L'errore che ricorre più spesso
Le aziende che desiderano implementare il digital product passport per l'alluminio pensano solitamente innanzitutto alla parte tecnica: quale collegamento, quale codice QR, quale sistema. Gli accordi con il fornitore di software riguardano quindi principalmente l'integrazione e la consegna. Ciò che viene strutturalmente dimenticato è chi è responsabile una volta che il passaporto è online: chi lo aggiorna se una lega, un fornitore o un processo produttivo cambia, chi è contattabile se il codice QR non funziona più, e cosa accade ai dati se cambiate fornitore o se il fornitore cessa l'attività.
Questo errore spesso emerge solo dopo alcuni anni, quando il passaporto deve rimanere online per dieci anni e gli accordi iniziali riguardavano solo la fase di implementazione. Un contratto che termina con il "go live" lascia precisamente indefinita la parte che dura più a lungo.
Perché questo aspetto è specifico del digital product passport
Nel caso del software aziendale ordinario, un contratto che dopo la consegna si concentra principalmente sulla manutenzione è solitamente sufficiente, poiché le conseguenze di un guasto rimangono interne. Con il digital product passport è diverso: il passaporto è destinato a mostrare informazioni esternamente, tramite il codice QR, ai clienti, alle autorità di vigilanza e ai soggetti successivi nella catena di approvvigionamento. Se i dati sono obsoleti o il collegamento non funziona più, ciò è visibile al di fuori della vostra organizzazione.
A questo si aggiunge la durata. Un passaporto non viene creato per una stagione, ma per l'intera vita del componente in alluminio, con un periodo di conservazione che nella pratica è generalmente indicato come dieci anni. Un fornitore di software che dopo due anni sceglie un'altra piattaforma, subisce un'acquisizione o interrompe una linea di prodotti, vi lascia allora con un passaporto che non può più essere aggiornato, mentre l'obbligo di mantenerlo non scompare automaticamente. Ulteriori informazioni su come funziona praticamente tale collegamento e quali dati sono coinvolti, potete leggere in la spiegazione sulla provenienza dei dati.
Cosa manca spesso nella pratica
Tre elementi mancano notevolmente spesso nei contratti che incontriamo. Innanzitutto: chi ha il diritto e l'obbligo di modificare i dati se qualcosa cambia nel prodotto, e entro quale termine ciò avviene. In secondo luogo: cosa accade ai passaporti già pubblicati se la collaborazione con il fornitore termina, ad esempio se i codici QR continuano a funzionare e dove si trovano i dati. In terzo luogo: chi è responsabile se un'autorità di vigilanza pone domande su informazioni inesatte o obsolete nel passaporto, e se riguarda il fabbricante, il fornitore o entrambi.
Questi non sono dettagli tecnici ma accordi sulla responsabilità, e devono trovarsi nel contratto stesso, non in un allegato che nessuno legge più una volta che il sistema è operativo.
L'interazione con le norme esistenti
Questo errore non è isolato. I dati in un digital product passport possono riguardare dati personali, ad esempio i dati di contatto di una persona responsabile presso il fabbricante, e in tal caso le normali regole RGPD sulla durata della conservazione e la sicurezza si applicano integralmente insieme ai requisiti del passaporto. Anche le norme esistenti sulla sicurezza dei prodotti e la responsabilità per informazioni di prodotto inesatte rimangono pienamente in vigore; il digital product passport si aggiunge a queste, non le sostituisce. Come gestiamo la sicurezza dei dati è illustrato in la pagina su privacy e protezione dei dati.
Come evitate questo problema
La logica di base è semplice da formulare, anche se l'implementazione varia da azienda ad azienda: stabilire chi mantiene i dati attuali, per quanto tempo il fornitore rende accessibile il pasaporto e cosa succede in caso di cambio di fornitore. In questo contesto chiedete esplicitamente una clausola di uscita: potete portare con voi i dati e i codici QR se decidete di cambiare fornitore, oppure dipendete dalla disponibilità del fornitore uscente.
Poiché ogni azienda occupa una posizione diversa nella catena di approvvigionamento, anche gli accordi necessari sono diversi. Una panoramica delle domande rilevanti per ogni situazione la trovate in la knowledge base con argomenti per situazione. Per gli aspetti legali di un contratto, come la responsabilità e le garanzie, è consigliabile farsi affiancare da un legale; noi non possiamo fare questa valutazione al vostro posto.
Sapere dove siete
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