Wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest?

Passsportdaten als Lieferbedingung erfassen

Sie erfassen die Lieferung von Passsportdaten, indem Sie diese als separate, explizite Bedingung in den Kaufvertrag aufnehmen — nicht als Nebensatz in den Qualitätsabsprachen, sondern als eigene Bestimmung mit einem eigenen Lieferzeitpunkt. In der Praxis bedeutet dies, dass Sie vereinbaren, welche Daten der Lieferant bereitstellt, in welchem Format, zu welchem Zeitpunkt (bei Lieferung des Produkts, nicht nachträglich), und was geschieht, wenn Daten fehlen oder sich als fehlerhaft erweisen. Ein Aluminium-Halbzeug ohne die zugehörigen Passsportdaten ist für Sie praktisch unbrauchbar, sobald die Verpflichtung für Ihre Produktgruppe gilt, und Sie legen dieses Risiko daher nicht stillschweigend bei sich selbst ab, sondern explizit bei der Partei, die die Daten am besten kennt: dem Hersteller oder Importeur weiter oben in der Kette.

Für wen dies relevant ist und für was nicht

Dies ist relevant für alle, die Aluminium-Halbzeuge von einem Hersteller oder Importeur kaufen und diese Daten benötigen, um selbst eine Passportverpflichtung zu erfüllen — denken Sie an Profilextrusierer, Gießereien und Hersteller von Verpackungsaluminium, die das Material weiterverarbeiten oder weiterverkaufen. Es geht hier speziell um die vertragliche Regelung zwischen kaufender und liefernder Partei, nicht um den Inhalt des Passes selbst oder um die Art und Weise, wie alupas.eu die Daten verarbeitet und hosted. Es geht auch nicht um die Frage, ob ein bestimmtes Produkt unter die ESPR-Verpflichtung fällt: das wird pro Produktgruppe separat durch eine delegierte Handlung bestimmt, und die vertraglichen Absprachen, die hier erörtert werden, sind erst relevant, sobald diese Verpflichtung für die betreffende Produktgruppe gilt.

Die Verpflichtung gilt ab Inkrafttreten der delegierten Handlung

Ein festes Datum steht noch nicht fest. Die ESPR selbst (Verordnung (EU) 2024/1781) ist die Rahmenverordnung; die konkrete Verpflichtung für Aluminium-Halbzeuge entsteht erst mit einer produktspezifischen delegierten Handlung, und diese ist für diese Produktgruppe noch nicht veröffentlicht. Was jedoch feststeht, ist, dass die Verordnung bereits jetzt regelt, welche Rolle Akteure in der Lieferkette und Importeure haben, sobald eine solche Handlung in Kraft tritt (Artikel 38 und Artikel 29 ESPR). Bis die delegierte Handlung veröffentlicht ist, gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, Passsportdaten zu liefern — aber nichts hindert eine kaufende Partei daran, die vertragliche Grundlage dafür bereits jetzt zu schaffen, damit die Bereitstellung reibungslos abläuft, sobald die Verpflichtung gilt.

So nehmen Sie dies Schritt für Schritt auf

Beginnen Sie mit der Benennung der Daten, die der Lieferant bereitstellen muss, und verweisen Sie dabei auf die Quelle statt auf eine feste Liste — der genaue Datensatz folgt nämlich aus der delegierten Handlung für die Produktgruppe, und dieser kann sich nach Vertragsabschluss noch ändern. Nehmen Sie anschließend auf, wann die Bereitstellung erfolgt: gekoppelt an die physische Lieferung des Produkts ist für die meisten Einkaufsbeziehungen der praktikabelste Zeitpunkt. Beschreiben Sie dann, in welchem Format die Daten bereitgestellt werden, damit diese ohne manuelle Bearbeitung in das Passsport übernommen werden können — dies vermeidet Verzögerungen und Fehler bei der Zusammenstellung. Vereinbaren Sie auch, was bei einer Änderung der Zusammensetzung oder Herkunft des Materials geschieht, da dies die Passsportdaten beeinflussen kann. Nehmen Sie schließlich eine Bestimmung über die Folgen fehlender oder fehlerhafter Daten auf: wer korrigiert, unter welcher Vereinbarung, und ob dies Auswirkungen auf die Lieferung oder die Bezahlung hat. Diese letzten beiden Punkte unterliegen kommerziellen Verhandlungen zwischen den Parteien und ergeben sich nicht unmittelbar aus der Verordnung.

