Mój producent znajduje się poza UE — kto zajmuje się paszportem produktu?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Półfabrykaty aluminiowe pochodzące spoza UE, które trafiają na rynek europejski, nie są wyłączone z produktowego paszportu. Zobowiązanie przechodzi wówczas na inną stronę w UE. To, kto dokładnie, zależy od struktury: zawsze istnieje importer, i oprócz tego może być wyznaczony upoważniony reprezentant przez producenta spoza UE. Obie role są wymienione w ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) i obie wiążą się z własnymi zobowiązaniami.

Importer dba o to, aby paszport istniał zanim produkt trafi na rynek

Przedsiębiorstwo, które wprowadza profile aluminiowe, odlewy lub materiały opakowaniowe producenta spoza UE na rynek europejski, jest zgodnie z artykułem 29 ESPR stroną zobowiązaną do sprawdzenia, czy produktowy paszport istnieje przed wprowadzeniem produktu do obrotu w UE. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to konkretnie: przy nawiązywaniu lub modyfikowaniu relacji handlowej z producentem spoza UE należy pytać o pochodzenie danych paszportu. Nie po fakcie, gdy kontener jest już dostarczon, ale na etapie podejmowania decyzji o zakupie. Importer nie sprawdza poprawności każdych danych, ale sprawdza, czy paszport jest obecny, aktualny i dostępny poprzez nośnik danych QR.

Upoważniony reprezentant może działać w imieniu producenta

Artykuł 28 ESPR umożliwia producentowi spoza UE wyznaczenie upoważnionego reprezentanta w UE, który wykonuje określone zadania w imieniu producenta. To odrębna rola obok importera — producent spoza UE może zatem zarówno wyznaczać upoważnionego reprezentanta, jak i dostarczać importerowi, i te dwie role mogą przypadać różnym stronom lub czasami się pokrywać. Dla odbiorcy aluminium jest praktycznie istotne, aby wiedzieć, która z tych dwóch stron faktycznie dostarcza i zarządza danymi, ponieważ to właśnie ta strona zajmuje się komunikacją dotyczącą korekt lub uzupełnień.

Ustalenie, kto w łańcuchu pełni jaką rolę

Zanim cokolwiek będzie ustalane, musi być jasne, kto we własnym łańcuchu pełni jaką rolę. Przedsiębiorstwo, które kupuje aluminium od strony spoza UE, nie jest automatycznie "importerem" w rozumieniu ESPR, jeśli pośredniczy między nim a stroną, która faktycznie wprowadza produkt na rynek. Z drugiej strony przedsiębiorstwo, które na pierwszy rzut oka tylko odsprzedaje, może faktycznie ponosić zobowiązania importera. To właśnie ta delimitacja, na której Czy jestem importerem lub producentem zgodnie z ESPR? poprzednia sekcja się skupia, i jest pierwszym krokiem zanim przedsiębiorstwo będzie mogło zorganizować własne dokumenty.

Gdzie w praktyce się nie udaje

Producent spoza UE dostarcza tylko świadectwo materiałowe, a nie dane paszportu. To świadectwo (na przykład dotyczące stopu lub właściwości mechanicznych) jest wartościowe, ale nie stanowi produktowego paszportu. Importer, który przesyła to świadectwo i sądzi, że tym się kończy, pomija połączenie z nośnikiem danych QR i pozostałymi obowiązkowymi danymi.

Nikt w UE nie wie, czy został wyznaczony upoważniony reprezentant. Przy zakupie poprzez pośrednika lub agenta spoza UE ta informacja czasami ginie w trakcie transportu. W rezultacie: gdy odbiorca pyta o pochodzenie danych paszportu, nie ma do znalezienia żadnego punktu kontaktowego, a importer odkrywa, że zobowiązanie pozostało przy nim.

Rola importera jest przypisywana błędnej stronie w ramach grupy. W przedsiębiorstwach z biurem zakupów i placówką handlową w UE czasami zakłada się, że placówka handlowa jest automatycznie importerem, podczas gdy faktycznie biuro zakupów to strona, która jako pierwsza wprowadza produkt na rynek UE. Ta pomyłka jest bardziej wyraźna im bardziej przedsiębiorstwo działa lub handluje w kilku krajach UE.

Paszport zostaje uregulowany dopiero po tym, jak aluminium zostało już odsprzedane przetwórcy. Importer, który patrzy na paszport jako na coś, co "i tak będzie na czas", ryzykuje, że produkt zostanie już przetworzony w procesie produkcji klienta, zanim dane będą kompletne. Co w takiej sytuacji faktycznie się dzieje, gdy paszport brakuje, opisane jest w co się stanie, jeśli nic nie zrobisz.

Zakłada się, że producent spoza UE pozostaje odpowiedzialny za prawidłowość danych. Producent spoza UE nie podlega nadzorowi UE w taki sam sposób jak producent wewnątrz UE. To, kto w praktyce będzie punktem kontaktowym, jeśli okaże się, że dane są nieprawidłowe, to pytanie, które niekoniecznie pozostaje w rękach producenta zagranicznego — patrz kto ponosi odpowiedzialność, jeśli passaporte produktu zawiera nieprawidłowe dane.

Co można dokumentować

• Przegląd łańcucha dla każdej linii produktów: kto jest producent spoza UE, czy wyznaczony został upoważniony представiciel, i która strona wewnątrz UE faktycznie wprowadza produkt na rynek. Ten przegląd powinien pozostać aktualny przy każdej zmianie dostawcy lub pośrednika.
• Dane kontaktowe i mandat upoważnionego reprezentanta, w tym pisemne potwierdzenie od producenta, że ten reprezentant działa w jego imieniu w sprawie paszportu produktu.
• Stała umowa z producentem spoza UE dotycząca dostarczania danych paszportu, z momentem przed wysyłką, w którym sprawdzane jest, czy paszport jest kompletny i może być powiązany z nośnikiem danych QR.
• Wewnętrzny punkt kontroli przy przybyciu towaru, w którym udokumentowane jest, że paszport został sprawdzony przed ponowną sprzedażą lub przetworzeniem produktu.
• Procedura zmiany producenta lub pośrednika, tak aby przy nowym dostawcy spoza UE natychmiast ustalono, kto pełni rolę importera i ewentualnie rolę upoważnionego reprezentanta — podobnie jak punkty wymagające uwagi w przypadku zmiany dostawcy.
• Plik dla każdego upoważnionego reprezentanta lub importera, z którym się współpracuje, zawierający umowy dotyczące tego, kto dostarcza, utrzymuje i koryguje poszczególne dane.