Min leverantör levererar inte data — vad kan jag göra?

Det konkreta du måste göra

Vad som förväntas av dig

En produktpasset kommer inte från ingenting. Uppgifterna i det — legering, ursprung, sammansättning, återvinningsprocent — måste komma någonstans ifrån, och i de flesta fall är det från den part som levererar eller bearbetar aluminium. Artikel 38 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) ställer krav på aktörer i leveranskedjan, och artikel 27 beskriver tillverkarens skyldigheter att slutligen sammanställa och bära passet. Den som sitter mellan — köpare, bearbetare, monterare — får därmed två sidor av samma skyldighet: begära uppgifter från den ena, vidarebefordra uppgifter till den andra.

Begär uppgifter från er leverantör

Ett företag som köper halvfabrikat av aluminium gör det i praktiken ofta från ett fåtal fasta leverantörer. För var och en av dessa relationer gäller att de uppgifter som behövs för passet inte automatiskt finns där — de måste begäras, helst innan en order läggs och inte först när passet redan ska vara klart. För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta vanligtvis att en person (inköp, kvalitet eller en kombination) tar på sig detta som en fast uppgift, med en fast lista över vad som ska begäras. Vilka uppgifter det är exakt framgår på sidan om uppgifter som du begär från din leverantör av aluminium.

Dokumentera vad som levereras

Ett muntligt löfte om att "uppgifterna kommer nog" är i praktiken ingen grund att bygga på. Det som fungerar är att fastställa leveransen av passupp gifter som en del av inköpskontraktet — inklusive vad som levereras, i vilken form och när. Hur det konkret återspeglas i ett kontrakt framgår på sidan om avtal i ert inköpkontrakt.

Vidarebefordra till nästa part i kedjan

Den som bearbetar eller levererar aluminium vidare sitter ofta själv också på andra sidan: han är för sin egen köpare den part som måste leverera uppgifter. Det gör skyldigheten dubbel — ett företag är både begärande och leverande part, ofta samma vecka. Vad som händer med ett passet när materialet genomgår ett bearbetningssteg framgår på sidan om passet vid vidarebearbetning.

Där det går fel i praktiken

Leverantören svarar inte. En begäran om uppgifter försvinner i en brevlåda, eller avfärdas med "det ordnar vi senare". Utan ett fastställt avtal om leveranstid finns det lite att falla tillbaka på.

Leverantören levererar, men för sent. Ordern är redan producerad och skickad innan uppgifterna kommer fram. Passet sammanställs då efteråt, vilket är opraktiskt för er egen företagsplanering om passet redan måste finnas vid leverans.

Leverantören levererar ofullständiga uppgifter. En sammansättning utan ursprungsförklaring, eller ett återvinningsprocent utan underliggande beräkning. Detta upptäcks ofta först när passet sammanställs, när det är för sent att begära ytterligare information utan att försenat leveransen.

Flera leverantörer för samma legering, med motsägelsefulla uppgifter. Ett företag som köper från två smältare för att säkerställa leverans upptäcker att den angivna sammansättningen inte stämmer exakt överens. Hur detta hanteras inom ett passet framgår på sidan om bearbetning av uppgifter från flera leverantörer för samma legering.

Leverantören sitter utanför EU och känner inte till skyldigheterna. En importör som hämtar aluminium från utanför unionen märker att leverantören inte känner igen begäran om passupp gifter, eftersom ESPR inte är en direkt skyldighet för honom. Vad detta betyder för den som importerar framgår på sidan om import från utanför Europeiska unionen.

Vad ni kan dokumentera

Om en leverantör inte levererar är första frågan alltid: vad avtalades exakt och finns det någonstans dokumenterat? Ett antal saker hjälper till att kunna svara på den frågan innan problemet uppstår:

• En begäran om uppgifter skriftligt, med en beskrivning av vilka data som exakt behövs och vad de används för. En fast checklista förhindrar att detta uppfinns på nytt per order.
• En avtalsbestämmelse om leverans av paspoortdata, med ett tillfälle när data senast måste vara mottagna — till exempel kopplat till leveransen av materialet själv, inte till ett separat tillfälle senare.
• En mottagningsregistrering, så att det för varje leverans är fastslaget vilka data som väl har mottagits och vilka som inte har det. Detta är också utgångspunkten för kontrollen som hör till verifieringen av huruvida leverantörens data är korrekta.
• En fast procedur för vad som ska göras om data inte inkommer: vem följer upp, efter vilken period och med vilken eskalering. Även om det inte är fastslaget någon fast juridisk grund i bakgrunden, förhindrar en intern procedur att en uteblivna leverans förblir oupptäckt.
• En fil per legering eller materialbana, där det är fastslaget vilken leverantör som har levererat vilka data. Detta är särskilt relevant för material som inte kommer från en enkel, spårbar källa — se också den strategi som beskrivs på sidan om data för blandade partier.
• En anteckning om okänd härkomst. Om en leverantör inte kan påvisa materialets härkomst själv, är det redan ett steg att registrera det faktum — vem som sa det, när och med vilken motivering (eller bristen därpå). Vad som kan göras om härkomsten visar sig vara omöjlig att spåra finns på sidan om avsaknaden av tillgång till källdata.

En mall för en databegäran eller en avtalsbestämmelse sparar framför allt tid vid upprepning: samma fråga behöver inte formuleras på nytt varje gång, och för en ny leverantör är kraven på vad som förväntas omedelbar. Den som för närvarande fortfarande försöker ta reda på om förpliktelsen egentligen gäller för honom eller henne, finner en första utgångspunkt på sidan om när produktpasset gäller för aluminium.