Welche Daten muss ich von meinem Aluminiumlieferanten anfordern?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Produktpass entsteht nicht aus dem Nichts. Die darin enthaltenen Daten — Legierungszusammensetzung, Herkunft, Recyclinganteil, Prozessinformationen — müssen irgendwoher kommen, und dieser Ort ist normalerweise der Lieferant. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, dass Akteure in der Lieferkette die Informationen bereitstellen müssen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen. Für ein Unternehmen, das Aluminium einkauft und verarbeitet, bedeutet dies konkrete Erwartungen an die eigenen Lieferanten.

Fordern Sie die Legierungszusammensetzung an

Grundlage jedes Passes ist die Materialzusammensetzung: welche Legierung, welche Zusätze, welche Prozentsätze. Ohne diese Daten ist kein Pass auszufüllen. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass die Einkaufsabteilung nicht nur einen Lieferschein oder eine Rechnung erhält, sondern auch ein Materiallzertifikat oder ein ähnliches Dokument, in dem die Legierung nachvollziehbar dokumentiert ist. Dies sollte Standardbestandteil jeder Lieferung sein, nicht etwas, das nachträglich angefordert wird.

Fordern Sie den Anteil an recyceltem Material an

Artikel 10 der ESPR beschreibt, dass das digitale Produktpass Informationen enthalten muss, unter anderem über die Nachhaltigkeitsmerkmale des Produkts — wobei der Anteil an recyceltem Material eine wichtige Rolle spielt. Ein Lieferant, der Aluminium liefert, das teilweise aus Schrott besteht, sollte in der Lage sein, diesen Anteil zu belegen. Für Unternehmen, die mit gemischten Chargen arbeiten, ist dies oft der schwierigste Punkt: der Prozentsatz ist nicht immer exakt, muss aber auf nachvollziehbare Weise ermittelt worden sein.

Fordern Sie die Herkunft des Materials an

Die Herkunft gibt Aufschluss darüber, wo der Rohstoff gewonnen oder wo der Schrott gesammelt wurde, und dies betrifft sowohl die Umweltdaten als auch mögliche Einfuhrpflichten. Unternehmen, die Aluminium von außerhalb der EU beziehen, haben hier eine zusätzliche Ebene; siehe was der Produktpass bei der Einfuhr von außerhalb der Europäischen Union bedeutet. Auch bei europäischen Lieferanten ist es ratsam, die Herkunft als feste Frage in die Anfrage aufzunehmen, nicht als Ausnahme.

Fordern Sie Prozessinformationen an, die für den Pass relevant sind

Neben Zusammensetzung und Herkunft kann der Pass auch prozessgebundene Informationen enthalten, wie die Produktions- oder Bearbeitungsweise, soweit diese für die Nachhaltigkeitsmerkmale relevant sind, die Artikel 10 nennt. Für ein Unternehmen dieser Größe ist es praktisch, diese Frage standardmäßig bei neuen Lieferanten zu stellen, um sie später, unter Zeitdruck, nicht erneut anfordern zu müssen.

Fragen Sie bei Unterauftragnehmern in der Kette nach

Wenn ein Teil des Aluminiums von einem Unterauftragnehmer bearbeitet wird, bevor es bei Ihnen ankommt, lohnt es sich zu wissen, ob dieser Unterauftragnehmer ebenfalls Daten bereitgestellt hat oder bereitstellen muss. Dies wird auf der Seite über ob ein Unterauftragnehmer, der Aluminium bearbeitet, auch Daten bereitstellen muss, ausführlich dargestellt. Für die eigene Verwaltung ist es sinnvoll, vorher zu wissen, wer in der Kette welche Informationen verwaltet, anstatt dies erst dann zu entdecken, wenn der Pass zusammengestellt werden muss.

Wo es in der Praxis schiefgeht

In der Praxis scheitert die Datenanforderung oft an ein paar festen Punkten.

Eine häufige Situation ist, dass der Lieferant zwar eine Rechnung und einen Lieferschein sendet, aber kein Materiallzertifikat — weil das nie abgesprochen wurde. Das Unternehmen entdeckt dies erst, wenn der Pass zusammengestellt werden muss, und dann ist die Lieferung längst im eigenen Produktionsprozess verarbeitet.

Eine andere Situation: Das Aluminium stammt aus einer Charge, die aus mehreren Losen zusammengesetzt ist, jede mit einer etwas anderen Legierungszusammensetzung. Der Lieferant gibt eine durchschnittliche Zahl an, ohne anzugeben, wie dieser Durchschnitt berechnet wurde. Für den Einkäufer ist diese Ziffer dann nicht mehr auf die ursprünglichen Lose zurückzuführen.

Auch schwierig: Ein Lieferant bezieht einen Teil des Aluminiums über einen Zwischenhändler, der selbst nicht über die Ausgangsdaten verfügt. Die Frage "woher kommt das genau" wird dann von Partei zu Partei weitergegeben, ohne dass jemand eine vollständige Antwort geben kann.

Außerdem kommt es vor, dass ein Lieferant die angeforderten Daten zwar hat, sie aber nicht standardmäßig mitsendet — sie müssen jedes Mal erneut angefordert werden, pro Bestellung, was Zeit kostet und fehleranfällig ist.

Und manchmal wird erst spät klar, dass ein Lieferant die Daten strukturell nicht liefern kann oder will, beispielsweise weil die eigene Verwaltung dafür nicht eingerichtet ist. Für diese Situation ist es sinnvoll zu wissen was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Daten nicht liefert.

Was Sie bereits festhalten können

Um diese Situationen zu vermeiden, ist es praktisch, eine Reihe von Dingen strukturell festzuhalten, anstatt sie bei jeder Lieferung neu zu regeln:

• Ein fester Datensatz pro Lieferung: Legierungszusammensetzung, Anteil recycelten Materials, Herkunft und relevante Prozessinformationen, jeweils im gleichen Format.
• Eine Absprache im Kaufvertrag über welche Daten der Lieferant mitliefert und in welcher Form. Siehe dazu die Erläuterung zu Absprachen über die Lieferung von Passdaten im Kaufvertrag.
• Eine regelmäßige Kontrolle bei Wareneingang der Daten, damit Abweichungen frühzeitig auffallen statt erst bei der Zusammenstellung des Produktpasses. Das Verfahren hierzu wird unter beschrieben wie Sie die Daten Ihres Lieferanten auf Richtigkeit überprüfen.
• Ein Überblick über Unterauftragnehmer und Zwischenhändler in der Lieferkette, mit einer Vermerkung, wer welche Daten verwaltet oder bereitstellen sollte.
• Ein Verfahren für Mischchargen, in dem festgelegt ist, wie eine durchschnittliche Zusammensetzung berechnet wird und welche zugrunde liegenden Daten dabei beibehalten werden.
• Ein festgelegtes Verfahren für den Fall, dass Quelldaten fehlen, damit nicht jedes Mal aufs Neue geklärt werden muss, was dann möglich ist; siehe auch die Seite über was zu tun ist wenn die Herkunft des Aluminiums nicht nachverfolgbar ist.

Diese Vereinbarungen lassen sich am besten festhalten, bevor der Produktpass tatsächlich zusammengestellt werden muss. Ein Lieferant, der vorab weiß, welche Daten standardmäßig angefordert werden, kann seine eigene Verwaltung darauf ausrichten — was die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen oder fehlenden Informationen erheblich verringert.