Die Rechtsgrundlage: Artikel 38 und 29 ESPR

Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, dass Akteure in der Lieferkette die Informationen bereitstellen müssen, die erforderlich sind, um die Passmeldepflichten zu erfüllen, was die Grundlage für die vertragliche Festlegung der Datenlieferung zwischen Lieferant und Käufer bildet. Artikel 29 regelt die Verpflichtungen von Importeuren, unter anderem bezüglich der Überprüfung, ob die Passmeldeanforderungen erfüllt sind, bevor ein Produkt auf den Markt gebracht wird — relevant für diejenigen, die Aluminium-Halbzeuge von außerhalb der EU beziehen und selbst als Importeur tätig sind. Beide Artikel geben den rechtlichen Hintergrund dafür an, warum eine vertragliche Vereinbarung über die Datenlieferung erforderlich ist, ohne selbst ein Format oder eine Frist vorzuschreiben; diese werden durch die noch zu veröffentlichende delegierte Handlung ausgefüllt.

Wer jetzt bereits Kaufverträge aufstellt oder überarbeitet, kann die Bestimmung über Passmeldedaten bereits aufnehmen, indem er auf die anwendbare delegierte Handlung verweist, anstatt auf eine feste Datenliste zu verweisen, damit der Vertrag automatisch angepasst wird, sobald diese Handlung veröffentlicht wird — und die Bereitstellung von Daten an alupas.eu ab diesem Zeitpunkt ohne Streitereien innerhalb der bestehenden Lieferungsbeziehung erfolgen kann.

Worauf dies beruht

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen bei jeder Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Daten rechtzeitig und vollständig bereitstellen

Ein Einkaufsvertrag für Aluminium-Halbzeuge legt fest, dass der Lieferant die Daten für das Produktpass bereitstellt, und nicht erst, wenn das Produkt bereits unterwegs ist. Die ESPR baut die Verpflichtungen entlang der gesamten Lieferkette auf: Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt, was von Akteuren in dieser Kette erwartet wird, wenn es um die Bereitstellung von Informationen geht. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass der Vertrag ein Lieferdatum oder einen Lieferzeitpunkt an die Daten koppelt, beispielsweise gleichzeitig mit der Sendung oder vor der Rechnungsstellung. Ohne diese Kopplung ist die Bereitstellung oft losgelöst von der Bestellung, und die Frage "wo bleiben die Daten" stellt sich erst, wenn das Produkt bereits im Lager liegt. Welche Daten das genau sind, wird auf der Seite über beschrieben welche Daten Sie bei Ihrem Lieferanten von Aluminium anfordern.

Richtigkeit der bereitgestellten Daten

Der Vertrag kann festlegen, dass der Lieferant für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten haftet, beispielsweise Legierungszusammensetzung, Herkunft und Recyclinganteil. Für ein kleineres oder mittleres Unternehmen ist dies oft der Punkt, an dem man davon ausgeht, dass "der Lieferant es schon richtig ausgefüllt haben wird" — eine Annahme, die nicht unbedingt zutrifft. Eine Gewährleistungsbestimmung im Vertrag macht dies ausdrücklich, und die Seite über wie Sie überprüfen, ob die Daten Ihres Lieferanten korrekt sind beschreibt, woraus eine solche Überprüfung praktisch bestehen kann.

Weitergabe von Änderungen

Legierungen und Produktionsprozesse ändern sich, und damit auch die zugrunde liegenden Daten. Ein Vertrag, der nur die erste Lieferung regelt, vermisst oft die Absprache darüber, was bei einer Änderung der Zusammensetzung oder des Produktionsprozesses bei einer späteren Bestellung geschieht. Für Unternehmen, die bei wiederholten Bestellungen mit festen Legierungscodes arbeiten, ist eine Meldepflicht bei Änderungen eine praktische Ergänzung, damit der Produktpass nicht stillschweigend veraltet.

Haftung bei der Einfuhr von außerhalb der EU

Wer Aluminium von außerhalb der EU einkauft, muss sich auf eine andere Rollenverteilung einstellen: Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren. Bei einem Einkaufsvertrag mit einem Lieferanten außerhalb der EU bedeutet dies, dass der Importeur selbst eine größere Rolle bei der Vervollständigung des Produktpasses übernimmt und der Vertrag darauf ausgerichtet werden kann. Was dies in der Praxis des Imports bedeutet, ist auf der Seite über was das Produktpasse für den Import von Aluminium von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Weitergabe von Daten bei Weiterverkauf oder Weiterverarbeitung

