Kindel tähtaeg puudub, realistlik hinnang aga olemas
Digitaalse toodete passi määrus ei sätesta tähtaega, mille jooksul peate kontrollima, kas passi andmed jäävad AVG alla. See kontroll on eraldi samm, mille teete, kas õigusnõustajaga või andmekaitse juhtivaga, passi koostamise kõrval. Praktikas kestab see mõne päeva jooksul lihtsate profiilide puhul, millel pole jälgitavaid andmeid, kuni mitme nädala jooksul, kui on ebaselge, millised väljad sisaldavad kontaktisikut, seerianumbrit või füüsilise isiku tarneaadressi.
Mida rohkem mõjutab täitmise aega mitte kontroll ise, vaid selle eelne küsimus: teate täpselt, millised andmed passi tulevad ja kust need pärinevad. Ettevõtted, kes on selle inventuuri muude eesmärkide jaoks juba koostanud, lõpetavad kontrolli kiiremini kui ettevõtted, kes seda esmakordselt kokku teevad.
Mida alumiiniumi toodete passi AVG-kontroll täpselt sisaldab
Alumiiniumi toodete pass sisaldab olemuslikult tehilisi ja materjaliandmeid: sulamit, päritolu, töötlusmeetodit, ringlussevõtmisteabe. Iseenesest pole need isikuandmed. Kontroll muutub asjakohaseks siis, kui juurdejuures tulevad füüsilise isiku jälgitavad andmed, näiteks väikese tarnija kontaktisiku nimi, iseseisev ettevõtja, kes tegutseb tootjana, või seerianumber, mida on võimalik siduda konkreetse töötajaga, kes selle on loonud.
Kontroll koosneb tavaliselt kolmest osast: kontrollida, millised väljad passis tegelikult täidetakse, hinnata, kas seal on isikuandmeid, ja dokumenteerida, millise õigusliku aluse alusel neid andmeid töödeldakse, kui see on nii. Rohkem teavet selle kohta, mis täpselt passi jõuab ja kuidas andmeid seal käsitletakse, leiate lehelt kuidas me privaatsuse ja andmetega käitume.
Kus praktika mõttes täitmisaeg seisab
Kolm kitsaskohta ilmnevad kõige sagedamini. Esiteks: keegi ettevõttes ei tea täpselt, milliseid andmeid tarkvara tarnija või osapool, kes passi koostab, üldse küsib. Ilma selle ülevaateta ei saa kontroll alguse. Teiseks: küsimus, kes kontrolli võib või peab tegema, jääb sisemiselt, sest andmekaitse juhtijat pole määratud või kantseliinipidaja ja IT-osakond viitavad üksteisele. Kolmandaks: ettevõtetes, kes töötavad mitme tarnija või alamhangete partneriga, võtab aega iga poole kohta määrata, kas isikuandmeid edastatakse ja millise aluse alusel.
Aeglustus on seega harva kontrollis eneses, vaid selle ettevalmistuses. AVG-kontroll, mida rakendatakse mittetäielike andmete hulgale, tuleb hiljem uuesti teha.
Keda te praktikas kaasate
MKB-ettevõttes pole see tavaliselt eraldi roll; kantseliinipidaja, HR-vastutav või direktor võtab koordineerimine ette. Sisuliseks hindamiseks on vaja juriidilist pädevust, sisemist või välist. Küsimuste puhul töötajate andmete töötlemisest, kes passi juures osalema, mängib olulist rolli ka ettevõtte nõukogu või personaliesindus, eriti kui tekivad uued registreeringud või seosed. Lisaks on tarkvara tarnija kindel vestluspartner: see osapool määrab kaasa, milliseid väljasid tehniliselt salvestatakse ja kuhu neid andmeid hoitakse.
Ülevaate kõigesta, mis kaasneb, ja sellest, millises järjekorras, leiate teadmusbaasist, kus on välja töötatud teemad olukordi kohta. Igas teemas on ka viide ametlikule tekstile, nii et saate kontrollida, kust kohustus täpselt pärineb.
Kuidas saada hinnangut oma olukorra kohta
Kuna läbilõikamise aeg sõltub suuresti sellest, kui palju andmeid teil juba korrastatud on, on üldine juhis vähe väärt. Praktiline esimene samm on kontrollida, milliseid andmeid teie ettevõte praegu kogub tarnijate, kontaktisikute ja töötajate kohta ning kas need andmed jõuavad ka paspordi sisse. Koos mõne küsimusega saada näitust, kus teie ettevõte asubnäitab, kui palju ettevalmistusi on veel vaja, enne kui GDPR-audit saab asjakohaselt alguse.
Küsimuses, kas teie konkreetne pasport sisaldab isikuandmeid ja milline õiguslik alus selle juures kehtib, jääb hindamine juristile või kahtluse korral Andmekaitse Inspektsioonile sobivaks võrdluskohtaks. See artikkel kirjeldab protsessi üldistes terminites ja ei asenda seda nõuannet.
Lõpuks
GDPR-auditi läbilõikamise aeg alumiiniumipassi jaoks ei ole fikseeritud arv, vaid selle tulemus, kui hästi teie andmed juba korrastatud on enne alustamist. Kui soovite teada, millised sammud teie ettevõtte jaoks veel avatud on, vaadake korduma kippuvaid küsimusi tootepassi kohta või teha tasuta kiirskanni, et näha, kus te praegu asute.