Błąd, który pojawia się najczęściej
Firmy, które chcą wprowadzić cyfrowy paszport produktu dla aluminium, zwykle myślą przede wszystkim o technice: jakie powiązanie, jaki kod QR, jaki system. Umowy z dostawcą oprogramowania dotyczą wtedy głównie podłączenia i oddania do użytku. Co strukturalnie się zapomina, to kto jest odpowiedzialny, gdy paszport jest już online: kto go zmienia, jeśli zmienia się stop, dostawca lub proces produkcji, kto odpowiada, jeśli kod QR już nie działa, i co się stanie z danymi, jeśli zmienicie dostawcę lub dostawca przestanie działać.
Ten błąd często ujawnia się dopiero po kilku latach, gdy paszport musi być online przez dziesięć lat, a pierwotne umowy dotyczyły tylko fazy oddania do użytku. Umowa, która kończy się przy "uruchomieniu", pozostawia bez określenia dokładnie tę część, która trwa najdłużej.
Dlaczego to dotyczy specjalnie paszportu produktu
W zwykłym oprogramowaniu biznesowym umowa, która po oddaniu do użytku głównie dotyczy utrzymania, zwykle wystarczy, bo skutki awarii pozostają wewnętrzne. W przypadku paszportu produktu jest inaczej: paszport ma na celu pokazywać informacje na zewnątrz, poprzez kod QR, odbiorcom, organom nadzoru i przetwornikom dalej w łańcuchu. Jeśli dane są nieaktualne lub link nie działa, jest to widoczne poza Waszą organizacją.
Dochodzi do tego okres trwania. Paszport nie tworzy się na jeden sezon, ale na całą żywotność części aluminiowej, z okresem przechowywania, który w praktyce określa się jako dziesięć lat. Dostawca oprogramowania, który po dwóch latach wybiera inną platformę, przechodzi przez przejęcie lub zaprzestaje linię produktową, zostawia Was z paszportem, który nie może być aktualizowany, podczas gdy obowiązek jego aktualizacji nie zanika sam z siebie. Więcej na temat tego, jak takie powiązanie działa w praktyce i jakie dane go towarzyszą, przeczytajcie w wyjaśnieniu dotyczącym pochodzenia danych.
Co w praktyce najczęściej brakuje
Trzy elementy opacznie brakują w umowach, które spotykamy. Po pierwsze: kto ma prawo i powinien zmienić dane, jeśli coś zmieni się w produkcie, i w jakim terminie się to zrobi. Po drugie: co się stanie z już opublikowanymi paszportami, jeśli współpraca z dostawcą się skończy, na przykład czy kody QR będą nadal działać i gdzie będą wtedy dane. Po trzecie: kto ponosi odpowiedzialność, jeśli organ nadzoru zadaje pytania o nieprawidłowe lub nieaktualne informacje w paszporcie, i czy dotyczy to producenta, dostawcy czy obu.
To nie są szczegóły techniczne, ale ustalenia dotyczące odpowiedzialności, które należą do samej umowy, nie do załącznika, który nikt już nie czyta, gdy system działa.
Zbieg z obowiązującymi przepisami
Ten błąd nie stoi samotnie. Dane w paszporcie produktu mogą obejmować dane osobowe, na przykład dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej u producenta, a następnie zwykłe przepisy RODO dotyczące okresu przechowywania i bezpieczeństwa mają pełne zastosowanie obok wymogów dotyczących paszportu. Obowiązujące przepisy dotyczące bezpieczeństwa produktów i odpowiedzialności za nieprawidłowe informacje o produktach pozostają w pełni ważne; paszport produktu je uzupełnia, a nie zastępuje. Jak my zajmujemy się bezpieczeństwem danych, wyjaśniono na stronie o ochronie prywatności i bezpieczeństwie danych.
Jak tego uniknąć
Istota jest prosta do sformułowania, choć wdrożenie różni się w zależności od firmy: ustal, kto aktualizuje dane, jak długo dostawca utrzymuje dostęp do paszportu, i co się dzieje w przypadku przejścia na innego partnera. Poproś wyraźnie o regulacje wyjścia: czy możesz zabrać dane i kody QR, jeśli zdecydujesz się zmienić dostawcę, czy będziesz wówczas zależny od dobrej woli odchodzącego dostawcy.
Ponieważ każda firma zajmuje inną pozycję w łańcuchu, różnią się również porozumienia, które są konieczne. Przegląd pytań właściwych dla każdej sytuacji znajduje się w bazie wiedzy z tematy dla każdej sytuacji. W kwestii prawnej umowy, takiej jak odpowiedzialność i gwarancje, rozsądnie jest pokazać umowę juryście; nie możemy podejmować tej decyzji za Ciebie.
Wiedz, gdzie stoisz
Chcesz najpierw orientacyjnie przed rozmową z dostawcą oprogramowania? Za pomocą bezpłatnego szybkiego skanowania kilku pytań szybko zobaczysz, które elementy są istotne dla Twojej firmy i które pytania możesz najlepiej przygotować.