Não existe um prazo fixo, mas existe uma estimativa realista
A regulamentação do pasaporte de produto digital não estabelece um prazo dentro do qual deve verificar se os dados no pasaporte se enquadram no RGPD. Esta verificação é uma etapa separada que implementa, quer com quer sem um jurista ou encarregado da proteção de dados, paralelamente à construção do pasaporte. Na prática, isto varia de alguns dias para um perfil simples sem dados identificáveis, a algumas semanas quando não está claro quais campos contêm um contacto, um número de série ou um endereço de entrega de uma pessoa singular.
O que principalmente determina o tempo de processamento não é a verificação em si, mas a questão anterior: sabe exatamente quais dados vão estar no pasaporte e de onde vêm. As empresas que já fizeram este inventário para outros fins resolvem a verificação mais rapidamente do que as que o fazem pela primeira vez.
O que exatamente a verificação RGPD de um pasaporte de produto envolve
O pasaporte de produto de alumínio contém fundamentalmente dados técnicos e de materiais: liga, origem, método de processamento, informações de reciclagem. Por si só, estes não são dados pessoais. A verificação torna-se relevante assim que dados identificáveis de uma pessoa singular se juntam, por exemplo, o nome de um contacto numa pequena empresa fornecedora, um trabalhador independente que atua como fabricante, ou um número de série que pode ser vinculado a um funcionário específico que o criou.
A verificação geralmente consiste em três partes: verificar quais campos são realmente preenchidos no pasaporte, avaliar se contêm dados pessoais e estabelecer em que base esses dados são processados, se for o caso. Para mais informações sobre o que exatamente vai para o pasaporte e como os dados nele são tratados, leia a página sobre como lidamos com privacidade e dados.
Onde o tempo de processamento na prática fica preso
Três obstáculos surgem com maior frequência. Primeiro: ninguém na empresa sabe exatamente que dados o fornecedor de software ou a parte que monta o pasaporte, solicitam. Sem esse resumo, a verificação não pode começar. Segundo: a questão de quem pode ou deve fazer a verificação fica internamente, porque não foi designado um encarregado de proteção de dados permanente ou porque o gestor administrativo e o departamento de TI se remetem um ao outro. Terceiro: em empresas que trabalham com múltiplos fornecedores ou subcontratantes, leva mais tempo determinar por parte se os dados pessoais são transmitidos e em que base isso ocorre.
O atraso raramente está na verificação em si, mas na preparação. Uma verificação RGPD feita num conjunto de dados incompleto tem de ser refeita.
Quem envolver praticamente
Numa empresa de PME, isto normalmente não é um papel que existe separadamente; o gestor administrativo, o responsável de RH ou o diretor assume a coordenação. Para a avaliação substantiva é necessária experiência jurídica, interna ou externa. Em dúvidas sobre o processamento de dados de funcionários envolvidos no pasaporte, a comissão de empresa ou representação de pessoal também desempenha um papel, especialmente se surgem novos registos ou ligações. Além disso, o fornecedor de software é um parceiro de conversação permanente: essa parte também determina quais campos são tecnicamente registados e onde esses dados são armazenados.
Um resumo do que tudo isto envolve e em que ordem o encontra na base de conhecimentos com tópicos desenvolvidos por situação. Para cada tópico também está a localização no texto oficial, para que possa verificar exatamente onde vem uma obrigação.
Como obter uma estimativa para a sua situação
Porque o tempo de processamento depende muito de quantos dados você já tem em ordem, uma diretriz geral tem pouco valor. Um primeiro passo prático é verificar quais dados sua empresa já coleta sobre fornecedores, contactos e colaboradores, e se esses dados também chegam ao pasaporte. Com algumas perguntas, uma indicação de onde sua empresa está, mostra quanta preparação ainda é necessária antes que uma avaliação RGPD possa começar significativamente.
Para a questão de se seu pasaporte específico contém dados pessoais e qual é a base legal correspondente, a avaliação por um jurista ou, em caso de dúvida, a Autoridade de Proteção de Dados continua sendo o contacto apropriado. Este artigo descreve o processo em termos gerais e não substitui esse conselho.
Por fim
O tempo de processamento de uma avaliação RGPD para o pasaporte de produto de alumínio não é um número fixo, mas o resultado de quão bem seus dados já estão em ordem antes de começar. Se quiser saber quais passos ainda estão abertos para sua empresa, consulte as perguntas frequentes sobre o pasaporte de produto ou faça a varredura rápida gratuita para ver onde você está agora.