Mitkä tiedot minun on pyydettävä alumiinin toimittajaltani?

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Tuotepassi ei syntynyt tyhjästä. Siinä olevat tiedot — seoskoostumus, alkuperä, kierrätysosuus, prosessin tiedot — on oltava peräisin jostakin, ja se paikka on yleensä toimittaja. ESPR:n (asetus (EU) 2024/1781) 38 artikla määrää, että toimitusketjun toimijoiden on toimittava tiedot, jotka ovat tarpeen asetuksen vaatimusten täyttämiseksi. Alumiinia ostavalle ja käsittelevällä yritykselle tämä merkitsee useita konkreettisia odotuksia omien toimittajien suunnalle.

Pyydä seosten koostumusta

Jokaisen passin perusta on materiaalien koostumus: mikä seos, mitkä lisäaineet, mitkä prosenttiosuudet. Ilman näitä tietoja passia ei voi täyttää. Keskikokoiselle yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että hankintaosasto ei saa vain laskua tai tosittetta, vaan myös materiaalitodistusta tai vastaavaa asiakirjaa, jossa seos on jäljitettävästi dokumentoitu. Tämän tulisi olla jokaisen toimituksen vakioosa, ei jotakin, jota pyydetään jälkikäteen.

Kysy kierrätysmateriaalin osuudesta

ESPR:n 10 artikla kuvaa, että digitaalisen tuotepassin on sisällettävä tietoja muun muassa tuotteen kestävyyden ominaisuuksista — joista kierrätysmateriaalin osuus on tärkeässä roolissa. Toimittaja, joka toimittaa alumiinia, joka osittain koostuu romuista, on voitava perustella kyseisen osuuden. Yrityksille, jotka työskentelevät sekoittujen erillä , tämä on usein vaikein kohta: prosenttiosuus ei ole aina tarkka, mutta sen on oltava jäljitettävästi määritetty.

Kysy materiaalin alkuperästä

Alkuperä kertoo, mistä raaka-aine on louhittu tai mistä romu on kerätty, ja se koskee sekä ympäristötietoja että mahdollisia tuontikaan. Yritykset, jotka hankkivat alumiinia EU:n ulkopuolelta, saavat tässä ylimääräisen kerroksen; katso mitä tuotepassi tarkoittaa tuotaessa Euroopan unionin ulkopuolelta. Myös eurooppalaisissa toimittajissa on järkevää sisällyttää alkuperä vakiokysymykseksi tiedonpyynnössä, ei poikkeukseksi.

Kysy prosessin tietoista, joka on passin kannalta olennaista

Koostumuksen ja alkuperän lisäksi passi voi sisältää myös prosessiin liittyvää tietoa, kuten tuotantomenetelmää tai käsittelyä siinä määrin kuin se on olennaista 10 artiklassa mainittujen kestävyyden ominaisuuksien kannalta. Tämän kokoiselle yritykselle on käytännöllisesti katsoen tarkoituksenmukaista esittää tämä kysymys rutiininomaisesti uusille toimittajille, jotta sitä ei tarvitse pyytää myöhemmin, aikapaineen alaisena, uudelleen.

Kysy edelleen ketjun alihankkijoilta

Kun osa alumiinista käsitellään alihankkijan kautta ennen kuin se tulee sinulle, kannattaa tietää, onko alihankkija myös toimittanut tietoja vai pitääkö se toimittaa. Tämä on käsitelty sivulla onko alihankkija, joka käsittelee alumiinia, myös toimittava tietoja. Omaa hallintoa varten on kätevä tietää etukäteen, kuka ketjussa hallitsee mitä tietoja, sen sijaan että se paljastuisi vasta siinä vaiheessa, kun passi on koottava.

Missä käytäntö menee pieleen

Käytännössä tietojen keruu usein juuttuu muutamaan kiinteään pisteeseen.

Yleinen tilanne on, että toimittaja lähettää laskun ja saatelistan, mutta ei materiaalivarmennekirjaa — koska sitä ei ole koskaan sovittu. Yritys havaitsee tämän vasta silloin, kun passi on koottava, ja siihen mennessä toimitus on jo kauan käsitelty yrityksen omassa tuotantoprosessissa.

Toinen tilanne: alumiini tulee erästä, joka on koottu useista erista, joista jokaisella on hieman erilainen seosten koostumus. Toimittaja antaa yhden keskimääräisen luvun ilman ilmoitusta siitä, miten keskiarvo on laskettu. Ostajalle kyseinen luku ei ole enää jäljitettävissä alkuperäisiin eriin.

Myös vaativa tilanne: toimittaja toimittaa osan alumiinista välikäsittelijän kautta, jolla ei itsellään ole lähdetietoja. Kysymys "mistä tämä tarkalleen ottaen tulee" siirtyy osapuolelta osapuolelle ilman, että kukaan pystyy antamaan kattavaa vastausta.

Lisäksi on tilanteita, joissa toimittajalla on pyydetyt tiedot kyllä, mutta hän ei lähetä niitä standardinomaisesti — ne on pyydettävä uudelleen joka kerta, tilauskohtaisesti, mikä vie aikaa ja on altis virheille.

Ja joskus selviää vasta myöhään, että toimittaja ei kykene tai halua toimittaa tietoja rakenteellisesti, esimerkiksi siksi, että oma hallinto ei ole sitä varten järjestetty. Tälle tilanteelle on hyödyllistä tietää mitä tehdä, jos toimittaja ei toimita tietoja.

Mitä voitte dokumentoida

Näiden tilanteiden estämiseksi on käytännöllistä sopia joistakin asioista rakenteellisesti sen sijaan, että ne järjestettäisiin uudelleen jokaisen toimituksen yhteydessä:

• Kiinteä tietojoukko toimitustakohtaisesti: seoskoostumus, kierrätetyn materiaalin osuus, alkuperä ja asiaankuuluvat prosessitiedot, aina samassa muodossa.
• Sopimus ostosopimuksessa siitä, mitkä tiedot toimittaja toimittaa ja missä muodossa. Katso tästä selostus aiheesta sopimukset passiporttidata-toimitusten osalta ostosopimuksessa.
• Kiinteä tarkastus vastaanoton yhteydessä tiedoista, jotta poikkeamat tulevat esiin aikaisin sen sijaan, että ne huomattaisiin vasta pasaporttia koottaessa. Tässä auttaa lähestymistavassa kuvattu menettely kuinka tarkistat toimittajasi tiedot oikeellisuuden osalta.
• Yhteenveto alihankkijoista ja välikäsittelijöistä ketjussa, joissa on merkintä siitä, kuka hallitsee mitä tietoja tai kenen pitäisi toimittaa ne.
• Menettely sekaeristä, jossa määritetään, kuinka keskimääräinen koostumus lasketaan ja mitkä taustalla olevat tiedot säilytetään.
• Vahvistettu lähestymistapa tilanteissa, joissa lähdetiedot puuttuvat, jotta ei tarvitse selvittää joka kerta uudelleen, mitä tällöin on mahdollista; katso myös sivua jos alumiinin alkuperää ei ole mahdollista jäljittää.

Nämä sopimukset on parasta vahvistaa ennen kuin pasaportti on todella koottava. Toimittaja, joka etukäteen tietää, mitä tietoja pyydetään säännöllisesti, voi järjestää oman hallinnon siihen — mikä merkittävästi vähentää viivästymisen tai puuttuvien tietojen riskiä.