Napaka, ki se pojavi najpogosteje
Podjetja, ki želijo urediti digitalniProductPassport za aluminij, najprej mislijo na tehniko: kakšna povezava, kakšen QR-kod, kakšen sistem. Dogovori s ponudnikom programske opreme se nato nanašajo predvsem na povezovanje in dostavo. Kar se pri tem sistematično pozablja, je to, kdo je odgovoren, ko je ProductPassport enkrat na spletu: kdo ga spremeni, če se zlitina, ponudnik ali proizvodni proces spremeni, kdo je odgovoren, če QR-kod ne deluje več, in kaj se zgodi s podatki, če zamenjate ponudnika ali če ponudnik preneha.
To napako pogosto opazimo šele čez nekaj let, ko mora biti ProductPassport osem let na spletu in so bili prvotni dogovori samo o fazi dostave. Pogodba, ki se konča pri »spustitvi v produkcijo«, pusti ravno tisti del neimenovan, ki traja najdlje.
Zakaj je to specifično za ProductPassport
Pri običajni poslovni programski opremi je pogodba, ki se po dostavi nanaša predvsem na vzdrževanje, običajno zadostna, ker ostanejo posledice motnje znotraj vaše organizacije. Pri ProductPassportu je drugače: ProductPassport je namenjen temu, da zunaj QR-kode prikaže informacije prejemnikom, nadzornim organom in predelovalcem v verigi. Če so podatki zastareli ali povezava ne deluje več, je to vidno zunaj vaše organizacije.
Poleg tega je tu trajanje. ProductPassport se ne naredi na sezono, temveč za celoten čas användbarnosti aluminijastega dela, z rokom hrambe, ki se v praksi omenja kot deset let. Ponudnik programske opreme, ki se čez dve leti odloči za drugo platformo, se sooči s prevzemom ali preneha s produktno linijo, vas pušča s ProductPassportom, ki ga ni mogoče več posodabljati, medtem ko obveza za njegovo posodabljanje ne izgine samodejno. Več o tem, kako take povezave delujejo v praksi in kateri podatki so vključeni, preberite na razlagi o tem, od kod izvirajo podatki.
Kaj v praksi pogosto manjka
Tri komponente pogosto manjkajo v pogodbah, ki jih srečujemo. Prvič: kdo sme in mora spremeniti podatke, če se kaj spremeni v proizvodu, in v kolikšnem roku se to zgodi. Drugič: kaj se zgodi z že objavljenimi ProductPassporti, če se sodelovanje s ponudnikom konča, na primer ali QR-kodi še delujejo in kje so podatki. Tretjič: kdo je odgovoren, če nadzorni organ postavi vprašanja o nepravilnih ali zastarelih informacijah v ProductPassportu, in ali to zadeva proizvajalca, ponudnika ali oba.
To niso tehnični podrobnosti, temveč dogovori o odgovornosti, ki sodijo v samo pogodbo, ne v prilogo, ki jo nihče več ne prebere, ko sistem teče.
Sočasnost s postoječimi pravili
Ta napaka ne stoji sama. Podatki v ProductPassportu so lahko osebni podatki, na primer kontaktni podatki odgovorne osebe pri proizvajalcu, nato pa običajna GDPR-pravila o roku hrambe in varnosti veljajo v polni meri poleg zahtev za ProductPassport. Tudi obstoječa pravila o varnosti izdelkov in odgovornosti za nepravilne podatke o izdelkih ostanejo v veljavi; ProductPassport pride poleg tega, ne namesto tega. Kako ravnamo z varnostjo podatkov, je pojasnjeno na strani o zasebnosti in varnosti podatkov.
Kako to preprečite
Jedro je enostavno formulirati, čeprav se izvedba razlikuje od podjetja do podjetja: določite, kdo drži podatke ažurne, kako dolgo dobavitelj drži dostopen pasport, in kaj se zgodi pri prehodu na drugo stranko. Pri tem eksplicitno vprašajte za izhodne pogoje: ali lahko podatke in QR-kode vzamete s seboj, če se odločite zamenjati, ali ste potem odvisni od pripravljenosti odhajajoče dobavitelja.
Ker ima vsako podjetje drugačen položaj v verigi, se razlikujejo tudi dogovori, ki so potrebni. Pregled vprašanj, ki se pojavljajo za vsako situacijo, najdete v bazi znanja s temami za vsako situacijo. Za pravno stran pogodbe, kot so odgovornost in garancije, je pametno, da pogledjo pravnik; ne moremo narediti te ocene za vas.
Vedeti, kje stojite
Želite si najprej navedbo, preden se pogovorite s svojim dobaviteljem programske opreme? Z brezplačnim hitrim pregledom nekaj vprašanj hitro vidite, kateri deli so za vaše podjetje relevantni in katera vprašanja se lahko najbolje pripravite.