Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een productpaspoort komt niet uit het niets. De gegevens erin — legering, herkomst, samenstelling, recyclingpercentage — moeten ergens vandaan komen, en in de meeste gevallen is dat van de partij die het aluminium levert of bewerkt. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt eisen op aan actoren in de toeleveringsketen, en artikel 27 beschrijft de verplichtingen van de fabrikant die het paspoort uiteindelijk moet samenstellen en dragen. Wie ertussen zit — inkoper, verwerker, assembleur — krijgt daarmee twee kanten van dezelfde verplichting: gegevens opvragen bij de een, gegevens doorgeven aan de ander.

Gegevens opvragen bij uw leverancier

Een bedrijf dat aluminium halffabricaten inkoopt, doet dat in de praktijk vaak bij een handvol vaste leveranciers. Voor elk van die relaties geldt dat de gegevens die nodig zijn voor het paspoort er niet automatisch zijn — ze moeten gevraagd worden, het liefst voordat een order geplaatst wordt en niet pas als het paspoort al af moet zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit meestal dat één persoon (inkoop, kwaliteit, of een combinatie) dit als vaste taak op zich neemt, met een vaste lijst van wat er gevraagd wordt. Welke gegevens dat precies zijn, staat beschreven op de pagina over gegevens die u bij uw leverancier van aluminium opvraagt.

Vastleggen wat er geleverd wordt

Een mondelinge toezegging dat "de gegevens er wel komen" is in de praktijk geen basis om op te bouwen. Wat wél werkt, is de levering van paspoortgegevens als onderdeel van het inkoopcontract vastleggen — inclusief wat er geleverd wordt, in welke vorm, en wanneer. Hoe dat concreet in een contract terugkomt, staat op de pagina over afspraken in uw inkoopcontract.

Doorgeven aan de volgende partij in de keten

Wie aluminium doorverwerkt of doorlevert, zit vaak zelf ook aan de andere kant: hij is voor zijn eigen afnemer de partij die gegevens moet aanleveren. Dat maakt de verplichting dubbel voelbaar — een bedrijf is zowel vragende als leverende partij, vaak in dezelfde week. Wat er met een paspoort gebeurt zodra het materiaal een bewerkingsstap doorloopt, staat beschreven op de pagina over het paspoort bij doorverwerking.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier reageert niet. Een verzoek om gegevens verdwijnt in een mailbox, of wordt afgedaan met "dat regelen we later wel". Zonder een vastgelegde afspraak over levertermijn is er weinig houvast om op terug te vallen.

De leverancier levert, maar te laat. De order is al geproduceerd en verscheept voordat de gegevens binnen zijn. Het paspoort komt dan achteraf tot stand, wat voor de planning van het eigen bedrijf lastig is als het paspoort al bij aflevering aanwezig moet zijn.

De leverancier levert onvolledige gegevens. Een samenstelling zonder herkomstverklaring, of een recyclingpercentage zonder onderliggende berekening. Dit wordt vaak pas ontdekt bij het samenstellen van het paspoort zelf, als het te laat is om nog aanvullende informatie op te vragen zonder de levering te vertragen.

Meerdere leveranciers voor dezelfde legering, met tegenstrijdige gegevens. Een bedrijf dat bij twee smelters inkoopt om leveringszekerheid te hebben, ontdekt dat de opgegeven samenstelling niet precies overeenkomt. Hoe daarmee wordt omgegaan binnen één paspoort, staat op de pagina over het verwerken van gegevens van meerdere leveranciers voor dezelfde legering.

De leverancier zit buiten de EU en kent de verplichting niet. Een importeur die aluminium van buiten de Unie haalt, merkt dat de leverancier de vraag om paspoortgegevens niet herkent, omdat de ESPR voor hem geen directe verplichting is. Wat dit betekent voor wie invoert, staat op de pagina over invoer van buiten de Europese Unie.

Wat u kunt vastleggen

Als een leverancier niet levert, is de eerste vraag altijd: wat was er precies afgesproken, en is dat ergens terug te vinden? Een aantal dingen helpt om die vraag te kunnen beantwoorden voordat het probleem zich voordoet:

• Een gegevensverzoek op schrift, met een omschrijving van welke gegevens precies nodig zijn en waarvoor ze gebruikt worden. Een vaste checklist voorkomt dat dit per order opnieuw wordt uitgevonden.
• Een contractbepaling over levering van paspoortgegevens, met een moment waarop de gegevens uiterlijk binnen moeten zijn — bijvoorbeeld gekoppeld aan de levering van het materiaal zelf, niet aan een los moment daarna.
• Een ontvangstregistratie, zodat van elke levering vastligt welke gegevens wél en welke niet zijn binnengekomen. Dit is ook het startpunt voor de controle die hoort bij het nagaan of de gegevens van de leverancier kloppen.
• Een vaste procedure voor wat te doen bij uitblijven van gegevens: wie volgt op, na welke periode, en met welke escalatie. Ook als er geen vaste juridische stok achter de deur is vastgelegd, voorkomt een interne procedure dat een ontbrekende levering onopgemerkt blijft liggen.
• Een dossier per legering of materiaalstroom, waarin is vastgelegd welke leverancier welke gegevens heeft aangeleverd. Dit is vooral relevant bij materiaal dat niet uit een enkelvoudige, herleidbare bron komt — zie ook de aanpak die wordt beschreven op de pagina over gegevens bij mengpartijen.
• Een aantekening bij onbekende herkomst. Als een leverancier de herkomst van het materiaal zelf niet kan aantonen, is het vastleggen van dat gegeven — wie het zei, wanneer, en met welke onderbouwing (of het ontbreken daarvan) — al een stap. Wat er te doen is als herkomst niet te achterhalen blijkt, staat op de pagina over het ontbreken van toegang tot brongegevens.

Een sjabloon voor een gegevensverzoek of een contractbepaling scheelt vooral tijd bij herhaling: dezelfde vraag hoeft niet elke keer opnieuw geformuleerd te worden, en bij een nieuwe leverancier ligt de lat voor wat er verwacht wordt meteen vast. Wie op dit moment nog aan het uitzoeken is of de verplichting hem eigenlijk raakt, vindt een eerste ingang op de pagina over wanneer het productpaspoort geldt voor aluminium.