Ein Vertrag regelt nicht nur den Datenfluss, sondern auch, was mit diesen Daten geschieht, sobald das Aluminium weiterverarbeitet oder weiterverkauft wird. Für Produktionsbetriebe, die Profile oder Gussteile weiter bearbeiten, wird dies häufig übersehen: Die Daten kommen herein, aber es gibt keine Absprache darüber, wie sie in den nächsten Pass übernommen werden. Die Seite über was mit dem Produktpass bei der Weiterverarbeitung geschieht geht hier näher darauf ein.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt regelmäßig bei Unternehmen auf, die Einkaufsverträge für Aluminium aufstellen oder überprüfen:

Die Einkaufsbedingungen wurden vor Jahren aufgestellt und befassen sich mit Qualität, Lieferzeit und Preis, enthalten aber kein Wort über Daten oder Passdaten. Bei der ersten Bestellung nach Einführung der Verpflichtung fehlt dann eine vertragliche Grundlage, um etwas zu fragen.
Es wird mit mehreren Lieferanten für die gleiche Legierung zusammengearbeitet, ohne dass vorher festgelegt wurde, wer welchen Teil der Daten liefert. Dies ergibt bei der Zusammenstellung des Passes ein Puzzle, das im Nachhinein schwer zu lösen ist; die Seite über wie Sie Daten von mehreren Lieferanten für die gleiche Legierung in einem Pass verarbeiten beschreibt, wo dies zu Schwierigkeiten führt.
Ein Unterauftragnehmer führt einen Bearbeitungsschritt durch (beispielsweise Eloxieren oder eine Oberflächenbehandlung), ohne dass im Vertrag mit diesem Unterauftragnehmer etwas über die Datenlieferung geregelt ist. Der Hauptvertrag mit dem eigenen Kunden regelt die Passdaten zwar, aber die Verbindung dazwischen fehlt. Siehe dazu die Seite über ob ein Unterauftragnehmer, der für Sie Aluminium verarbeitet, auch Daten liefern muss.
Der Vertrag enthält eine Lieferpflicht für Daten, aber keine Sanktion oder weiteren Maßnahmen, falls der Lieferant nicht liefert. In der Praxis zeigt sich, dass eine Lieferpflicht ohne Folgen häufig Makulatur bleibt.
Bei Aluminium, das (teilweise) aus Schrott zusammengesetzt ist, wird im Vertrag davon ausgegangen, dass die Herkunft „einfach bekannt wie Sie die Daten bestimmen, wenn Ihr Aluminium aus gemischtem Schrott stammt geht hier näher darauf ein.

Was Sie bereits festhalten können

In einem Kaufvertrag oder den zugehörigen Kaufbedingungen können mehrere Bestandteile konkret aufgenommen werden:

Eine Bestimmung, die die Lieferung von Passdaten an einen Moment im Kaufprozess koppelt (beispielsweise zusammen mit der Sendung oder vor der Rechnungsstellung).
Eine Beschreibung, welche Daten genau erwartet werden, gegebenenfalls mit Verweis auf ein standardisiertes Lieferformat oder eine Vorlage.
Eine Garantiebestimmung über die Richtigkeit der gelieferten Daten.
Eine Meldepflicht bei Änderung der Legierung, Zusammensetzung oder des Produktionsprozesses bei Folgebestellungen.
Eine Bestimmung darüber, was geschieht, wenn der Lieferant nicht oder unvollständig liefert; was dabei zu beachten ist, finden Sie auf der Seite über was Sie tun können, wenn Ihr Lieferant die Daten nicht liefert.
Bei Einkauf über einen Unterauftragnehmer: eine separate Bestimmung in dieser spezifischen Vereinbarung, statt sich auf die Hauptvereinbarung mit dem Endkunden zu verlassen.
Bei fehlenden Herkunftsinformationen: eine Absprache darüber, wie damit umgegangen wird, in Übereinstimmung mit dem, was auf der Seite über was Sie tun, wenn Sie die Herkunft Ihres Aluminiums nicht ermitteln können.

beschrieben ist. Ob und ab welchem Zeitpunkt diese Absprachen eine gesetzliche Verpflichtung erfüllen, hängt von der delegierten Handlung ab, die für Aluminium noch veröffentlicht werden muss. Die Seite über wann der Produktpass für Aluminium verpflichtend wird, führt diesen Termin auf, und die Seite über ob das digitale Produktpassport für Ihr Aluminium gilt beschreibt, für welche Produkte dies voraussichtlich relevant wird. Schon vor diesem Termin eine vertragliche Grundlage zu schaffen, stellt zumindest sicher, dass die Datenlieferung nicht als Überraschung kommt, wenn die Verpflichtung tatsächlich in Kraft tritt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, auf der diese Plattform beruht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall zu Ihrer eigenen Situation konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Verfasst mit KI auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen geprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es uns mit — Korrektionen haben Vorrang.