Rögzített határidő nem létezik, de reális becslés igen
A digitális termékhiányosságigazolványra vonatkozó rendelet nem határozza meg, hogy milyen határidőn belül kell ellenőriznie, hogy a hiányosságigazolvány adatai a GDPR hatálya alá tartoznak-e. Ez az ellenőrzés egy önálló lépés, amelyet Ön – igény szerint egy jogász vagy adatvédelmi tisztviselő bevonásával – a hiányosságigazolvány felépítésével párhuzamosan végez el. A gyakorlatban ez egy egyszerű profil esetén, amely nem tartalmaz azonosítható adatokat, néhány naptól egészen addig tart, amíg nem világos, hogy mely mezők tartalmazhatnak egy kapcsolattartó személyt, egy sorozatszámot vagy egy természetes személy szállítási címét.
Az átfutási időt elsősorban nem az ellenőrzés maga, hanem az azt megelőző kérdés határozza meg: pontosan tudja-e, mely adatok kerülnek a hiányosságigazolvány, és azok honnan származnak. Azok a vállalatok, amelyek ezt az összesítést már más célokra elvégezték, gyorsabban befejezik az ellenőrzést, mint azok a vállalatok, amelyek ezt most térképezik fel először.
Mit jelent pontosan egy termékhiányosságigazolvány GDPR szerinti ellenőrzése
Az alumínium termékhiányosságigazolvány lényegileg technikai és anyagtudományi adatokat tartalmaz: ötvözetét, eredetét, feldolgozási módszerét, újrahasznosítási információt. Ezek önmagukban nem személyes adatok. Az ellenőrzés akkor válik releváns, amikor egy természetes személy azonosítható adatai is bekerülnek, például egy kis szállító kapcsolattartó személyének neve, egy szabad vállalkozó, aki gyártóként működik, vagy egy sorozatszám, amely egy adott alkalmazotthoz köthető, aki azt létrehozta.
Az ellenőrzés általában három részből áll: annak megállapítása, hogy mely mezők kerülnek valóban a hiányosságigazolvány kitöltésére, annak értékelése, hogy személyes adatok vannak-e benne, és annak rögzítése, hogy milyen alapon kerülnek feldolgozásra ezek az adatok, ha igen. A hiányosságigazolvány tartalmáról és az adatok kezeléséről további információkért olvassa el az oldalt hogyan kezeljük a magánélethez való jogot és az adatokat.
Hol ragad meg a gyakorlatban az átfutási idő
Három szűk keresztmetszet kerül leggyakrabban elő. Egyrészt: senki sem tudja pontosan, mely adatokat kér a szoftver szállítója vagy az a fél, amely a hiányosságigazolványt összeállítja. Ezzel az áttekintés nélkül az ellenőrzés nem kezdődhet meg. Másrészt: az a kérdés, hogy ki végezhet vagy végezhet ellenőrzést, belsően marad meg, mert nincs rögzített adatvédelmi tisztviselő, vagy az irodavezető és az IT-osztály egymásra hivatkoznak. Harmadszor: azoknál a vállalatoknál, amelyek több szállítóval vagy alvállalkozóval dolgoznak, több időbe telik annak meghatározása, hogy személyes adatok kerülnek-e továbbításra az egyes felek által, és milyen alapon történik az.
A lassulás tehát ritkán az ellenőrzésben rejlik, hanem annak előkészítésében. Az egy nem teljes adatkészletre rávetített GDPR szerinti ellenőrzésnek utólag újra végig kell mennie.
Kit érdemes praktikusan bevonni
Egy KKV-ban ez általában nem egy önálló szerep; az irodavezető, a HR-felelős vagy a vezetője koordinálja azt. Az anyagi értékeléshez jogi szakértelem szükséges, belsőleg vagy külsőleg. Az alkalmazottak adatainak feldolgozásáról szóló kérdésekben, amelyek a hiányosságigazolványhoz kapcsolódnak, a munkavállalói tanács vagy személyzeti képviselet is szerepet játszik, különösen akkor, ha új regisztrációk vagy összekapcsolások jönnek létre. Ezenkívül a szoftver szállítója egy állandó beszélgetéspartner: ez a fél azt is meghatározza, mely mezők rögzítésre kerülnek technikailag és hol kerülnek tárolásra.
Az összes szükséges intézkedésről és azok sorrendjéről egy áttekintést találhat az ismeretbankban, amely helyzetenkénti témákat dolgoz ki. Az egyes témáknál a hivatalos szöveggel való megtalálhatóság is fel van tüntetve, így ellenőrizheti, hogy egy kötelezettség pontosan honnan ered.
Hogyan kaphat becslést a saját helyzetéhez
Mivel az átfutási idő nagymértékben függ attól, hogy mely adatok vannak már rendezettségben, az általános iránymutatás kevéssé érték. Egy praktikus első lépés annak megtekintése, hogy vállalkozása mely adatokat rögzít jelenleg a szállítókról, kapcsolattartóról és alkalmazottakról, és hogy ezek az adatok bekerülnek-e a termékútlevélbe is. Néhány kérdéssel megkaphatja egy jelzést, hogy vállalkozása hol áll néhány kérdéssel egy jelzést megkaphat, hogy vállalkozása hol állmutatja, hogy az GDPR-vizsgálat megkezdése előtt még mekkora előkészítés szükséges.
A kérdésre, hogy az Ön specifikus termékútlevele tartalmaz-e személyes adatokat, és ehhez melyik jogalap tartozik, továbbra is egy jogász vagy szükség esetén a Személyes Adatok Hatóságának véleménye az illetékes kapcsolattartási pont. Ez a cikk általános értelemben ismerteti a folyamatot, és nem helyettesíti azt a tanácsot.
Végül
Az alumínium termékútlevél GDPR-vizsgálatának átfutási ideje nem fix szám, hanem annak az eredménye, hogy az adatok milyen jól vannak már rendezettségben, mielőtt elkezdi. Ha tudni szeretné, hogy vállalkozása számára mely lépések vannak még nyitottak, tekintse meg a gyakran ismételt kérdéseket a termékútlevélről vagy végezzen el egy ingyenes gyorsértékelést, hogy meglássa, hol áll jelenleg.