Δεν υπάρχει καθορισμένη προθεσμία, αλλά μια ρεαλιστική εκτίμηση υπάρχει
Ο κανονισμός για το ψηφιακό productpaspoort δεν ορίζει προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να ελέγξετε εάν τα δεδομένα στο paspoort εμπίπτουν στο GDPR. Αυτός ο έλεγχος είναι ένα ξεχωριστό βήμα που κάνετε, είτε μόνοι σας είτε με τη συνδρομή ενός δικηγόρου ή υπευθύνου προστασίας δεδομένων, παράλληλα με τη σύνταξη του paspoort. Στην πράξη, αυτό κυμαίνεται από μερικές ημέρες για ένα απλό προφίλ χωρίς αναγνωρίσιμα δεδομένα, έως μερικές εβδομάδες όταν είναι ασαφές ποια πεδία περιέχουν ένα όνομα επαφής, έναν αριθμό σειράς ή μια διεύθυνση παράδοσης ενός φυσικού προσώπου.
Αυτό που καθορίζει κυρίως τον χρόνο ολοκλήρωσης δεν είναι ο ίδιος ο έλεγχος, αλλά το προηγούμενο ερώτημα: γνωρίζετε ακριβώς ποια δεδομένα θα περιέχονται στο paspoort και από ποιον προέρχονται. Οι επιχειρήσεις που έχουν ήδη καταγράψει αυτό το απόγραφο για άλλους σκοπούς ολοκληρώνουν τον έλεγχο πιο γρήγορα από τις επιχειρήσεις που το κάνουν για πρώτη φορά.
Τι ακριβώς περιλαμβάνει ένας έλεγχος GDPR ενός productpaspoort
Το aluminium productpaspoort περιέχει κατά βάση τεχνικά και υλικά δεδομένα: κράμα, προέλευση, μέθοδος επεξεργασίας, πληροφορίες ανακύκλωσης. Αυτά δεν αποτελούν ενδεχομένως δεδομένα προσώπων. Ο έλεγχος γίνεται σχετικός μόλις προστεθούν αναγνωρίσιμα δεδομένα ενός φυσικού προσώπου, για παράδειγμα το όνομα ενός επαφής σε έναν μικρό προμηθευτή, ένας ελεύθερος επαγγελματίας που ενεργεί ως κατασκευαστής, ή ένας αριθμός σειράς που μπορεί να συνδεθεί με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο που τον δημιούργησε.
Ο έλεγχος συνήθως αποτελείται από τρία μέρη: να ελεγχθεί ποια πεδία συμπληρώνονται πραγματικά στο paspoort, να αξιολογηθεί εάν περιέχει δεδομένα προσώπων και να καθοριστεί σε ποιά βάση επεξεργάζονται αυτά τα δεδομένα εάν ισχύει αυτό. Περισσότερα σχετικά με το τι ακριβώς περιέχεται στο paspoort και πώς χειρίζονται τα δεδομένα σε αυτό, μπορείτε να διαβάσετε στη σελίδα σχετικά με πώς χειριζόμαστε το privacy και τα δεδομένα.
Πού ο χρόνος ολοκλήρωσης ακινητοποιείται στην πράξη
Τρεις κρίσιμες εμπλοκές εμφανίζονται συχνότερα. Πρώτον: κανείς στην επιχείρηση δεν γνωρίζει ακριβώς ποια δεδομένα ζητά ο προμηθευτής λογισμικού ή το μέρος που συντάσσει το paspoort. Χωρίς αυτό το επισκόπηση, ο έλεγχος δεν μπορεί να ξεκινήσει. Δεύτερον: το ερώτημα ποιος επιτρέπεται ή πρέπει να διενεργήσει τον έλεγχο παραμένει εσωτερικά, επειδή δεν έχει οριστεί σταθερός υπεύθυνος προστασίας δεδομένων ή επειδή ο υπεύθυνος γραφείου και το τμήμα IT παραπέμπουν ο ένας τον άλλον. Τρίτον: σε επιχειρήσεις που συνεργάζονται με πολλούς προμηθευτές ή υπεργολάβους, χρειάζεται περισσότερος χρόνος για να καθοριστεί ανά μέρος εάν διαβιβάζονται δεδομένα προσώπων και σε ποιά βάση.
