Der er ingen fast takst for at forbinde jeres software til det digitale produktpas. Omkostningerne er sammensat af en række separate poster: arbejdet fra jeres softwareleverandør med at frigøre data, eventuelle licensomkostninger for en koppeling eller API, og den tid, der internt er nødvendig for at få data i orden. Det beløb, I til sidst betaler, afhænger i høj grad af, hvordan jeres nuværende system er indrettet, og hvor mange produktgrupper I har.
Den største omkostningspost er normalt ikke selve teknikken, men at finde ud af, hvilke data I allerede registrerer, i hvilket system, og i hvilken form. Hvis legeringssammensætning, oprindelse og genanvendelsprocent allerede er struktureret i jeres ERP eller PIM, er en koppeling relativt ligetil. Hvis disse data er spredt over regneark, attester fra underleverandører og hukommelsen hos nogle få medarbejdere, ligger arbejdet primært i at samle og ordne dem, før der overhovedet er noget at koble.
Hvor beløbet kommer fra
Softwareleverandører fakturerer normalt på en af tre måder: en timesats for skræddersyet arbejde på kopplingen, en fast pris pr. tilslutning til et eksisterende modul, eller en tilbagevendende licensomkostning, når kopplingen bliver en del af et abonnement. Hvilken form der er relevant, varierer efter leverandør og pakke. Spørg derfor ikke kun efter et engangsbeløb, men også hvad en koppeling strukturelt koster i vedligeholdelse – for eksempel når forordningen på et senere tidspunkt ændres, og datafelterne justeres.
En anden omkostningspost opstår, når jeres nuværende system ikke har en åben grænseflade (API). Nogle ældre ERP-systemer er ikke konstrueret til automatisk at dele data med en ekstern platform. I så fald skal leverandøren først bygge en grænseflade, før der kan forbindes noget som helst, og dette arbejde ligger uden for en regulær opdatering eller vedligeholdelsesabonnement. Spørg specifikt ind til dette, før I accepterer et kostnadsoverslag.
En tredje post er intern: tiden fra jeres egne medarbejderes side til at kontrollere, supplere og godkende data. Denne tid bliver ofte ikke medregnet i tilbud fra softwareleverandører, selvom den i praksis bestemmer en stor del af processen. videnbanken med forklaringer pr. emne giver en oversigt over, hvilke data der typisk er nødvendige, så I kan have denne samtale internt, før I anmoder om et tilbud.
Hvad beløbet afhænger af
Antallet af produktgrupper og varianter spiller en stor rolle. En profilfabrikant med et begrænset sortiment har mindre kopplingsarbejde end en emballageleverandør med duetvis af legeringer og dimensioner. Antallet af leverandører, som I skal modtage data fra, er også vigtig: hver led i kæden, der selv ikke leverer struktureret data, betyder ekstra manuelle arbejde på jeres side.
Graden af automatisering, som I ønsker, er en tredje faktor. En engangseksport af data er billigere end en fuldt automatisk, løbende koppeling, der opdaterer passet ved hver ændring i jeres lagerbeholdning. For virksomheder med et stabilt, begrænset sortiment er en engangs- eller periodisk tillevering ofte tilstrækkelig; ved hurtigt skiftende produktion kan en automatisk koppeling hurtigere betale sig. Hvilken løsning der passer i jeres situation, diskuterer I bedst med jeres softwareleverandør og, når det gælder juridiske forpligtelser, med en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.
Det er også fornuftigt at skelne mellem omkostningerne ved at forbinde din software og omkostningerne ved selve passet. På alupas.eu sammensættes passet ud fra de data, du leverer, uanset om det sker via en forbindelse eller via en simpel upload; du er derfor ikke forpligtet til først at bygge en dyr forbindelse, før du kan komme i gang. Et overblik over, hvad det koster, finder du på prisside.
Sådan foretager du en god sammenligning
Spørg altid din softwareleverandør om tre ting: det engangsbeløb for forbindelsen, de løbende omkostninger til vedligeholdelse, og hvad der sker, hvis datafelterne på et senere tidspunkt ændres, fordi regulering ændres. Sammenlign disse tre punkter, før du træffer et valg, for en lav engangssum kan være ledsaget af høje vedligeholdelsesomkostninger, og omvendt.
Vil du først få et overblik over, hvad der er nødvendigt i din egen situation, før du går i dialog med din softwareleverandør? Med den gratis produktscan, som på få spørgsmål giver en indikation ser du, hvor du cirka står, uden at det kræver en konto.
Har du endnu ikke et fuldstændigt overblik over, hvad det digitale produktpas præcist stiller til dig? Udfør den gratis quick-scan eller læs emnerne i videnbanken; begge giver dig et første, kostenfrit overblik, før du tager yderligere skridt.