Fiksni rok ne postoji, realistična procena postoji
Uredba za digitalni produktni pasoš ne propisuje rok u kojem morate proveriti da li podaci u pasošu spadaju pod GDPR. Ta provera je odvojen korak koji vi, bilo sami ili zajedno sa pravnikom ili službenim licem za zaštitu podataka, poduzimate uporedo sa izgradunjom pasoša. U praksi to traje od nekoliko dana kod jednostavnog profila bez identifikovanih podataka, do nekoliko nedelja kada nije jasno koji polji sadrže podatke o osobi (ime, serijski broj ili adresu dostave fizičkog lica).
Ono što zapravo određuje vremensku trajanju nije sama provera već pitanje pre nje: tačno znate li koji podaci će biti u pasošu i ko je izvor tih podataka. Preduzeća koja su tu inventarizaciju već napravila za druge svrhe završavaju proveru brže nego ona koja to prvi put mapiraju.
Šta tačno obuhvata GDPR-provera produktnog pasoša
Aluminijumski digitalni produktni pasoš u osnovi sadrži tehničke i materijalne podatke: leguru, poreklo, metodu obrade, podatke o recikliranju. To nisu persoodni podaci po sebi. Provera postaje relevantna čim se dodaju identifikovani podaci fizičkog lica, na primer ime kontaktne osobe malog dobavljača, ime preduzetnika koji je registrovan kao proizvođač, ili serijski broj koji se može povezati sa specifičnim zaposlenikom koji ga je pravio.
Provera se obično sastoji od tri dela: utvrđivanje koji polji se zapravo ispunjavaju u pasošu, procena da li sadrže lične podatke, i zabeležavanje na kojoj osnovi se ti podaci obrađuju ako je to slučaj. Više o tome šta tačno dolazi u pasoš i kako se podaci u njemu tretiraju, pročitajte na stranici kako postupamo sa privatnošću i podacima.
Gde se vremenska trajanja u praksi zakomplikuje
Tri uska grla se ponavljaju najčešće. Prvo: niko u preduzeću ne zna tačno koje podatke softverski dobavljač ili strana koja kompajlira pasoš uopšte traži. Bez tog pregleda provera ne može početi. Drugo: pitanje ko sme ili mora da izvršи proveru ostaje interno jer nije određeno fiksno lice za zaštitu podataka ili jer kancelarijski menadžer i IT-odsek jedni na druge pokazuju prstom. Treće: kod preduzeća koja rade sa više dobavljača ili podizvoditelja, duže traje da se za svaku stranu utvrdi da li se šalju lični podaci i na kojoj osnovi.
Usporavanje dakle retko dolazi od same provere, već od pripreme za nju. GDPR-provera koja se primeni na nepotpun skup podataka kasnije se mora ponoviti.
Ko praktično uključujete
U MKB-preduzeću ovo obično nije uloga koja postoji odvojeno; kancelarijski menadžer, odgovorna osoba za kadrovske poslove ili direktor preuzimaju koordinaciju. Za sadržajnu procenu potrebna je pravna stručnost, interno ili eksterno. Za pitanja vezana za obradu podataka zaposlenih koji su uključeni u pasoš, igraju ulogu i radni saveti ili predstavnici zaposlenih, posebno ako nastanu nove registracije ili veze. Osim toga, softverski dobavljač je stalan sagovornik: ta strana čini u ozbiljnoj meri odluke koji polji se tehnički prate i gde se ti podaci čuvaju.
Pregled svega što treba da se uradi i redosledom, nalazi se u bazi znanja sa razrađenim temama po situaciji. Tamo je za svaku temu navedena i lokacija u zvaničnom tekstu, tako da možete proveriti odakle precizno dolazi obaveza.
Kako dobijate procenu za vašu situaciju
Budući da je vrijeme trajanja uvelike ovisno o tome koliko podataka već imate organizirano, opća smjernica ima malo vrijednosti. Praktičan prvi korak je provjera koje podatke vaše poduzeće sada već bilježi o dobavljačima, kontaktnim osobama i zaposlenicima, te jesu li ti podaci dostupni i u produktnom pasošu. Sa nekoliko pitanja dobiti indikaciju gdje se nalazi vaše poduzeće, pokazuje koliko je pripreme još potrebne prije nego što test prema GDPR-u može smisleno započeti.
Za pitanje sadrži li vaš specifičan pasošu osobne podatke i koja pravna osnova za to postoji, procjena od strane odvjetnika ili, u slučaju sumnje, Tijela za zaštitu podataka ostaje odgovarajuća kontaktna točka. Ovaj članak opisuje proces u općem smislu i ne zamjenjuje taj savjet.
Konačno
Vrijeme trajanja GDPR testa za aluminijski produktni pasoš nije fiksni broj, već rezultat toga koliko su dobro vaši podaci već organizirani prije nego što započnete. Želite li znati koji koraci za vaše poduzeće još ostaju otvoreni, pogledajte često postavljana pitanja o produktnom pasošu ili napravite besplatan brzi pregled kako biste vidjeli gdje se sada nalazite.