Er bestaat geen vaste, wettelijk voorgeschreven termijn voor het aansluiten van uw software op het digitaal productpaspoort voor aluminium. De verordening zelf noemt geen aantal weken of maanden voor dit soort trajecten; de gedelegeerde handeling die de details voor aluminium moet vastleggen, is nog niet gepubliceerd. Wat wel te zeggen is: bedrijven die dit traject al hebben doorlopen, rapporteren doorlooptijden die sterk uiteenlopen, van enkele weken tot ruim een half jaar, afhankelijk van de staat van hun gegevens en van de planning van hun softwareleverancier.
De belangrijkste factor is niet de techniek, maar de voorbereiding. Een koppeling tussen uw huidige systeem en een productpaspoort gaat pas snel als de onderliggende gegevens al op orde zijn: welke aluminiumlegering, welke herkomst, welke bewerkingen. Ontbreekt die basis, dan schuift het grootste deel van de tijd naar het verzamelen en controleren van gegevens, niet naar de koppeling zelf.
Wat de doorlooptijd bepaalt
Drie zaken bepalen in de praktijk hoe lang een traject duurt. Ten eerste de volledigheid van uw eigen data: staat alles al in één systeem, of moet het uit meerdere bronnen worden samengevoegd. Ten tweede de planning van uw softwareleverancier: heeft die al ervaring met productpaspoorten, of moet dit voor hen ook nog worden ingericht. Ten derde de interne besluitvorming binnen uw eigen bedrijf: wie moet akkoord geven op de aanpassing van het contract, en wie is intern verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens.
Deze drie factoren staan los van elkaar en kunnen elkaar versterken. Een bedrijf met goede data maar een trage leverancier wacht net zo lang als een bedrijf met een snelle leverancier maar rommelige gegevens. Wie dit vooraf in kaart brengt, kan realistischer plannen dan wie er zomaar aan begint.
De fases die de meeste bedrijven doorlopen
In de praktijk zijn er meestal vier stappen te herkennen. Eerst een inventarisatie: welke gegevens heeft u al, en waar ontbreekt iets. Daarna het gesprek met de softwareleverancier over wat technisch mogelijk is en wat dat kost. Vervolgens een testfase waarin een beperkt aantal producten al een paspoort krijgen, om te zien of de koppeling werkt zoals bedoeld. Pas daarna volgt de opschaling naar het volledige assortiment.
Van eerste gesprek tot werkende koppeling
De stap die het meest wordt onderschat, is de testfase. Bedrijven gaan er vaak van uit dat een werkende koppeling voor één product automatisch werkt voor alle producten. In de praktijk verschillen productlijnen in hoe hun gegevens zijn opgeslagen, en dat vraagt telkens een kleine aanpassing. Wie deze fase overslaat, loopt het risico dat de opschaling later meer tijd kost dan de hele voorbereiding samen.
Waar het in de praktijk vastloopt
De meeste vertraging ontstaat niet bij de techniek, maar bij de afstemming eromheen. Een contract met de softwareleverancier moet worden aangepast, en dat vraagt tijd van de inkoopafdeling. Gegevens die onder de AVG vallen, zoals contactgegevens van een leverancier in de keten, moeten apart worden beoordeeld voordat ze in een openbaar toegankelijk paspoort terechtkomen. En intern is er vaak niet één duidelijke eigenaar van het traject, waardoor besluiten van de ene naar de andere afdeling worden doorgeschoven.
Ook het ontbreken van een vaste einddatum in de regelgeving speelt hierin mee. Zonder een concrete deadline is het voor veel bedrijven lastig om het traject prioriteit te geven boven ander werk. Dat is een begrijpelijke afweging, maar betekent wel dat een traject dat op papier drie maanden zou kosten, in de praktijk uitloopt tot een jaar of langer, simpelweg omdat het steeds wordt uitgesteld.
Wat u nu al kunt doen, ook zonder vaste datum
Ook zonder een vaststaande verplichting is het mogelijk om nu al te bepalen waar u staat. Een goed startpunt is het in kaart brengen van welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken, los van de vraag wanneer de verplichting precies ingaat. Met een korte vragenlijst die uw huidige situatie in kaart brengt krijgt u daar al een eerste indicatie van, zonder dat dit tijd kost die u niet heeft.
Het is ook verstandig om alvast te weten hoe de gegevensstroom naar een productpaspoort eruitziet, zodat het gesprek met uw softwareleverancier concreter kan verlopen. Een overzicht van hoe die gegevensstroom in de praktijk loopt helpt om dat gesprek gerichter te voeren, in plaats van pas te beginnen als de verplichting al vaststaat. Voor de vragen die daarbij vaak terugkomen, is een overzicht van veelgestelde vragen een goed vertrekpunt.
Wat voor uw eigen bedrijf de beste planning is, hangt af van uw specifieke situatie, uw huidige systemen en uw contractuele afspraken met leveranciers. Daarover geeft dit artikel geen advies; raadpleeg voor uw eigen situatie een jurist of, waar het gaat om de uitleg van de verordening zelf, de bevoegde toezichthouder.
Wilt u breder kijken dan alleen de doorlooptijd, bijvoorbeeld naar wat het traject inhoudt of wie in uw keten welke rol heeft? In de kennisbank met alle onderwerpen per situatie uitgelegd vindt u die achtergrond, en de quick-scan blijft een laagdrempelige manier om zonder verplichtingen te zien waar uw bedrijf op dit moment staat.