El error que se repite con más frecuencia
Las empresas que desean regular el pasaporte de producto digital para aluminio suelen pensar primero en la técnica: qué acoplamiento, qué código QR, qué sistema. Los acuerdos con el proveedor de software se centran entonces principalmente en la conexión y la entrega. Lo que se olvida estructuralmente es quién es responsable una vez que el pasaporte está en línea: quién lo actualiza si cambia una aleación, un proveedor o un proceso de producción, quién es responsable si el código QR ya no funciona, y qué ocurre con los datos si cambia de proveedor o si el proveedor cesa.
Este error suele detectarse solo después de unos años, cuando el pasaporte ya debe estar en línea durante diez años y los acuerdos originales se referían únicamente a la fase de entrega. Un contrato que termina en "puesta en marcha" deja precisamente sin especificar la parte que durará más tiempo.
Por qué esto juega un papel específico en el pasaporte de producto
En el software empresarial ordinario, un contrato que tras la entrega se centra principalmente en el mantenimiento suele ser suficiente, porque las consecuencias de una avería permanecen internas. Con el pasaporte de producto es diferente: el pasaporte está diseñado para mostrar información externamente, a través del código QR, a clientes, autoridades de control y procesadores más adelante en la cadena. Si los datos están desactualizados o el enlace ya no funciona, es visible fuera de su propia organización.
Además está el período de vigencia. Un pasaporte no se crea para una temporada, sino para toda la vida útil de la pieza de aluminio, con un período de retención que en la práctica se menciona como diez años. Un proveedor de software que después de dos años elige otra plataforma, experimenta una adquisición o deja de lado una línea de productos, lo deja entonces con un pasaporte que ya no se puede actualizar, mientras que la obligación de mantenerlo actualizado no desaparece automáticamente. Más información sobre cómo funciona ese acoplamiento en la práctica y qué datos están involucrados, lo puede leer en la explicación sobre de dónde provienen los datos.
Lo que suele faltar en la práctica
Tres elementos faltan notablemente a menudo en los contratos que encontramos. Primero: quién puede y debe ajustar los datos si algo cambia en el producto, y dentro de qué período se realiza. Segundo: qué ocurre con los pasaportes ya publicados si la cooperación con el proveedor finaliza, por ejemplo si los códigos QR siguen funcionando y dónde están entonces los datos. Tercero: quién es responsable si una autoridad de control hace preguntas sobre información incorrecta u obsoleta en el pasaporte, y si eso afecta al fabricante, al proveedor o a ambos.
Estos no son detalles técnicos sino acuerdos sobre responsabilidad, y deben estar en el contrato mismo, no en un anexo que nadie lee una vez que el sistema está en funcionamiento.
La confluencia con las reglas existentes
Este error no es aislado. Los datos en un pasaporte de producto pueden afectar datos personales, por ejemplo información de contacto de una persona responsable en el fabricante, y entonces se aplican íntegramente las reglas ordinarias del RGPD sobre período de retención y seguridad junto a los requisitos del pasaporte. Las reglas existentes sobre seguridad de los productos y responsabilidad por información de productos incorrecta también siguen siendo válidas; el pasaporte de producto se suma a ellas, no las reemplaza. Cómo tratamos la seguridad de los datos se explica en la página sobre privacidad y protección de datos.
Cómo evitar esto
La esencia es simple de formular, aunque su ejecución es diferente para cada empresa: determine quién actualiza los datos, cuánto tiempo el proveedor mantiene el pasaporte accesible, y qué ocurre en caso de cambio a otra parte. Solicite explícitamente una cláusula de salida: ¿puede llevarse los datos y los códigos QR si decide cambiar de proveedor, o dependerá entonces de la voluntad del proveedor que se va?
Dado que cada empresa tiene una posición diferente en la cadena, también varían los acuerdos necesarios. Un resumen de las preguntas relevantes en cada situación se encuentra en la base de conocimientos con temas por situación. Para el aspecto jurídico de un contrato, como responsabilidad civil y garantías, es recomendable que un abogado lo revise; nosotros no podemos tomar esa decisión por usted.
Saber dónde se encuentra
¿Desea una indicación preliminar antes de hablar con su proveedor de software? Con el escaneo rápido gratuito de algunas preguntas verá rápidamente qué elementos son relevantes para su empresa y qué preguntas puede preparar mejor.