co muszę załatwić w odniesieniu do passaportu, jeśli zmienię dostawcę

Co konkretnie musisz zrobić

Co się od ciebie oczekuje

Zmiana dostawcy jest w istocie zmianą w łańcuchu dostaw: półwytwór aluminium będzie pochodzić od innego producenta, odlewni lub importera, a dane, które wcześniej znajdowały się w paszporcie produktu, nie będą już bezpośrednio aktualne. ESPR podchodzi do tego z perspektywy roli, jaką pełnią różne strony w łańcuchu, a nie z perspektywy samej zmiany. To oznacza, że w praktyce pytanie "co muszę załatwić" rozbija się na kilka oddzielnych punktów.

Ustalenie, kto teraz dostarcza dane

Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, co oczekuje się od uczestników łańcucha dostaw w odniesieniu do udostępniania informacji niezbędnych do paszportu produktu. W przypadku nowego dostawcy oznacza to praktycznie, że trzeba ponownie ustalić, która strona dostarcza dane źródłowe: skład stopu, pochodzenie materiału, ewentualne zawartości recyclingowe, proces produkcji. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników sprowadza się to często do wyznaczenia stałego punktu kontaktowego u nowego dostawcy odpowiedzialnego za te dane i wbudowania takiego momentu — na przykład przy pierwszym zamówieniu — w którym dane te są wnioskowane i weryfikowane przed trafieniem do paszportu.

Ustalenie, czy własna rola się zmienia

Zmiana dostawcy może przesunąć własną pozycję w łańcuchu. Kto wcześniej nabywał aluminium od europejskiego producenta i przechodzi na producenta spoza UE, może uzyskać inne obowiązki: artykuł 29 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje, co oczekuje się od importerów, a obowiązki te różnią się od obowiązków strony zajmującej się jedynie sprzedażą wewnątrz UE. Dlatego warto przy każdej zmianie ponownie sprawdzić czy własna pozycja jest pozycją importera lub producenta, zwłaszcza gdy nowy producent poza Unią Europejską znajduje się. W przypadku średniego przedsiębiorstwa jest to często nie ćwiczenie prawne, ale praktyczne: kto będzie podpisywał dokumenty celne, kto pojawi się jako pierwsza strona UE w łańcuchu i kto zatem jest odpowiedzialny za dostarczenie danych paszportu.

Zapewnienie, że paszport jest zgodny z nowym produktem

Artykuł 10 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje wymogi, którym musi spełniać cyfrowy paszport produktu, w tym wymóg, aby informacje w paszporcie były zgodne z produktem, do którego się odnosi. Zmiana dostawcy zwykle oznacza inny skład, inne dane produkcyjne lub inne źródło pochodzenia — nawet jeśli produkt końcowy wygląda identycznie. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że istniejący paszport nie może być automatycznie "przekazany" produktowi nowego dostawcy. Należy ponownie określić, czy chodzi o nowy paszport, czy o aktualizację istniejącego paszportu, w zależności od tego, na ile istotna jest zmiana.

Gdzie w praktyce się nie udaje

Kilka sytuacji pojawia się regularnie w przypadku zmiany dostawcy.

Paszport nie jest aktualizowany, ponieważ produkt końcowy „wygląda tak samo". Stop pochodzi z innego odlewni, ale nikt nie sprawdza, czy skład lub procent recyklingu różni się od tego, co znajduje się w istniejącym paszporcie. To jest dokładnie zagrożenie, które podlega artykułowi 10: dane nie będą już zgodne z rzeczywistym produktem.

Stary dostawca nie dostarcza już danych źródłowych, ale nowy dostawca nie jest jeszcze przygotowany do ich dostarczania. Powstaje luka między przerwaniem jednej relacji a operacyjnym uruchomieniem drugiej, a w tym okresie czasami dostawy odbywają się bez sprawdzenia, czy paszport jest jeszcze pełny.

Po przejściu na dostawcę spoza UE zmiana roli zostaje pominięta. Przedsiębiorstwo działa jak dotąd, podczas gdy jego faktyczna rola przesunęła się w stronę roli importera — z innymi oczekiwaniami dotyczącymi dostarczania i weryfikacji danych niż w przypadku relacji wewnątrz UE.

W przypadku zakupu pod marką prywatną zakłada się, że nowy podwykonawca "sobie poradzi z tym paszportem", bez tego, że gdziekolwiek zostało to zatwierdzone. Kto dostarcza aluminium właścicielowi marki lub odwrotnie sprzedaje pod własną marką, ponosi tu rzeczywiste ryzyko, jeśli umowa nigdy nie została udokumentowana na piśmie.

Nie prowadzi się archiwum, do którego paszportu przypisana jest która dostawca i która dostawa. W przypadku zmiany po kilku latach nie można już odtworzyć, czyje dane skąd pochodzą, co staje się problemem, gdy tylko pojawia się niejasnośćDotycząca odpowiedzialności za błędne dane.

Co można dokumentować

Wiele zagadnień można ustalić bez większych trudności, co zapobiega niejasnościom później, gdy zmienisz dostawcę:

• Punkt kontaktowy u nowego dostawcy dotyczące danych pasportu: imię i nazwisko, stanowisko oraz porozumienie w sprawie sposobu i terminu dostarczenia danych.
• Przegląd własnej roli na każdego dostawcęproducent, importer lub wyłącznie odsprzedawca, ze zwięzłym wyjaśnieniem przyczyn. Jest to zgodne z pytaniem kto w obrębie własnej organizacji odpowiada za produktowy dokument identyfikacyjny.
• Data zmianod której dostawy obowiązuje nowy dostawca, a paspoort należy do której partii.
• Porównanie starego i nowego pasportukrótka kontrola, czy skład, pochodzenie lub zawartość materiału pochodzącego z recyklingu się różni, i czy wymaga to aktualizacji lub nowego dokumentu tożsamości.
• Pisemna umowa dotycząca tego, kto sporządza i hostuje paszport gdy pracuje się z marką handlową lub marką własną, w tym kto dostarcza jakie dane.
• Archiwum wcześniejszych paszportów i powiązanych danych dostawców, dzięki czemu po zmianie dostawcy można jeszcze ustalić, który paszport dotyczył której dostawy i którego dostawcy.

W przypadku przedsiębiorstw pracujących z wieloma dostawcami jednocześnie lub produkujących samodzielnie w kilku miejscach w UE zaleca się zarządzać tym przeglądem centralnie zamiast oddzielnie dla każdego oddziału — zobacz również sytuację w której przedsiębiorstwo produkuje w kilku krajach UE. Stały szablon do dokumentowania zmian dostawcy zapobiega konieczności ponownego opracowywania tych punktów przy każdej zmianie.