Kan jag koppla produktpasset till mitt ERP- eller lagersystem?

Det konkreta du måste göra

Vad som förväntas av dig

Passet måste kunna överföras som datamängd, inte bara som skärm

Artikel 10 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) beskriver det digitala produktpasset som en samling data som kan läsas och överföras via elektroniska medel. Det är ett annat krav än "en snygg sida som öppnas efter skanning av en QR-kod". För ett företag med 10 till 100 anställda betyder detta att de data som finns i passet också måste finnas tillgängliga som strukturerad data — inte enbart som text på en webbsida. Huruvida och hur dessa data kopplas till ett eget ERP- eller lagersystem är ett val som företaget själv gör; regelverket förpliktar inte till en koppling, men väl till en datamängd som lämpar sig för det.

Interoperabilitet mellan system är en princip, inte ett tekniskt val från leverantören

Artikel 11 i ESPR behandlar det digitala produktpassets tekniska utformning och funktion och nämner interoperabilitet som en av de principer sompasssystemet måste följa. Det berör direkt frågan om huruvida koppling till ett eget system är möjlig: ett pass som är utformat enligt denna artikel är i princip avsett för att kunna utbyta data mellan system, inte för att vara en sluten miljö. I praktiken märker ett företag detta framför allt när det gäller vilka dataformat och identifikationskoder plattformen använder, och om dessa överensstämmer med vad företagets eget ERP-system redan hanterar.

Den unika identifikationskoden är länken mellan passet och den egna administrationen

En koppling mellan ett produktpass och ett internt system står eller faller med en korrekt identifikationskod per produkt eller batch. Utan en entydig kopplingsnyckkel blir en ERP-koppling svår att automatisera i praktiken, även om det inte står sådan ordagrant i texten för artikel 10 eller 11. Hur denna identifikationskod konstrueras och tilldelas beskrivs på sidan om hur du ger varje produkt en unik identifikationskod. För ett företag som säljer aluminium per parti hänger detta också ihop med frågan om registrering sker per batch eller per enhet, vilket utvecklas vidare på sidan om batch- eller stukregistrering.

Passet består kvar, även om det interna systemet förändras

Ett ERP-system ersätts, migreras eller uppdateras vid någon tidpunkt. Själva produktpasset utvecklas inte automatiskt därmed — det hostas i tio år, oberoende av vad som händer internt med lagerstyrningen. Denna skillnad är relevant när man inrättar en koppling: kopplingen är en bekvämlighet för den egna verksamheten, ingen ersättning för förpliktelsen att passet förblir tillgängligt. Mer om denna bevarandetid finns på sidan om hur länge ett pass måste finnas tillgängligt.

Där det går fel i praktiken

Ett par situationer återkommer ofta hos företag som överväger en koppling mellan pass och eget system:

• ERP-systemet ses som källan, medan passet måste vara källan. När data väl har publicerats är passet den läsbara sanningen för omvärlden. Ändringar i det interna systemet överförs inte automatiskt dit, och den som förväxlar detta löper risken att passet och den egna administrationen hamnar i strid med varandra.
• Lagermutationer förväxlas med passändringar. Ett internt lagersystem förändras dagligen: antal, platser, batchstatus. Produktpasset registrerar produktegenskaper, inte den aktuella lagerställningen. Den som blandar dessa två typer av data i en koppling skapar onödig komplexitet — och ibland felaktiga ändringar av ett pass som redan är publicerat. Hur ändringar efter publicering fungerar exakt beskrivs på sidan om ändra data efter publicering.
• En koppling byggs utan hänsyn till plattformens identifikationskod. Om det interna artikelnumret inte överensstämmer med koden som används i passet uppstår en manuell översättningssteg som i praktiken gör mycket av kopplingen meningslös.
• Man utgår från att en ERP-koppling också ser till den fysiska QR-koden på produkten. Det är två separata delar: datakopplingen reglerar informationsutbytet, anbringandet av bäraren på själva aluminium är en separat process. Se härom hur QR-koden kommer på produkten.
• Det utgås från att det egna systemet senare själv "genererar" ett produktpass. Så länge den delegerade akten för aluminium ännu inte är publicerad, är det inte fastställt vilket dataformat som exakt blir obligatoriskt. En koppling kan förberedas, men antagandet att det egna ERP-systemet senare själv uppfyller alla krav är förhastlat.

Vad ni kan dokumentera

För företag som överväger en koppling mellan produktpasset och ett eget system är det praktiskt att internt fastlägga följande punkter — även om kopplingen ännu inte byggs:

• Vilka fält i ERP- eller lagersystemet motsvarar vilka fält i produktpasset, inklusive den identifieringskod som används per produkt eller batch.
• Vem inom företaget är ansvarig för att hålla uppgifter aktuella som både används internt och finns i passet.
• En överenskommelse om när uppgifter från det interna systemet övertas i produktpasset, och när det uttryckligen inte sker automatiskt.
• Dokumentation över vilket system som är källan för vilket uppgift — så att vid en kontroll eller en fråga från en köpare är det klart var en siffra eller egenskap kommer ifrån.
• En sammanfattning av om produktpasset är upprättat per enhet eller per batch, eftersom det avgör hur en koppling med lagerregler bäst kan ordnas.

Dessa punkter fastlägger inget resultat och är ingen garanti för att en koppling uppfyller vad den delegerade akten senare kräver — den texten finns ännu inte. De säkerställer dock att ett företag, så snart de tekniska kraven blir konkreta, inte börjar från början med att ta reda på vilka uppgifter som hör var.