O meu fornecedor não fornece os dados — o que posso fazer?

O que tem de fazer concretamente

O que se espera de si

Um passaporte de produto não surge do nada. Os dados nele contidos — liga, origem, composição, percentagem de reciclagem — têm de vir de alguma parte, e na maioria dos casos vêm da parte que fornece ou processa o alumínio. O artigo 38 da ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) estabelece obrigações para os operadores da cadeia de abastecimento, e o artigo 27 descreve as obrigações do fabricante que deve elaborar e portar o passaporte. Quem fica no meio — comprador, processador, montador — fica assim com dois lados da mesma obrigação: solicitar dados a um, transmitir dados a outro.

Solicitar dados ao seu fornecedor

Uma empresa que compra semiacabados de alumínio fá-lo, na prática, frequentemente a um punhado de fornecedores regulares. Para cada uma dessas relações, aplica-se o seguinte: os dados necessários para o passaporte não estão automaticamente disponíveis — têm de ser solicitados, de preferência antes de fazer uma encomenda e não só quando o passaporte já tem de estar pronto. Para uma empresa de 10 a 100 colaboradores, isto significa normalmente que uma pessoa (compras, qualidade, ou uma combinação) assume isto como tarefa permanente, com uma lista fixa do que é solicitado. Quais são exatamente esses dados está descrito em a página sobre os dados que solicita ao seu fornecedor de alumínio.

Registar o que é entregue

Uma promessa verbal de que "os dados virão" não é, na prática, uma base sobre a qual se possa construir. O que funciona, é registar a entrega de dados de passaporte como parte do contrato de compra — incluindo o que é entregue, em que forma, e quando. Como isto se reflete concretamente num contrato está em a página sobre acordos no seu contrato de compra.

Transmitir à parte seguinte da cadeia

Quem processa ou fornece alumínio novamente, está frequentemente também do outro lado: é para seu próprio cliente a parte que deve fornecer dados. Isto torna a obrigação duplamente sentida — uma empresa é ao mesmo tempo parte solicitante e fornecedora, frequentemente na mesma semana. O que acontece a um passaporte assim que o material passa por uma etapa de processamento está descrito em a página sobre o passaporte na reprocessamento.

Onde as coisas dão errado na prática

O fornecedor não responde. Um pedido de dados desaparece numa caixa de correio, ou é dispensado com "já resolvemos isso mais tarde". Sem um acordo registado sobre prazo de entrega, há pouco em que se apoiar.

O fornecedor entrega, mas demasiado tarde. A encomenda já foi produzida e enviada antes dos dados chegarem. O passaporte é então elaborado posteriormente, o que é difícil para o planeamento da empresa se o passaporte já tiver de estar presente na entrega.

O fornecedor entrega dados incompletos. Uma composição sem declaração de origem, ou um percentagem de reciclagem sem cálculo subjacente. Isto é frequentemente só descoberto quando se elabora o passaporte em si, quando é demasiado tarde para solicitar informações adicionais sem atrasar a entrega.

Múltiplos fornecedores para a mesma liga, com dados contraditórios. Uma empresa que compra a duas refinarias para garantir o fornecimento, descobre que a composição indicada não corresponde exatamente. Como isto é tratado dentro de um passaporte está em a página sobre o processamento de dados de vários fornecedores para a mesma liga.

O fornecedor está fora da UE e não conhece a obrigação. Um importador que obtém alumínio de fora da União nota que o fornecedor não reconhece o pedido de dados de passaporte, porque a ESPR não é uma obrigação direta para ele. O que isto significa para quem importa está em a página sobre a importação de fora da União Europeia.

O que você pode documentar

Se um fornecedor não entrega, a primeira pergunta é sempre: o que foi exatamente acordado, e está registado em alguma parte? Um número de coisas ajuda a poder responder a essa pergunta antes do problema ocorrer:

• Um pedido de dados por escrito, com uma descrição dos dados exatamente necessários e para que são utilizados. Uma lista de verificação fixa evita que isto seja reinventado a cada encomenda.
• Uma disposição contratual sobre o fornecimento de dados do pasaporte, com um momento em que os dados têm de ter chegado no máximo — por exemplo associado à entrega do próprio material, não a um momento separado depois.
• Um registo de recepção, de modo a que conste de cada entrega quais os dados que chegaram e quais não. Este é também o ponto de partida para o controlo que corresponde a verificar se os dados do fornecedor estão corretos.
• Um procedimento fixo para o que fazer em caso de falta de dados: quem faz o acompanhamento, após que período, e com que escalada. Mesmo que não haja um fundamento jurídico fixo documentado, um procedimento interno evita que uma entrega em falta passe despercebida.
• Um dossier por liga ou fluxo de material, no qual fica registado qual o fornecedor que forneceu quais dados. Isto é especialmente relevante para material que não vem de uma fonte única e rastreável — veja também a abordagem descrita em a página sobre dados em lotes mistos.
• Uma anotação sobre origem desconhecida. Se um fornecedor não conseguir demonstrar a origem do próprio material, o registo desse dado — quem o disse, quando, e com que fundamentação (ou a falta dela) — já é um passo. O que fazer se a origem se revelar impossível de determinar está descrito em a página sobre o acesso impossível aos dados de origem.

Um modelo para um pedido de dados ou uma disposição contratual poupa especialmente tempo na repetição: a mesma pergunta não precisa de ser formulada novamente sempre, e com um novo fornecedor a fasquia do que se espera fica logo estabelecida. Quem neste momento ainda está a investigar se a obrigação o afecta, encontra uma primeira entrada em a página sobre quando o pasaporte do produto se aplica ao alumínio.