Mój dostawca nie dostarcza danych — co mogę zrobić?

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Produktpasport nie pojawia się znikąd. Dane zawarte w nim — stop, pochodzenie, skład, procent recyklingu — muszą skąd pochodzić, a w większości przypadków pochodzą od strony dostarczającej lub przetwarzającej aluminium. Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada wymogi na podmioty w łańcuchu dostaw, a artykuł 27 opisuje obowiązki producenta, który ostatecznie musi opracować i przenieść pasport. Każdy, kto znajduje się pośrodku — nabywca, procesor, montażysta — stoi wobec tego z dwiema stronami tego samego obowiązku: żądanie danych od jednej strony, przekazanie danych drugiej stronie.

Żądanie danych od dostawcy

Przedsiębiorstwo kupujące półfabrykaty aluminiowe zwykle robi to w praktyce u kilkunastu stałych dostawców. Dla każdej z tych relacji obowiązuje, że dane potrzebne do produktpasportu nie pojawiają się automatycznie — muszą być poproszone, najlepiej zanim zostanie złożone zamówienie, a nie dopiero gdy produktpasport ma być już gotowy. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników zazwyczaj oznacza to, że jedna osoba (zakupy, jakość, lub kombinacja) przyjmuje to jako zadanie rutynowe, z ustaloną listą tego, co się pyta. Które dokładnie dane to są, opisano na stronie dotyczącej danych, które możesz żądać u dostawcy aluminium.

Udokumentowanie dostarczonego materiału

Ustna obietnica, że "dane kiedyś się pojawią" w praktyce nie stanowi podstawy do działania. To, co rzeczywiście działa, to dokumentowanie dostarczania danych produktpasportu jako części umowy zakupu — w tym co jest dostarczone, w jakiej formie i kiedy. Jak to konkretnie pojawia się w umowie, opisano na stronie dotyczącej umów w ramach umowy zakupu.

Przekazanie następnej stronie w łańcuchu

Kto przetwarza lub dostarcza dalej aluminium, często sam stoi także po drugiej stronie: dla swojego odbiorcy jest stroną, która musi dostarczyć dane. To sprawia, że obowiązek jest podwójnie odczuwalny — przedsiębiorstwo jest zarówno stroną żądającą, jak i dostarczającą, często w tym samym tygodniu. Co dzieje się z produktpasportem po przejściu materiału przez etap przetwarzania, opisano na stronie dotyczącej produktpasportu w przypadku przetwarzania.

Gdzie w praktyce się nie udaje

Dostawca nie reaguje. Prośba o dane znika w skrzynce mailowej lub jest odkładana z komentarzem "załatwić to później". Bez ustalonej umowy dotyczącej terminu dostawy nie ma wiele oparcia do powrotu.

Dostawca dostarcza, ale zbyt późno. Zamówienie jest już produkowane i wysyłane, zanim dane dotrą. Produktpasport powstaje wtedy później, co dla planowania własnego przedsiębiorstwa jest trudne, jeśli produktpasport musi być obecny przy dostawie.

Dostawca dostarcza niekompletne dane. Skład bez oświadczenia o pochodzeniu lub procent recyklingu bez leżącego u podstawy obliczenia. Zwykle odkrywa się to dopiero podczas opracowywania samego produktpasportu, gdy jest już za późno, aby poprosić o dodatkowe informacje bez opóźnienia dostawy.

Wielu dostawców tego samego stopu, z sprzeczającymi się danymi. Przedsiębiorstwo kupujące u dwóch hutni dla pewności dostaw odkrywa, że podany skład nie dokładnie się pokrywa. Jak się to obsługuje w ramach jednego produktpasportu, opisano na stronie dotyczącej przetwarzania danych od wielu dostawców tego samego stopu.

Dostawca pochodzi spoza UE i nie zna obowiązku. Importer, który kupuje aluminium spoza Unii, stwierdza, że dostawca nie rozpoznaje prośby o dane produktpasportu, ponieważ ESPR nie nakłada na niego bezpośredniego obowiązku. Co to oznacza dla tego, kto importuje, opisano na stronie dotyczącej importu spoza Unii Europejskiej.

Co można dokumentować

Jeśli dostawca nie dostarcza, pierwszym pytaniem jest zawsze: co dokładnie było ustalone i gdzie to można znaleźć? Kilka rzeczy pomaga, aby móc odpowiedzieć na to pytanie, zanim problem się pojawi:

• Prośba o dane na piśmie, wraz z opisem dokładnie tego, które dane są potrzebne i do czego się je wykorzystuje. Stała lista kontrolna zapobiega konieczności wymyślania tego na nowo przy każdym zamówieniu.
• Postanowienie umowne dotyczące dostarczenia danych paszportu, z momentem, do którego dane muszą zostać dostarczone najpóźniej — na przykład powiązane z dostawą samego materiału, a nie z odrębnym momentem później.
• Rejestr odbioru, tak aby dla każdej dostawy było zarejestrowane, które dane zostały dostarczone, a które nie. Jest to również punkt wyjścia do kontroli, która należy się do weryfikacji, czy dane dostawcy są prawidłowe.
• Stała procedura na wypadek niedostarczenia danych: kto podejmuje czynności, po jakim okresie i z jaką eskalacją. Nawet jeśli nie jest ustalone żadne formalne zabezpieczenie prawne, wewnętrzna procedura zapobiega temu, by niedostarczenie pozostało niezauważone.
• Teczka na każdą stopę lub strumień materiału, w której jest zarejestrowane, które dane dostarczył który dostawca. Jest to szczególnie ważne w przypadku materiału, który nie pochodzi z jednolitego, możliwego do prześledzenia źródła — zob. również podejście opisane na stronie dotyczącej danych w przypadku partii mieszanych.
• Notatka dotycząca nieznanego pochodzenia. Jeśli dostawca nie może sam wykazać pochodzenia materiału, zapisanie tego faktu — kto to powiedział, kiedy i z jakim uzasadnieniem (lub jego brakiem) — jest już krokiem naprzód. Co robić, gdy okaże się, że pochodzenia nie można ustalić, znajduje się na stronie dotyczącej braku dostępu do danych źródłowych.

Szablon do zapytania o dane lub postanowienia umownego oszczędza przede wszystkim czasu w przypadku powtarzania: to samo pytanie nie musi być każdorazowo formułowane na nowo, a dla nowego dostawcy standard oczekiwanego poziomu jest ustalony od razu. Kto w tym momencie zastanawia się, czy to zobowiązanie go w ogóle dotyczy, znajdzie wstępny punkt wyjścia na stronie dotyczącej tego, kiedy produktowe paszporty mają zastosowanie do aluminium.