Nu există un termen fix, dar există o estimare realistă
Regulamentul pentru pașaportul digital al produsului nu prevede un termen în care trebuie să verificați dacă datele din pașaport cad sub GDPR. Acest audit este un pas separat pe care îl faceți, eventual cu ajutorul unui jurist sau al unui ofițer de protecție a datelor, în paralel cu construirea pașaportului. În practică, aceasta variază de la câteva zile pentru un profil simplu fără date identificabile, la câteva săptămâni atunci când nu este clar care câmpuri conțin o persoană de contact, un număr de serie sau o adresă de livrare a unei persoane fizice.
Ceea ce determină în principal durata, nu este auditorul în sine, ci întrebarea anterioară: știți exact ce date vor apărea în pașaport și de unde provin acestea. Companiile care au deja făcut această inventariere pentru alte scopuri finalizează auditorul mai repede decât companiile care fac aceasta pentru prima dată.
Ce include exact auditarea GDPR a unui pașaport de produs
Pașaportul de aluminiu conține în esență date tehnice și de material: aliaj, origine, metodă de prelucrare, informații de reciclare. Acestea nu sunt, în sine, date cu caracter personal. Auditorul devine relevant imediat ce datele identificabile ale unei persoane fizice sunt adăugate, de exemplu, numele unei persoane de contact la un mic furnizor, un contractor independent care acționează ca producător, sau un număr de serie care poate fi legat de un angajat specific care l-a creat.
Auditorul constă de obicei din trei componente: verificarea care câmpuri sunt în fapt completate în pașaport, evaluarea dacă acesta conține date cu caracter personal și documentarea bazei legale pentru prelucrarea acestor date, dacă este cazul. Mai multe informații despre ce anume va apărea în pașaport și cum sunt tratate datele în el, le găsiți pe pagina despre modul în care tratăm confidențialitatea și datele.
Unde durata se blochează în practică
Trei obstacole apar cel mai frecvent. În primul rând: nimeni în companie nu știe exact ce date cere furnizorul de software sau partea care adună pașaportul. Fără acel rezumat, auditorul nu poate începe. În al doilea rând: întrebarea cine poate sau trebuie să efectueze auditorul rămâne în intern, deoarece nu a fost desemnat un ofițer de protecție a datelor fix sau pentru că managerul de birou și departamentul IT se trimit unul altuia. În al treilea rând: la companiile care lucrează cu mai mulți furnizori sau subcontractanți, durează mai mult pentru a determina per parte dacă sunt transmise date cu caracter personal și pe ce bază se întâmplă aceasta.
Întârzierea se află deci rareori în audit însuși, ci în pregătirea acestuia. Un audit GDPR care se efectuează pe un set de date incomplet trebuie refăcut mai târziu.
Pe cine să implicați practic
Într-o companie de tip IMM, aceasta nu este de obicei un rol care există separat; managerul de birou, responsabilul HR sau directorul se ocupă de coordonare. Pentru evaluarea substanțială, este necesară expertiza juridică, internă sau externă. Pentru întrebări cu privire la prelucrarea datelor angajaților implicați în pașaport, se angajează și consiliul de lucru sau reprezentanța personalului, în special dacă apar înregistrări sau legături noi. În plus, furnizorul de software este un interlocutor permanent: acea parte determină și care câmpuri sunt înregistrate din punct de vedere tehnic și unde sunt stocate datele.
Un rezumat al tuturor lucrurilor implicate și ordinea lor se găsește în banca de cunoștințe cu subiecte elaborate per situație. Acolo, pentru fiecare subiect, apare și locul în textul oficial, astfel încât puteți verifica exact de unde provine o obligație.
Cum obțineți o estimare pentru situația dvs.
Deoarece durata depinde în mare măsură de câte date aveți deja în ordine, o orientare generală are puțin folos. Un prim pas practic este să verificați ce date înregistrează acum compania dumneavoastră despre furnizori, persoane de contact și angajați, și dacă acele date vor fi, de asemenea, incluse în pasaport. Cu câteva întrebări obțineți o indicație cu privire la situația companiei dumneavoastră, arată cât de multă pregătire este încă necesară înainte ca o evaluare GDPR să poată începe util.
Pentru întrebarea dacă pasaportul dumneavoastră specific conține date cu caracter personal și ce temei se aplică, evaluarea de către un jurist sau, în caz de îndoială, de către Autoritatea pentru Protecția Datelor rămâne punctul de contact indicat. Acest articol descrie procesul în termeni generali și nu înlocuiește acest sfat.
În final
Durata unei evaluări GDPR pentru pasaportul de produs din aluminiu nu este un număr fix, ci rezultatul cât de bine sunt deja organizate datele dumneavoastră înainte de a începe. Dacă doriți să știți ce pași mai sunt de îndeplinit pentru compania dumneavoastră, consultați întrebările frecvente despre pasaportul de produs sau efectuați scanarea rapidă gratuită pentru a vedea unde vă aflați acum.