Der häufigste Fehler
Unternehmen, die das digitale Produktpass für Aluminium regeln möchten, denken normalerweise zuerst an die Technik: welche Schnittstelle, welcher QR-Code, welches System. Die Vereinbarungen mit dem Softwarelieferanten betreffen dann vor allem die Anbindung und die Abnahme. Was dabei strukturell vergessen wird, ist, wer verantwortlich ist, sobald das Paspoort online ist: wer passt es an, wenn sich eine Legierung, ein Lieferant oder ein Produktionsprozess ändert, wer ist Ansprechpartner, wenn der QR-Code nicht mehr funktioniert, und was passiert mit den Daten, wenn Sie den Lieferanten wechseln oder wenn der Lieferant seine Geschäftstätigkeit beendet.
Dieser Fehler fällt oft erst nach ein paar Jahren auf, wenn das Paspoort zehn Jahre lang online bleiben muss und die ursprünglichen Vereinbarungen nur die Abnahmephase betrafen. Ein Vertrag, der mit "live gehen" endet, lässt genau den Teil unbenannt, der am längsten andauert.
Warum dies speziell beim Produktpass eine Rolle spielt
Bei gewöhnlicher Geschäftssoftware ist ein Vertrag, der nach der Abnahme vor allem Wartung betrifft, normalerweise ausreichend, weil die Folgen einer Störung intern bleiben. Beim Produktpass liegt das anders: das Paspoort ist dazu bestimmt, extern über den QR-Code Informationen an Abnehmer, Behörden und Verarbeiter weiter in der Kette zu zeigen. Wenn die Daten veraltet sind oder der Link nicht mehr funktioniert, ist das außerhalb Ihrer eigenen Organisation sichtbar.
Hinzu kommt die Laufzeit. Ein Paspoort wird nicht für eine Saison erstellt, sondern für die gesamte Lebensdauer des Aluminiumbauteils, mit einer Aufbewahrungsfrist, die in der Praxis mit zehn Jahren angegeben wird. Ein Softwarelieferant, der nach zwei Jahren eine andere Plattform wählt, von einer Übernahme betroffen ist oder eine Produktlinie einstellt, lässt Sie dann mit einem Paspoort sitzen, das nicht mehr aktualisiert werden kann, während die Verpflichtung zur Aktualisierung nicht einfach wegfällt. Mehr über die Funktionsweise einer solchen Schnittstelle und welche Daten dazu gehören, erfahren Sie unter der Erklärung darüber, woher die Daten stammen.
Was in der Praxis häufig fehlt
Drei Bestandteile fehlen auffallend häufig in Verträgen, die wir antreffen. Erstens: wer darf und muss die Daten anpassen, wenn sich etwas am Produkt ändert, und innerhalb welcher Frist das geschieht. Zweitens: was mit den bereits veröffentlichten Paspoorten passiert, wenn die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten endet, zum Beispiel ob die QR-Codes weiterhin funktionieren und wo die Daten dann gespeichert sind. Drittens: wer haftbar ist, wenn eine Behörde Fragen zu unrichtigen oder veralteten Informationen im Paspoort stellt, und ob das den Hersteller, den Lieferanten oder beide betrifft.
Dies sind keine technischen Details, sondern Vereinbarungen über Verantwortung, und diese gehören in den Vertrag selbst, nicht in einen Anhang, den niemand mehr liest, sobald das System läuft.
Das Zusammenspiel mit bestehenden Vorschriften
Dieser Fehler steht nicht allein. Daten in einem Produktpass können personenbezogene Daten betreffen, beispielsweise Kontaktdaten eines Verantwortlichen beim Hersteller, und dann gelten die gewöhnlichen Datenschutzgrundverordnung-Regeln über Aufbewahrungsfrist und Sicherheit unverkürzt neben den Anforderungen an das Paspoort. Auch bestehende Vorschriften über Produktsicherheit und Haftung für unrichtige Produktinformationen bleiben ganz normal gültig; das Produktpass kommt hinzu, nicht anstelle davon. Wie wir mit der Sicherheit von Daten umgehen, erläutern wir auf der Seite über Datenschutz und Datensicherheit.
Wie Sie dies verhindern
Der Kern ist einfach zu formulieren, auch wenn die Umsetzung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich ist: Legen Sie fest, wer die Daten aktuell hält, wie lange der Lieferant das Passierbuch zugänglich hält, und was passiert, wenn Sie zu einer anderen Partei wechseln. Fragen Sie dabei explizit nach einer Exit-Regelung: Können Sie die Daten und QR-Codes mitnehmen, wenn Sie sich entscheiden zu wechseln, oder sind Sie dann von der Kulanz des ausscheidenden Lieferanten abhängig.
Da jedes Unternehmen eine andere Position in der Kette einnimmt, unterscheiden sich auch die Vereinbarungen, die notwendig sind. Eine Übersicht der Fragen, die sich je nach Situation stellen, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Themen pro Situation. Für die rechtliche Seite eines Vertrags, wie Haftung und Gewährleistungen, ist es ratsam, einen Rechtsbeistand hinzuzuziehen; wir können diese Abwägung nicht für Sie treffen.
Wissen, wo Sie stehen
Möchten Sie zunächst eine Orientierung, bevor Sie das Gespräch mit Ihrem Softwarelieferanten führen? Mit dem kostenlosen Quick-Check mit ein paar Fragen sehen Sie schnell, welche Teile für Ihr Unternehmen relevant sind und welche Fragen Sie am besten vorbereiten können.