Den fejl, der hyppigst dukker op
Virksomheder, der ønsker at implementere det digitale produktpaspor for aluminium, tænker som regel først på teknikken: hvilken integration, hvilken QR-kode, hvilket system. Aftaler med softwareleverandøren handler da især om tilslutning og levering. Det, der strukturelt bliver glemt, er hvem der er ansvarlig, når pasportet først er online: hvem opdaterer det, hvis en legering, en leverandør eller en produktionsproces ændres, hvem kan holdes ansvarlig, hvis QR-koden ikke længere virker, og hvad sker der med dataene, hvis du skifter leverandør eller hvis leverandøren stopper.
Denne fejl opdages ofte først efter et par år, når pasportet skal forblive online i ti år, og de oprindelige aftaler kun handlede om leveringsfasen. En kontrakt, der slutter ved "go-live", efterlader præcis den del ubenævnt, der varer længst.
Hvorfor dette specifikt er et problem ved produktpasset
Ved almindelig erhvervssoftware er en kontrakt, der efter levering handler mest om vedligeholdelse, som regel tilstrækkelig, fordi konsekvenserne af en fejl forbliver internt. Med produktpasset er det anderledes: pasportet er beregnet til eksternt at vise oplysninger via QR-koden til kunder, tilsynsmyndigheder og behandlere længere nede i værdikæden. Hvis dataene er forældede, eller linket ikke længere virker, er det synligt uden for din egen organisation.
Hertil kommer løbetiden. Et paspor laves ikke for en sæson, men for hele levetiden på aluminiumsdelen, med en opbevaringsfrist, der i praksis nævnes som ti år. En softwareleverandør, der efter to år vælger en anden platform, gennemgår en overtagelse eller stopper med en produktlinje, efterlader dig så med et paspor, der ikke længere kan opdateres, mens forpligtelsen til at vedligeholde det ikke blot forsvinder. Mere om hvordan sådan en integration fungerer i praksis, og hvilke data der er involveret, læser du i forklaringen på, hvor dataene kommer fra.
Hvad der ofte mangler i praksis
Tre elementer mangler påfaldende ofte i de kontrakter, vi ser. For det første: hvem må og skal opdatere dataene, hvis noget ændres ved produktet, og inden for hvilken tidsramme det skal ske. For det andet: hvad der sker med de allerede offentliggjorte pasporter, hvis samarbejdet med leverandøren stopper, for eksempel om QR-koderne fortsætter med at virke, og hvor dataene så befinder sig. For det tredje: hvem der er ansvarlig, hvis en tilsynsmyndighed stiller spørgsmål om forkert eller forældet information i pasportet, og om det påvirker fabrikanten, leverandøren eller begge.
Dette er ikke tekniske detaljer, men aftaler om ansvar, og de hører hjemme i kontrakten selv, ikke i en bilag, som ingen læser længere, når systemet kører.
Samspillet med gældende regler
Denne fejl står ikke alene. Data i et produktpaspor kan berøre personoplysninger, for eksempel kontaktoplysninger for en ansvarlig person ved fabrikken, og så gælder de sædvanlige GDPR-regler om opbevaringstid og sikkerhed helt på linie med kravene til pasportet. Gældende regler om produktsikkerhed og ansvar for forkert produktinformation forbliver også ganske enkelt gyldig; produktpasset kommer oven i købet, ikke i stedet for. Hvordan vi håndterer sikkerhed af data, er forklaret på siden om privatliv og datasikkerhed.
Sådan undgår du dette
Kernen er enkel at formulere, selvom implementeringen er forskellige fra virksomhed til virksomhed: fastlæg hvem der holder dataene aktuelle, hvor længe leverandøren gør produktpasset tilgængeligt, og hvad der sker ved overgang til en anden part. Spørg eksplicit om en exit-ordning: kan du tage dataene og QR-koderne med dig, hvis du beslutter at skifte, eller er du afhængig af den afgørende leverandørs velvilje.
Fordi hver virksomhed har en anden position i værdikæden, er de nødvendige aftaler også forskellige. Et overblik over de spørgsmål, der gælder i hver situation, finder du i videnbanken med emner pr. situation. For den juridiske side af en kontrakt, såsom ansvar og garantier, er det klogt at få en jurist til at se på det; vi kan ikke træffe den afgørelse for dig.
Vide hvor du står
Vil du først have en indikation, før du taler med din softwareleverandør? Med den gratis quick-scan med et par spørgsmål ser du hurtigt, hvilke dele der er relevante for din virksomhed, og hvilke spørgsmål du bedst kan forberede.