Η καθυστέρηση σπανίως βρίσκεται στον ίδιο τον έλεγχο, αλλά στην προετοιμασία του. Ένας έλεγχος GDPR που εφαρμόζεται σε ένα ατελές σύνολο δεδομένων πρέπει να επαναληφθεί αργότερα.
Ποιον να συμπεριλάβετε πρακτικά
Σε ένα μικρό και μεσαίο επιχείρηση αυτό συνήθως δεν είναι ρόλος που υπάρχει ξεχωριστά· ο υπεύθυνος γραφείου, ο υπεύθυνος ανθρώπινου δυναμικού ή ο διευθυντής αναλαμβάνει τον συντονισμό. Για την ουσιαστική αξιολόγηση απαιτείται νομική τεχνογνωσία, εσωτερική ή εξωτερική. Σε ερωτήματα σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων υπαλλήλων που εμπλέκονται στο paspoort, παίζει ρόλο και το συμβούλιο εργαζομένων ή η εκπροσώπηση του προσωπικού, ιδίως εάν προκύψουν νέες καταγραφές ή συνδέσεις. Επιπλέον, ο προμηθευτής λογισμικού είναι ένας σταθερός συνομιλητής: αυτή η μεριά καθορίζει επίσης ποια πεδία καταγράφονται τεχνικά και πού αποθηκεύονται αυτά τα δεδομένα.
Ένας απαριθμητικός κατάλογος του τι περιλαμβάνεται και με ποια σειρά, βρίσκεται στη τράπεζα γνώσης με αναλυτικά κάλυπτα ζητήματα ανά περίσταση. Εκεί υπάρχει επίσης ανά ζήτημα η τοποθεσία στο επίσημο κείμενο, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε από πού προέρχεται ακριβώς μια υποχρέωση.
Πώς θα λάβετε μια εκτίμηση για τη δική σας κατάσταση
Επειδή ο χρόνος εκτέλεσης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πόσα δεδομένα έχετε ήδη ταξινομημένα, μια γενική κατευθυντήρια γραμμή έχει ελάχιστη αξία. Ένα πρακτικό πρώτο βήμα είναι να ελέγξετε ποια δεδομένα καταγράφει ήδη η εταιρεία σας σχετικά με προμηθευτές, άτομα επικοινωνίας και υπαλλήλους, και αν αυτά τα δεδομένα θα περιλαμβάνονται επίσης στο διαβατήριο. Με λάβετε μια ένδειξη με μερικές ερωτήσεις σχετικά με το πού βρίσκεται η εταιρεία σαςδείχνει πόση περαιτέρω προετοιμασία είναι απαραίτητη πριν ξεκινήσει μια αξιολόγηση GDPR.
Σχετικά με το εάν το συγκεκριμένο διαβατήριό σας περιέχει προσωπικά δεδομένα και ποια νομική βάση συνεπάγεται, η αξιολόγηση από έναν δικηγόρο ή, σε περίπτωση αμφιβολίας, την Αρχή Προστασίας Δεδομένων παραμένει το κατάλληλο σημείο επικοινωνίας. Αυτό το άρθρο περιγράφει τη διαδικασία σε γενικές γραμμές και δεν αντικαθιστά αυτές τις συμβουλές.
Τέλος
Ο χρόνος εκτέλεσης μιας αξιολόγησης GDPR για το διαβατήριο αλουμινίου προϊόντος δεν είναι ένα σταθερό νούμερο, αλλά το αποτέλεσμα του πόσο καλά είναι ήδη ταξινομημένα τα δεδομένα σας πριν ξεκινήσετε. Αν θέλετε να μάθετε ποια βήματα παραμένουν ακόμα ανοικτά για την εταιρεία σας, ρίξτε μια ματιά στο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το διαβατήριο προϊόντος ή κάντε το δωρεάν quick-scan για να δείτε που βρίσκεστε τώρα.