Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Beschikbaarheid gedurende de looptijd van het product

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt de vereisten voor het digitale productpaspoort, en daaruit volgt dat de gegevens beschikbaar moeten blijven zolang daar een reden voor is — in elk geval zolang het product in gebruik is, en in de praktijk vaak ook nog een tijd daarna, bijvoorbeeld voor recycling of aansprakelijkheidsvragen. Voor aluminium halffabricaten betekent dit iets anders dan voor een smartphone: een profiel dat in een gevel of een constructie verwerkt wordt, kan tientallen jaren meegaan. Het paspoort moet er dan nog steeds staan wanneer iemand het gebouw sloopt en wil weten wat voor materiaal erin zit. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral dat de beschikbaarheid van het paspoort geen eenmalige actie is, maar een verplichting die doorloopt lang na de verkoop.

Wie er verantwoordelijk voor blijft

De verplichting om het paspoort in stand te houden ligt bij de partij die het paspoort heeft aangemaakt of laten aanmaken — meestal de fabrikant of importeur. Dat blijft ook zo als het aluminium via tussenhandel of verwerkers bij de eindgebruiker terechtkomt. Praktisch betekent dit dat een bedrijf niet alleen op het moment van productie iets moet regelen, maar ook een manier moet hebben om die verantwoordelijkheid te blijven dragen — of over te dragen — als het bedrijf zelf van eigenaar wisselt, fuseert, of activiteiten afstoot. Wat er precies gebeurt als een bedrijf stopt met bestaan, is een vraag die apart aandacht verdient; zie wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt.

Vindbaarheid via het register

Artikel 13 van de ESPR beschrijft het register van digitale productpaspoorten, waarin (metadata van) paspoorten wordt opgenomen zodat toezichthouders en andere partijen ze kunnen terugvinden. Beschikbaarheid van het paspoort zelf is dus niet los te zien van de vraag of het vindbaar blijft via dat register. Voor een bedrijf betekent dit dat de registratie in het register niet iets is dat je eenmalig doet en dan vergeet — als het paspoort verhuist naar een andere host, of als de link verandert, moet dat ook in het register kloppen. Meer over wat er in dat register moet staan, leest u bij wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten.

Toegankelijkheid, ook zonder actieve tussenpartij

Beschikbaarheid betekent niet alleen dat de data ergens bestaat, maar dat iemand met een QR-code of identificatiecode er ook echt bij kan. Dat stelt eisen aan de techniek achter het paspoort: een link die na een serververhuizing niet meer werkt, is in de praktijk net zo goed een probleem als data die is verwijderd. Voor een bedrijf van deze omvang is dit meestal geen zaak van juristen maar van IT-keuzes: wie hosts het paspoort, hoe robuust is die hosting, en wat gebeurt er als het platform waarmee wordt samengewerkt zelf verandert of stopt.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie die vaak voorkomt: een bedrijf host het paspoort zelf op een eigen server, en jaren later — als niemand er meer actief naar kijkt — verloopt een domeinnaam of wordt een systeem vervangen zonder dat de oude links worden meegenomen. De QR-code op het aluminium verwijst dan naar niets.

Een tweede situatie: een bedrijf wordt overgenomen of gaat op in een ander bedrijf, en niemand heeft vooraf afgesproken wie de bestaande paspoorten in stand houdt. De koper van het aluminium heeft dan een product met een paspoort dat feitelijk bestaat, maar waarvan niemand meer de eigenaar is.

Een derde situatie speelt bij lange levensduur: een profiel dat twintig jaar in een gebouw heeft gezeten, moet gesloopt worden en iemand scant de QR-code. Als het platform waarop het paspoort stond inmiddels is gestopt, of de host heeft de gegevens niet lang genoeg bewaard, is er niets te vinden — terwijl het product er nog wel is.

Een vierde situatie: het paspoort wordt na publicatie een keer aangepast (bijvoorbeeld omdat er een fout in de samenstelling van het materiaal stond), maar de oude versie wordt gewoon overschreven zonder dat duidelijk is welke versie op welk moment gold. Bij vragen over aansprakelijkheid is dat een lastig punt. Hoe dat wijzigen zonder verlies van historie eruit kan zien, staat beschreven bij hoe pas ik gegevens aan in een productpaspoort dat al gepubliceerd is.

Een vijfde situatie: een bedrijf gaat ervan uit dat het voldoende is als het paspoort "op het internet" staat, zonder na te denken over de vraag of iemand op een sloopterrein zonder bereik er ook bij kan. Dat raakt aan de vraag die apart behandeld wordt bij moet iemand het productpaspoort ook kunnen zien zonder internetverbinding.

Wat u kunt vastleggen

• Een afspraak met de hostingpartij (of met alupas.eu) over de duur waarvoor het paspoort beschikbaar blijft, en wat er gebeurt als die periode afloopt of als het platform van eigenaar wisselt.
• Een interne aanwijzing van wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het in stand houden van gepubliceerde paspoorten, ook na een reorganisatie of overname.
• Een overzicht van welke producten een langere levensduur hebben dan gemiddeld (bijvoorbeeld profielen in bouwconstructies), zodat daar bij de keuze van een hostingpartij rekening mee wordt gehouden.
• Een vastgelegde procedure voor wat er gebeurt met bestaande paspoorten bij verkoop, fusie of stopzetting van het bedrijf — met een verwijzing naar de afspraken die daarover beschreven staan.
• Een controle of de identificatiecode van elk product consistent is vastgelegd, zodat een paspoort ook na jaren nog aan het juiste product te koppelen is; zie ook hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode.
• Een aantekening van de datum en versie bij elke wijziging van een gepubliceerd paspoort, zodat een historie zichtbaar blijft in plaats van alleen de laatste stand.
• Documentatie over hoe de QR-code op het product zelf bestand is tegen slijtage of beschadiging over de levensduur van het aluminium, wat raakt aan de vraag die behandeld wordt bij wat gebeurt er als de qr-code op mijn aluminium onleesbaar wordt.