Kort antwoord: het hangt af van uw gegevens, niet van een vaste termijn
Er staat geen wettelijke doorlooptijd in de verordening voor hoe snel een digitaal productpaspoort klaar moet zijn nadat u eraan begint. Wat wel vaststaat, is een verwachte ingangsdatum voor aluminium: die wordt rond 2029 verwacht, op basis van het ESPR-werkplan 2025-2030, waarin een gedelegeerde handeling voor 2027 wordt genoemd. Zolang die handeling niet is gepubliceerd, staat de precieze datum nog niet vast.
In de praktijk bepaalt niet de wet de doorlooptijd, maar de staat van uw eigen administratie. Bedrijven die hun materiaalgegevens, legeringssamenstelling en herkomst al gestructureerd bijhouden, zijn met het samenstellen van een paspoort per productgroep vaak in enkele weken klaar. Bedrijven waar die gegevens verspreid zitten over meerdere systemen, leveranciers of zelfs op papier, rekenen realistischer op enkele maanden, vooral als er meerdere productlijnen tegelijk moeten worden aangepakt.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
Drie factoren spelen steeds terug. Ten eerste de vraag of u zelf de aanbieder bent in de zin van de verordening, of dat die rol bij uw toeleverancier ligt — dat bepaalt wie de gegevens moet aanleveren en dus ook wie de klok laat lopen. Ten tweede het aantal schakels in uw keten: hoe meer partijen tussen grondstof en eindproduct, hoe meer afstemming nodig is voordat alle gegevens compleet zijn. Ten derde de mate waarin uw huidige software al gestructureerde data levert, of dat gegevens eerst handmatig moeten worden overgetikt of opgevraagd.
Bedrijven die vooraf niet weten waar ze staan, verliezen vaak de meeste tijd aan het uitzoeken zelf, niet aan het invullen. Een korte inventarisatie vooraf scheelt daarom meer tijd dan ze verwachten. Met een paar vragen die u snel inzicht geven krijgt u een indicatie van waar u in dat proces staat, nog voordat u met een leverancier of dienstverlener in gesprek gaat.
De stappen op een rij
Grofweg doorloopt een bedrijf vier fasen: het verzamelen van de brongegevens over het aluminium en het productieproces, het controleren of die gegevens compleet en herleidbaar zijn, het samenstellen van het paspoort zelf, en het koppelen aan een QR-datadrager die tien jaar toegankelijk blijft. De eerste twee fasen kosten in de praktijk de meeste tijd, omdat daar moet blijken of gegevens van meerdere leveranciers op elkaar aansluiten.
De laatste twee fasen zijn technischer van aard en verlopen sneller zodra de brongegevens op orde zijn. Wilt u weten waar die gegevens precies vandaan komen en hoe herleidbaarheid wordt vastgelegd, dan leest u dat op de pagina die uitlegt waar de informatie vandaan komt.
Waar het in de praktijk vastloopt
De meest voorkomende vertraging ontstaat niet bij het paspoort zelf, maar bij de vraag wie binnen de keten verantwoordelijk is voor welk gegeven. Een profielenfabrikant die aluminium inkoopt van een gieterij, moet weten welke gegevens de gieterij al aanlevert en welke hij zelf moet aanvullen. Ontbreekt die afspraak, dan ontstaat vertraging doordat gegevens over en weer worden opgevraagd zonder dat duidelijk is wie het laatste woord heeft.
Een tweede knelpunt is de aansluiting tussen bestaande software — ERP, kwaliteitssystemen, certificaten — en het format waarin een paspoort moet worden aangeleverd. Dat is niet zozeer een juridische vraag als wel een technische, en die bespreekt u het beste rechtstreeks met uw softwareleverancier. Een derde knelpunt is intern: als niemand expliciet is aangewezen om het traject te trekken, blijft het liggen tussen de dagelijkse werkzaamheden door.
Wat u nu al kunt doen
Omdat de exacte ingangsdatum nog niet vaststaat, is er geen reden tot haast, maar wel reden om niet te wachten met de inventarisatie. Wie nu al in kaart brengt welke gegevens beschikbaar zijn en welke ontbreken, hoeft dat werk niet in één keer te doen zodra de verplichting officieel ingaat. Een overzicht van de meest gestelde vragen over timing en toepasselijkheid vindt u op de pagina met veelgestelde vragen.
Voor de eigen situatie — wie in uw keten welke rol heeft en welke gegevens u specifiek moet aanleveren — is het verstandig een jurist of de bevoegde toezichthouder te raadplegen. Alupas.eu stelt het paspoort samen op basis van de gegevens die u en uw leveranciers aanleveren, en host het gedurende tien jaar.
Wilt u zonder verplichtingen zien waar u nu staat en welke stappen voor uw bedrijf relevant zijn? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank met uitleg per situatie.