Greșeala care apare cel mai frecvent
Întreprinderile care doresc să reglementeze pasaportul digital al produsului din aluminiu se gândesc de obicei mai întâi la aspectele tehnice: care cuplare, care cod QR, care sistem. Acordurile cu furnizorul de software se referă atunci mai ales la conectare și livrare. Ceea ce se uită în mod structural este cine este responsabil după ce pasaportul este online: cine îl adaptează dacă se modifică o aliaj, un furnizor sau un proces de producție, cine poate fi solicitat dacă codul QR nu mai funcționează, și ce se întâmplă cu datele dacă schimbați furnizorul sau dacă furnizorul încetează activitatea.
Această eroare se observă adesea doar după câțiva ani, atunci când pasaportul trebuie să rămână online zece ani și acordurile inițiale se refereau doar la faza de livrare. Un contract care se încheie la "punerea în funcțiune" lasă nedenumit exact partea care durează cel mai mult.
De ce acest lucru se joacă în mod specific la pasaportul produsului
La software comercială obișnuită are de obicei un contract care se ocupă în principal de întreținere după livrare, ceea ce este suficient, deoarece consecințele unei defecțiuni rămân interne. În cazul documentului de produs, situația este diferită: documentul este destinat să afișeze informații extern, prin codul QR, către clienți, autorități de control și procesatori din lanțul de aprovizionare. Dacă datele sunt învechite sau linkul nu mai funcționează, acest lucru este vizibil în afara organizației dumneavoastră.
Pe lângă aceasta, vine perioada de valabilitate. Un document de produs nu se realizează pentru o sezon, ci pentru întreaga durată de viață a componentei din aluminiu, cu o perioadă de păstrare care în practică este menționată ca zece ani. Un furnizor de software care după doi ani alege o altă platformă, trece printr-o preluare sau încetează o linie de produs, vă lasă atunci cu un document care nu mai poate fi actualizat, în timp ce obligația de a-l ține la zi nu dispare de la sine. Citiți mai multe despre cum funcționează o asemenea legătură în practică și ce date sunt implicate în explicația privind provenienţa datelor.
Ce lipsește adesea în practică
Trei componente lipsesc în mod notabil din contractele pe care le întâlnim. În primul rând: cine are permisiunea și obligația de a modifica datele dacă se schimbă ceva la produs, și în ce termene se întâmplă aceasta. În al doilea rând: ce se întâmplă cu pașapoartele deja publicate dacă colaborarea cu furnizorul încetează, de exemplu dacă codurile QR continuă să funcționeze și unde se află datele atunci. În al treilea rând: cine este responsabil dacă o autoritate de supraveghere pune întrebări cu privire la informații incorecte sau învechite din pașaport, și dacă aceasta afectează producătorul, furnizorul sau pe amândoi.
Acestea nu sunt detalii tehnice, ci aranjamente privind responsabilitatea, iar acestea ar trebui să fie incluse în contractul în sine, nu într-un anexă pe care nimeni nu o mai citește odată ce sistemul funcționează.
Convergența cu regulile existente
Această greșeală nu stă singură. Datele din pașaportul unui produs pot implica date cu caracter personal, de exemplu datele de contact ale unei persoane responsabile la producător, și atunci se aplică în întregime regulile obișnuite privind RGPD cu privire la perioada de păstrare și securitate, pe lângă cerințele privind pașaportul. Și regulile existente cu privire la siguranța produselor și responsabilitatea pentru informații incorecte despre produse rămân în vigoare; pașaportul produsului vine în completarea acestora, nu în locul lor. Modul în care gestionăm securitatea datelor este explicat pe pagina privind confidențialitatea și securitatea datelor.
Cum evitați aceasta
Nucleul este simplu de formulat, chiar dacă implementarea diferă de la o întreprindere la alta: stabiliți cine ține datele actualizate, cât timp furnizorul ține pașaportul accesibil și ce se întâmplă la trecerea la o altă parte. Solicitați în mod explicit o clauză de ieșire: puteți lua datele și codurile QR cu dumneavoastră dacă decideți să schimbați furnizorul, sau sunteți atunci dependenți de bunăvoința furnizorului care pleacă.
Deoarece fiecare întreprindere are o poziție diferită în lanț, diferă și acordurile care sunt necesare. O imagine de ansamblu a întrebărilor care se pun în fiecare situație o găsiți în banca de cunoștințe cu subiecte pe situație. Pentru aspectul juridic al unui contract, cum ar fi răspunderea și garanțiile, este indicat să cereți consultanța unui jurist; nu putem face această evaluare pentru dumneavoastră.
Să știți unde vă aflați
Doriți mai întâi o indicație înainte de a purta discuția cu furnizorul dumneavoastră de software? Cu analiza rapidă gratuită a câteva întrebări veți vedea rapid ce componente sunt relevante pentru întreprinderea dumneavoastră și ce întrebări ați putea pregăti cel mai bine.