredje den interne beslutningstagning i jeres egen virksomhed: hvem skal godkende kontraktændringen, og hvem er internt ansvarlig for at levere de korrekte data.
Disse tre forhold er uafhængige af hinanden og kan styrke hinanden. En virksomhed med gode data, men en langsom leverandør, venter lige så længe som en virksomhed med en hurtig leverandør, men rodet data. Den, der kortlægger dette på forhånd, kan planlægge mere realistisk end den, der bare begynder.
De faser, som de fleste virksomheder gennemgår
I praksis kan man sædvanligvis identificere fire trin. Først en inventarisering: hvilke data har I allerede, og hvor mangler der noget. Derefter samtalen med softwareleverandøren om hvad der er teknisk muligt, og hvad det koster. Efterfølgende en testfase, hvor et begrænset antal produkter allerede får et pasport, for at se om forbindelsen fungerer som tilsigtet. Først derefter følger opskalering til hele sortimentet.
Fra første samtale til fungerende forbindelse
Det trin, som oftest undervurderes, er testfasen. Virksomheder går ofte ud fra, at en fungerende forbindelse for ét produkt automatisk virker for alle produkter. I praksis varierer produktlinjer i, hvordan deres data er lagret, og det kræver hver gang en lille justering. Den, der springer denne fase over, risikerer, at opskalering senere tager mere tid end hele forberedelsen tilsammen.
Hvor det i praksis går i stå
Størstedelen af forsinkelserne opstår ikke ved teknikken, men ved koordineringen omkring den. En kontrakt med softwareleverandøren skal ændres, og det kræver tid af indkøbsafdelingen. Data, som falder under GDPR, såsom kontaktoplysninger for en leverandør i kæden, skal vurderes særskilt, før de lander i et offentligt tilgængeligt pasport. Og internt er der ofte ikke én klar ejer af forløbet, hvorfor beslutninger bliver skubbet fra den ene afdeling til den anden.
Fraværet af en fast slutdato i reglerne spiller også ind her. Uden en konkret deadline er det for mange virksomheder svært at give forløbet prioritet frem for andet arbejde. Det er en forståelig afvejning, men betyder, at et forløb, der på papiret skulle tage tre måneder, i praksis trækker ud til et år eller længere, simpelthen fordi det hele tiden bliver udskudt.
Hvad I allerede kan gøre nu, selv uden en fast dato
Selv uden en fast forpligtelse er det muligt at fastslå, hvor du står nu. Et godt udgangspunkt er at kortlægge, hvilke data du allerede har, og hvilke der mangler, uafhængigt af spørgsmålet om, hvornår forpligtelsen præcist træder i kraft. Med et kort spørgeskema, der kortlægger din nuværende situation får du allerede en første indikation heraf, uden at det koster tid, som du ikke har.
Det er også fornuftigt at vide på forhånd, hvordan datastrømmen til et produktpaspoort ser ud, så samtalen med din softwareleverandør kan blive mere konkret. Et overblik over, hvordan denne datastrøm fungerer i praksis hjælper med at føre samtalen mere målrettet i stedet for først at begynde, når forpligtelsen allerede er fastsat. For de spørgsmål, der ofte kommer op, er et overblik over hyppigt stillede spørgsmål et godt udgangspunkt.
Hvilken planlægning der er bedst for dit eget selskab, afhænger af din specifikke situation, dine nuværende systemer og dine kontraktlige aftaler med leverandører. Denne artikel giver ingen råd herom; rådfør dig for din egen situations vedkommende en jurist eller, når det gælder fortolkningen af selve forordningen, den kompetente tilsynsmyndighed.
Ønsker du at se bredere end blot gennemløbstiden, for eksempel på, hvad processen indebærer, eller hvem i din kæde, der har hvilken rolle? I vidensbasen med alle emner forklaret efter situation finder du denne baggrund, og quick-scanen er stadig en enkel måde at se, uden forpligtelser, hvor dit selskab står på dette tidspunkt.