Ne obstaja fiksna, zakonsko predpisana rok za priključitev vaše programske opreme na digitalno pasošnico za aluminij. Sama uredba ne navaja številke tednov ali mesecev za take postopke; delegirani akt, ki mora opredeliti podrobnosti za aluminij, še ni objavljen. Kar pa je mogoče reči: podjetja, ki so že opravila ta postopek, poročajo o dobah trajanja, ki se zelo razlikujejo, od nekaj tednov do več kot pol leta, odvisno od stanja njihovih podatkov in načrtovanja njihovega ponudnika programske opreme.
Najpomembnejši dejavnik ni tehnika, ampak priprava. Povezava med vašim trenutnim sistemom in pasošnico za proizvod deluje hitro le, če so osnovni podatki že v redu: katera aluminijeva zlitina, katere izvore, katere obdelave. Če te osnove manjka, se večina časa porabi za zbiranje in preverjanje podatkov, ne pa za povezavo samo.
Kaj določa trajanje
Tri stvari v praksi določajo, kako dolgo postopek traja. Prvič, popolnost vaših lastnih podatkov: ali je vse že v enem sistemu ali je treba vse zbrati iz več virov. Drugič, načrtovanje vašega ponudnika programske opreme: ali ima že izkušnje s pasošnicami za proizvode ali jih je treba šele vzpostaviti. Tretjič, notranje odločanje v vašem podjetju: kdo mora odobriti spremembo pogodbe in kdo je interno odgovoren za posredovanje pravilen podatkov.
Ta tri dejavnika so med seboj neodvisni in se lahko medsebojno ojačajo. Podjetje s kvalitetnimi podatki, vendar počasnim ponudnikom, čaka prav toliko časa kot podjetje s hitrim ponudnikom, vendar neurejenih podatkov. Kdor to vnaprej preuči, lahko bolje načrtuje kot kdor se tega loti brez priprave.
Faze, ki jih običajno opravijo ta podjetja
V praksi je mogoče ponavadi ugotoviti štiri korake. Najprej inventarizacija: katere podatke že imate in kje kaj manjka. Nato pogovor s ponudnikom programske opreme o tem, kaj je tehnično mogoče in kakšni so stroški. Nato testna faza, v kateri že manj število proizvod dobije pasošnico, da se vidi, ali povezava deluje kot je predvideno. Šele nato sledi razširitev na celoten asortiman.
Od prvega pogovora do delujoče povezave
Korak, ki se ga najpogosteje podcenjuje, je testna faza. Podjetja pogosto predpostavljajo, da deluje povezava za en proizvod samodejno tudi za vse proizvode. V praksi se proizvodne linije razlikujejo v tem, kako so njihovi podatki shranjeni, in to zahteva vsak put majhno prilagoditev. Kdor to fazo preskoči, tvega, da razširitev kasneje vzame več časa kot vsa predhodna priprava skupaj.
Kje se v praksi zatakne
Največ zamude ne nastane pri tehniki, ampak pri usklajevanju nanjo. Pogodbo s ponudnikom programske opreme je treba spremeniti, to pa vzame čas nakupnega oddelka. Podatki, ki spadajo pod GDPR, kot so kontaktni podatki dobavitelja v verigi, se morajo posebej oceniti, preden v javno dostopno pasošnico. In interno pogosto ni enega jasnega lastnika postopka, zato se odločitve prepletavajo med oddelki.
Tudi odsotnost fiksnega roka v zakonodaji pri tem igra vlogo. Brez konkretnega roka je za mnoga podjetja težko dati postopku prednost pred drugim delom. To je razumna odločitev, a pomeni, da postopek, ki bi po načrtu trajal tri mesece, v praksi traja leto ali dlje, preprosto zato, ker se vedno znova odloži.
Kaj lahko storite že zdaj, tudi brez fiksnega roka
Tudi brez vzpostavljene obveznosti je mogoče že sedaj ugotoviti, kje ste. Dobra izhodišča je preslikava podatkov, ki jih že imate, in tistih, ki vam manjkajo, ne glede na vprašanje, kdaj natanko nastopi obveznost. S kratkim vprašalnikom, ki preslika vašo trenutno situacijo že dobite prvo napoved, brez da bi porabil čas, ki ga nimate.
Prav tako je pametno že vnaprej vedeti, kako izgleda podatkovni tok do produktnega potnega lista, da je pogovor z vašim ponudnikom programske opreme lahko bolj konkreten. Pregled, kako ta podatkovni tok v praksi poteka pomaga pri bolj ciljnem vodenju tega pogovora, namesto da bi šele začeli, ko je obveznost že vzpostavljena. Za vprašanja, ki se pri tem pogosto pojavljajo, je pregled pogosto postavljenih vprašanj dobra izhodišča.
Katera je najboljša načrtovanje za vaše podjetje, je odvisna od vaše specifične situacije, vaših trenutnih sistemov in vaših pogodbenih dogovorov s ponudniki. Ta članek o tem ne daje nasvetov; za vašo situacijo se posvetujte s pravnikom ali, če gre za razlago same Uredbe, s pristojnim nadzornim organom.
Želite si širši pogled kot le čas trajanja, na primer na to, kaj traject vključuje ali kdo v vaši verigi ima katero vlogo? V bazi znanja z vsemi temami, razloženimi po situacijah najdete to ozadje, in hitri pregled ostaja dostopen način, da brez obveznosti vidite, kje se vaše podjetje trenutno nahaja.