Няма определен период, но реалистична прогноза е възможна
Регламентът за цифровия продуктен паспорт не определя период, в който трябва да проверите дали данните в паспорта попадат под GDPR. Тази проверка е отделна стъпка, която вие — самостоятелно или с юрист или служител по защита на данни — предприемате паралелно със създаването на паспорта. На практика това продължава от няколко дни при обикновен профил без проследими данни, до няколко седмици, когато е неясно кои полета съдържат контактно лице, серийния номер или адрес на доставка на физическо лице.
Това, което най-вече определя времетраенето, е не самата проверка, а въпросът преди нея: знаете ли точно кои данни ще фигурират в паспорта и откъде произхождат. Компаниите, които вече са направили този инвентар за други цели, завършват проверката по-бързо от компаниите, които го документират за първи път.
Какво точно включва проверката за съответствие с GDPR на продуктния паспорт
Алуминиевият продуктен паспорт съдържа по своята същност технически и материални данни: сплав, произход, метод на обработка, информация за рециклиране. Те не са перс данни сами по себе си. Проверката става актуална, когато се добавят проследими данни на физическо лице, например име на контактно лице от малка поставка, самостоятелно работещо лице, което действа като производител, или серийния номер, който може да се свърже със специфичен служител, който го е създал.
Проверката обикновено се състои от три части: преглед на кои полета действително ще бъдат попълнени в паспорта, оценка дали съдържат лични данни, и документиране на какво основание се обработват тези данни, ако е така. Повече информация за това какво точно попада в паспорта и как се третират данните в него, можете да прочетете на страницата за това как обработваме поверителност и данни.
Където времетраенето на практика се забавя
Три пречки се повтарят най-често. Първо: никой в компанията не знае точно какви данни поставя или партията, която събира паспорта, всъщност искат. Без този преглед проверката не може да започне. Второ: въпросът кой може или трябва да проведе проверката остава вътрешен, защото няма определен служител по защита на данни или защото офис мениджърът и IT отделът се насочват един към друг. Трето: в компании, които работят с няколко доставчика или подизпълнители, отнема повече време да се определи за всяка партия дали се предават лични данни и на какво основание.
Забавянето рядко е в самата проверка, а в подготовката за нея. Проверка за съответствие с GDPR, която се проведе върху непълен набор от данни, трябва да бъде повторена впоследствие.
Кого практически да включите
В малко и средно предприятие това обикновено не е отделна роля; офис мениджърът, отговорният по HR или директорът поема координацията. За съдържателна оценка е необходима юридическа експертиза, вътрешна или външна. При въпроси относно обработката на данни на служителите, участващи в паспорта, работническият съвет или представителството на персонала също играе роля, особено ако възникнат нови регистрации или връзки. Освен това доставчикът на софтуер е постоянен партньор за разговор: тази партия определя отчасти кои полета се записват технически и къде се съхраняват данните.
Преглед на всичко, което е необходимо, и в какъв ред, можете да намерите в базата знания с разработени теми по ситуация. За всяка тема там е посочена и локацията в официалния текст, така че можете да проверите откъде точно идва една задължение.
Как да получите оценка за вашата собствена ситуация
Тъй като времето за изпълнение зависи в голяма степен от количеството данни, които вече имате подредени, обща насока има малко значение. Практична първа стъпка е да проверите какви данни вашата компания вече събира относно доставчици, контактни лица и служители, и дали тези данни ще попадат и в паспорта. С няколко въпроса да получите указание къде се намира вашата компания, показва колко подготовка още е необходима, преди тест по GDPR да може да започне полезно.
За въпроса дали вашият специфичен паспорт съдържа лични данни и каква правна основа е приложима, оценката от страна на юрист или, при съмнение, от Органа за защита на данните остава надлежния обръщащ се орган. Тази статия описва процеса в общ смисъл и не замества това становище.
Накрая
Времето за изпълнение на тест по GDPR за паспорта на алуминиевия продукт не е фиксиран брой, а е резултат от това колко добре вашите данни вече са подредени, преди да започнете. Ако искате да знаете какви стъпки остават открити за вашата компания, консултирайте се с често задавани въпроси относно паспорта на продукта или направете безплатното бързо сканиране, за да видите къде се намирате сега.