L'erreur qui revient le plus souvent
Les entreprises qui souhaitent mettre en place le passeport produit numérique pour l'aluminium pensent généralement d'abord à l'aspect technique : quel couplage, quel code QR, quel système. Les accords avec le fournisseur de logiciels portent alors surtout sur la connexion et la livraison. Ce qui est structurellement oublié, c'est qui est responsable une fois que le passeport est en ligne : qui le met à jour si un alliage, un fournisseur ou un processus de production change, qui est responsable si le code QR ne fonctionne plus, et qu'advient-il des données si vous changez de fournisseur ou si le fournisseur arrête.
Cette erreur ne se manifeste souvent qu'après quelques années, quand le passeport doit rester en ligne pendant dix ans et que les accords initiaux ne portaient que sur la phase de mise en service. Un contrat qui s'arrête à la « mise en ligne » omet précisément la partie qui dure le plus longtemps.
Pourquoi cela s'applique spécifiquement au passeport produit
Pour les logiciels métier ordinaires, un contrat qui porte principalement sur la maintenance après la livraison est généralement suffisant, car les conséquences d'une défaillance restent en interne. Pour le passeport produit, c'est différent : le passeport est destiné à montrer les informations en externe, via le code QR, aux clients, aux autorités de contrôle et aux transformateurs plus loin dans la chaîne. Si les données sont obsolètes ou si le lien ne fonctionne plus, cela est visible en dehors de votre propre organisation.
Il y a aussi la durée. Un passeport n'est pas créé pour une saison, mais pour toute la durée de vie de la pièce en aluminium, avec une période de conservation qui est généralement mentionnée comme dix ans en pratique. Un fournisseur de logiciels qui choisit une autre plateforme après deux ans, subit une prise de contrôle ou arrête une gamme de produits, vous laisse alors avec un passeport qui ne peut plus être mis à jour, tandis que l'obligation de le maintenir ne disparaît pas d'elle-même. Pour en savoir plus sur le fonctionnement pratique d'un tel couplage et les données concernées, consultez l'explication sur d'où proviennent les données.
Ce qui manque souvent en pratique
Trois éléments manquent notablement souvent dans les contrats que nous rencontrons. Premièrement : qui peut et doit modifier les données si quelque chose change dans le produit, et dans quel délai cela se fait. Deuxièmement : ce qui se passe avec les passeports déjà publiés si la collaboration avec le fournisseur s'arrête, par exemple si les codes QR continuent à fonctionner et où les données se trouvent alors. Troisièmement : qui est responsable si une autorité de contrôle pose des questions sur des informations incorrectes ou obsolètes dans le passeport, et si cela concerne le fabricant, le fournisseur ou les deux.
Ce ne sont pas des détails techniques mais des accords sur la responsabilité, et ils doivent figurer dans le contrat lui-même, et non dans une annexe que personne ne relit une fois que le système fonctionne.
L'interaction avec les règles existantes
Cette erreur n'existe pas en isolation. Les données d'un passeport produit peuvent concerner des données personnelles, par exemple les coordonnées d'une personne responsable chez le fabricant, et les règles ordinaires du RGPD concernant la période de conservation et la sécurité s'appliquent alors intégralement à côté des exigences relatives au passeport. Les règles existantes sur la sécurité des produits et la responsabilité en cas d'informations produit incorrectes restent également pleinement applicables ; le passeport produit s'ajoute à celles-ci, il ne les remplace pas. La façon dont nous traitons la sécurité des données est expliquée sur la page sur la vie privée et la protection des données.
Comment éviter ce problème
Le cœur du problème est simple à formuler, même si la mise en œuvre varie selon l'entreprise : définissez qui tient à jour les données, pendant combien de temps le fournisseur rend le passeport accessible, et ce qui se passe en cas de changement de prestataire. Posez explicitement la question d'une clause de sortie : pouvez-vous emporter les données et les codes QR si vous décidez de changer, ou êtes-vous alors dépendant de la bonne volonté du fournisseur qui s'en va.
Comme chaque entreprise occupe une position différente dans la chaîne, les accords nécessaires varient également. Vous trouverez une vue d'ensemble des questions qui se posent selon chaque situation dans la base de connaissances avec des sujets par situation. Pour l'aspect juridique d'un contrat, comme la responsabilité et les garanties, il est judicieux de faire relire le document par un juriste ; nous ne pouvons pas prendre cette décision à votre place.
Savoir où vous en êtes
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