Det misstag som förekommer oftast
Företag som vill ordna digitalt produktpass för aluminium tänker vanligtvis först på tekniken: vilken koppling, vilken QR-kod, vilket system. Avtalen med programvaruleverantören handlar då främst om anslutning och leverans. Det som strukturellt glöms bort är vem som är ansvarig när passet väl är online: vem uppdaterar det om en legering, en leverantör eller en produktionsprocess ändras, vem är ansvarig om QR-koden inte längre fungerar, och vad händer med uppgifterna om du byter leverantör eller om leverantören slutar.
Detta misstag märks ofta först efter ett par år, när passet måste vara online i tio år och de ursprungliga avtalen bara gällde leveransfasen. Ett kontrakt som slutar vid "idrifttagning" lämnar exakt den delen onämnd som varar längst.
Varför detta är särskilt aktuellt för produktpasset
Med vanlig företagsprogramvara är ett kontrakt som efter leverans huvudsakligen handlar om underhål vanligtvis tillräckligt, eftersom konsekvenserna av ett fel stannar internt. Med produktpasset är det annorlunda: passet är avsett att visa information externt, via QR-koden, till mottagare, tillsynsmyndigheter och aktörer längre fram i kedjan. Om uppgifterna är föråldrade eller länken inte längre fungerar, är det synligt utanför din egen organisation.
Därtill kommer löptiden. Ett pass görs inte för en säsong utan för hela livslängden på aluminiumdelen, med en bevarandetid som i praktiken anges som tio år. En programvaruleverantör som efter två år väljer en annan plattform, blir överköpt eller slutar med en produktlinje, lämnar dig då med ett pass som inte längre kan uppdateras, medan skyldigheten att uppdatera det inte försvinner av sig själv. Mer om hur sådan koppling fungerar i praktiken och vilka uppgifter som är relevanta läser du i förklaringen om var uppgifterna kommer ifrån.
Vad som ofta saknas i praktiken
Tre delar saknas anmärkningsvärt ofta i kontrakt som vi stöter på. För det första: vem får och måste ändra uppgifterna om något förändras vid produkten, och inom vilken tid det sker. För det andra: vad som händer med redan publicerade pass om samarbetet med leverantören slutar, till exempel om QR-koderna fortsätter att fungera och var data då finns. För det tredje: vem som är ansvarig om en tillsynsmyndighet ställer frågor om felaktig eller föråldrad information i passet, och om det drabbar tillverkaren, leverantören eller båda.
Detta är inte tekniska detaljer utan avtal om ansvar, och de hör hemma i kontraktet själv, inte i en bilaga som ingen läser längre när systemet är i drift.
Överensstämmelsen med befintliga regler
Detta misstag står inte isolerat. Uppgifter i ett produktpass kan röra personuppgifter, till exempel kontaktuppgifter för en ansvarig vid tillverkaren, och då gäller de vanliga GDPR-reglerna om bevarandetid och säkerhet fullt ut vid sidan av kraven på passet. Befintliga regler om produktsäkerhet och ansvar för felaktig produktinformation förblir också gällande; produktpasset kommer ovanpå det, inte i stället för det. Hur vi hanterar säkerheten för uppgifterna förklaras på sidan om integritet och datasäkerhet.
Så undviker du detta
Kärnan är enkel att formulera, även om genomförandet skiljer sig åt mellan företag: fastställ vem som håller uppgifterna uppdaterade, hur länge leverantören håller passet tillgängligt, och vad som händer när man byter till en annan part. Fråga då explicit om en exitreglering: kan ni ta med er uppgifterna och QR-koderna om ni beslutar er för att byta, eller är ni då beroende av den avgående leverantörens välvilja.
Eftersom varje företag har en annan position i kedjan skiljer sig också de avtal som är nödvändiga. En översikt över de frågor som spelar in i varje situation finns i kunskapsbanken med ämnen per situation. För den juridiska sidan av ett avtal, såsom ansvar och garantier, är det lämpligt att låta en jurist titta på det; vi kan inte fatta det beslutet för er.
Vet var ni står
Vill ni först få en indikation innan ni för samtalet med er programvarulevantör? Med den kostnadsfria snabbscanningen av ett par frågor ser ni snabbt vilka delar som är relevanta för ert företag och vilka frågor ni bäst kan förbereda er på.