Min leverandør leverer ikke dataene — hvad kan jeg gøre?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Et produktpasport kommer ikke ud af det blå. Dataene deri — legering, oprindelse, sammensætning, genbrugsprocent — skal komme et sted fra, og i de fleste tilfælde kommer de fra den part, der leverer eller bearbejder aluminium. Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) stiller krav til aktører i forsyningskæden, og artikel 27 beskriver fabrikantens forpligtelser til til sidst at skulle sammensætte og bære produktpassens. Den part, der sidder imellem — køber, bearbejder, samler — står dermed med to sider af samme forpligtelse: anmode om data fra den ene side, videreformidle data til den anden side.

Anmode om data hos jeres leverandør

En virksomhed, der køber aluminium halvfabrikata, gør det i praksis ofte hos et håndfuldt faste leverandører. For hver af disse relationer gælder det, at de data, der er nødvendige for produktpasset, ikke automatisk er til stede — de skal anmodes om, helst før en ordre afgives, og ikke først når produktpasset skal være klar. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det normalt, at én person (indkøb, kvalitet eller en kombination) påtager sig dette som en fast opgave, med en fast liste over, hvad der skal anmodes om. Hvilke data det præcist er, beskrives på siden om data, som du skal anmode om hos din aluminium-leverandør.

Dokumentere, hvad der leveres

Et mundtligt løfte om, at "dataene nok kommer", er i praksis ikke noget grundlag at bygge på. Det, der virker, er at fastsætte levering af produktpassets data som en del af indkøbskontrakten — herunder hvad der leveres, i hvilken form, og hvornår. Hvordan det konkret kommer til udtryk i en kontrakt, beskrives på siden om aftaler i jeres indkøbskontrakt.

Videregive til næste part i kæden

Den part, der bearbejder eller videresender aluminium, sidder ofte selv på den anden side: for sine egne modtagere er han den part, der skal levere data. Det gør forpligtelsen dobbelt mærkbar — en virksomhed er både anmodende og leverendende part, ofte i samme uge. Hvad der sker med et produktpas, når materialet gennemgår et bearbejdingstrin, beskrives på siden om produktpasset ved bearbejdning.

Hvor det går galt i praksis

Leverandøren svarer ikke. En anmodning om data forsvinder i en mailboks, eller bliver behandlet med "det ordner vi senere". Uden en dokumenteret aftale om leveringsfrist er der lidt at falde tilbage på.

Leverandøren leverer, men for sent. Ordren er allerede produceret og afsendt, før dataene ankommer. Produktpasset kommer så i efterfølgende, hvilket kan være vanskeligt for egen virksomheds planlægning, hvis produktpasset skal være til stede ved levering.

Leverandøren leverer ufuldstændige data. En sammensætning uden oprindelseserklæring, eller en genbrugsprocent uden underliggende beregning. Dette opdages ofte først ved sammenstellung af produktpasset selv, når det er for sent at anmode om yderligere oplysninger uden at forsinke leveringen.

Flere leverandører for samme legering, med modstridende data. En virksomhed, der køber hos to smeltevær for at sikre leveringssikkerhed, opdager, at den angivne sammensætning ikke helt stemmer overens. Hvordan man håndterer det inden for ét produktpas, beskrives på siden om behandling af data fra flere leverandører for samme legering.

Leverandøren ligger uden for EU og kender ikke til forpligtelsen. En importør, der henter aluminium udefra Unionen, oplever, at leverandøren ikke genkender anmodningen om produktpassets data, fordi ESPR ikke gælder som direkte forpligtelse for ham. Hvad dette betyder for importører, beskrives på siden om import fra uden for Den Europæiske Union.

Det, du kan dokumentere

Hvis en leverandør ikke leverer, er det første spørgsmål altid: hvad var der præcist aftalt, og kan det findes et eller andet sted? Et par ting hjælper til at kunne besvare det spørgsmål, før problemet opstår:

• En dataanmodning skriftligt, med en beskrivelse af, hvilke data der præcist er behov for, og hvad de skal bruges til. En fast tjekliste forhindrer, at dette opfindes på ny for hver ordre.
• En kontraktbestemmelse om levering af pasportdatamed et tidspunkt, hvor dataene senest skal være indgået — for eksempel knyttet til leveringen af selve materialet, ikke til et separat tidspunkt efter.
• En modtagelsesregistrering, således at der for hver levering er fastslået, hvilke data der faktisk er indgået, og hvilke der ikke er. Dette er også udgangspunktet for den kontrol, som hører til kontrol af, om leverandørens data er korrekte.
• En fast procedure for, hvad der skal gøres, hvis data ikke indgår— hvem der følger op, efter hvilken periode, og med hvilken eskalering. Også selvom der ikke er fastlagt et fast juridisk pres bag ved, forhindrer en intern procedure, at en manglende levering bliver liggende uopmærket.
• En samling pr. legering eller materialestrøm, hvor det er fastslået, hvilken leverandør som har leveret, hvilke data. Dette er især relevant ved materiale, der ikke kommer fra en enkelt, sporbar kilde — se også fremgangsmåden som er beskrevet på siden om data ved blandet partier.
• En anmærkning ved ukendt oprindelse. Hvis en leverandør selv ikke kan godtgøre materialets oprindelse, er det at dokumentere det givne forhold — hvem der sagde det, hvornår, og med hvilken begrundelse (eller mangel på sådan) — allerede et skridt. Hvad der skal gøres, hvis oprindelsen viser sig uafklaret, står på siden om manglende adgang til kildedata.

En skabelon for en dataanmodning eller en kontraktbestemmelse sparer især tid ved gentagelse: det samme spørgsmål behøver ikke at blive formuleret på ny hver gang, og hos en ny leverandør ligger målfisken for, hvad der forventes, straks fast. Hvem der på nuværende tidspunkt stadig er ved at afklare, om forpligtelsen faktisk vedrører ham, finder en første indfaldsvinkel på siden om hvornår produktpasset gælder for aluminium.